Checklist : ตรวจสอบการบริหารโครงการ

สวัสดี ครับ

วันนี้เราจะมาคุยกันเรื่องรายการตรวจสอบ (Checklist) ที่ใช้สำหรับการตรวจสอบการบริหารโครงการ กันนะครับ เพราะเชื่อว่าหลายๆ ท่านคงจะสงสัยว่ารายการ Checklist ควรจะประกอบด้วยอะไรบ้าง? งั้นเรามาเริ่มกันเลยนะครับ

ในบรรดาเครื่องมือทั้งหมดที่ใช้ในการบริหารจัดการโครงการ “รายการตรวจสอบ” ถือเป็นเครื่องมือชนิดหนึ่งที่ง่ายแก่การใช้งานและมีประสิทธิภาพมากที่สุด มีความยืดหยุ่นสูงมาก โดยเฉพาะการนำมาทำซ้ำ หรือการวิเคราะห์แบบเฉพาะเจาะจง แต่ผู้จัดการโครงการบางคน ยังมองว่าเป็นเครื่องมือที่ไม่ค่อยน่าสนใจ “ดูแล้วมันบ้าน” ไม่เหมือนการใช้โปรแกรม Software ขั้นสูงในการตรวจสอบจะเท่ห์กว่า เราขอแจ้งนะที่นี้เลยครับว่า “ท่านกำลังคิดผิดอย่างมหันต์” ขอให้รีบกลับตัวกลับใจโดยด่วน ทางบ้านให้อภัยแล้วครับ (ขำ ขำ นะครับ)

เราลองมาดูกันว่า รายการตรวจสอบ ควรจะมีอะไรบ้างและควรจะตรวจสอบจุดใดบ้างในการวางแผนโครงการ :

1) ความต้องการและความกังวลของผู้มีส่วนได้ส่วนเสียที่สำคัญทั้งหมด ได้รับการพิจารณา ?  มีมติความเห็น ? และบรรจุอยู่ในแผนงานโครงการ ?

2) ไม่ได้มีโครงการพันธกิจโดยรวม หรือได้รับการอนุมัติการกำหนดขอบเขตตารางเวลาและทรัพยากร / งบประมาณ ?

3) มีความยืดหยุ่นในกลุ่มที่เกี่ยวข้องหรือบริษัทย่อย ขอบเขตกำหนดการทรัพยากร และงบประมาณที่ได้รับการพิจารณา ?

4) มีการระบุและอธิบายรายละเอียดกฎเกณฑ์เกี่ยวกับการส่งมอบงานโครงการทั้งหมด อย่างโปร่งใส?

5) มีบทบาทความรับผิดชอบ และที่กำหนดไว้และข้อตกลงระหว่างกันสำหรับสมาชิกทุกคนในทีมงานโครงการ ?

6) มีการทำรายละเอียดโครงสร้างที่เหมาะสม Work Breakdown Structure (WBS)  ที่ถูกสร้างขึ้นด้วยการป้อนข้อมูลจากสมาชิกในทีมที่สำคัญ?

7) มีการกำหนดความน่าเชื่อถือด้วยเส้นทางสำคัญที่สามารถระบุตัวและกำหนดเป้าหมายปลายทางได้ ที่ได้มีการพัฒนาจาก WBS และเพิ่มประสิทธิภาพภายในโครงการ ด้วยข้อจำกัดต่างๆ ของโครงการ?

8) มีเหตุการณ์สำคัญที่ถูกรวมอยู่ในตารางเวลาและในการติดตามเหตุการณ์ที่สำคัญๆ ขั้นตอนที่เสร็จสมบูรณ์และ หรือส่งมอบและการอ้างอิงจากภายนอก ?

9) มีภาระงานผูกพันกับภาระงานที่ได้รับการระบุสำหรับสัปดาห์ของโครงการแต่ละครั้ง และตกลงโดยสมาชิกในทีมและผู้จัดการของพวกเขา ?

10) มีการตอบสนองแผนรับการพัฒนาสำหรับภัยคุกคามที่สำคัญที่สุด เพื่อความสำเร็จของโครงการ ?

11) มีกระบวนการจัดการการเปลี่ยนแปลงที่ถูกกำหนดและตกลงโดยผู้มีส่วนได้ส่วนเสียที่สำคัญทั้งหมดหรือไม่ ?

12) มีโครงสร้างการกำกับดูแลโครงการ มีการจัดตั้งและกำหนดบทบาทของทีมงาน การสนับสนุนต่างๆ ที่ได้มีการตกลงกันและความคาดหวังที่ตั้งไว้สำหรับการตรวจสอบและประเมินโครงการตามระยะเวลา ?

สิ่งต่างๆ เหล่านี้ คือสิ่งที่ควรจะอยู่ใน “รายการตรวจสอบ” ที่ผู้จัดการโครงการจำเป็นจะต้องมีการหมั่นตรวจสอบอย่างสม่ำเสมอ ด้วยการทำ รายการตรวจสอบย่อย เพื่อประเมินสถานการณ์และความเบี่ยงเบนที่เกิดขึ้น เช่น รายการตรวจสอบวิเคราะห์ผู้มีส่วนได้ส่วนเสีย  หรือรายการตรวจสอบการบริหารความเสี่ยงในแต่ละขั้นตอนการทำงาน เป็นต้น

สุดท้ายนี้หวังว่า แนวคิดเรื่อง รายการตรวจสอบ นี้จะมีประโยชน์สำหรับบางท่านที่ต้องการแนวคิดในการจัดทำ รายการตรวจสอบโครงการ และประเด็นที่ควรจะมีการตรวจสอบย่อยๆ

ขอให้ทุกๆ ท่านโชคดี

เอกกมล  เอี่ยมศรี

ผู้เรียบเรียง

www.interfinn.com

http://www.oknation.net/blog/ProjectManagement/

http://www.oknation.net/blog/newmanagement/