NEW MANAGEMENT FORUM

Central Knowledge Society

วิธีการเขียนร่างข้อเสนอ Request for Proposal (RFP)

สวัสดี ครับ วันนี้เป็นวันแรกของการเขียน ผมขอนำเสนอวิธีการร่างข้อเสนอ Request for Proposal ซึ่งจะเป็นขั้นตอนก่อนการจัดทำ Terms of Reference (TOR) เพราะ TOR จะเป็นเอกสารที่กำหนดขอบเขตการทำงาน และเงื่อนไขต่างๆ ที่ผู้ว่าจ้างต้องการให้ผู้รับจ้างกระทำภายใต้เงื่อนไขที่กำหนด เป็นต้น 


การร่างข้อเสนอ RFP จะทำเพื่อส่งให้ผู้เสนอขายสินค้า บริษัทที่ปรึกษา ผู้รับจ้างติดตั้งระบบ ดูแลระบบงาน เข้าใจว่าสิ่งที่ผู้ว่าจ้างต้องการในเบื้องต้นประกอบด้วยอะไรบ้าง และบริษัทเหล่านั้น สามารถดำเนินการได้หรือไม่  โดยคุณจะต้องทำการออกแบบหัวข้อของ RFP ให้เป็นหมวดหมู่ ดังนี้ 

1. สิ่งที่เป็น กระบวนการเชิญชวน (ตัวเลือกผู้เข้ารับการประมูลโครงการนี้ เพื่อจะมาจ้ดทำ Short-list) คัดเลือกผู้เหมาะสมจริงๆ ที่จะได้ยื่นเพื่อรับ TOR และจัดทำข้อเสนอทางเทคนิคต่อไป (Proposal) 

2. สิ่งที่เป็น ขั้นตอนการคัดเลือก (ระยะเวลาการจัดรูปแบบข้อเสนอวิธีการประเมินผล เกณฑ์ และการให้คะแนน)

3. สิ่งที่เป็น ขั้นตอนของผู้ชนะการประมูล  (การกำหนดเงื่อนไขคุณสมบัติ ผลงานที่ประสบความสำเร็จในอดีต จดหมายรับรองผลงานจากลูกค้าในอดีต เงื่อนไขการทำสัญญา) 

4. ผู้ที่จะติดต่อ เกี่ยวกับขั้นตอนการยื่นเอกสาร การติดต่อประสานงาน ตอบคำถามเบื้องต้นให้กับผู้ยื่นประมูล เป็นต้น

การจัดทำร่าง RFP มักจะใช้กับ โครงการขนาดใหญ่ที่จะต้องใช้เงินทุนในการดำเนินการสูง ใช้ระยะเวลานาน  ต้องการผู้เชี่ยวชาญเฉพาะด้านเป็นพิเศษ เป็นต้น 

ดังนั้น ผมจะขอนำเสนอหัวข้อที่ควรระบุใน TOR ที่ใช้สำหรับนำเสนอให้กับผู้ที่ได้รับการคัดสรรให้ยื่นเสนอโครงการฯ ของคุณด้วยเลย ดังนี้

การเขียนห้วข้อที่สำคัญใน TOR 
 
ในการเขียน TOR คุณจำเป็นที่จะต้องระบุส่วนสำคัญๆ โดยคุณจะต้องพิจารณาคำตอบของคำถามเหล่านี้ เช่น เพราะเหตุใด  ใคร? เป็นอย่างไร ได้อย่างไร และเมื่อใด อาทิ
   1. การพิจารณาส่วนสำคัญของ TOR ว่าทำขึ้นมาเพื่ออะไร ดังนี้
       (1) เพราะเหตุใด
องค์กรของคุณจำเป็นจะต้องซื้อ Software ใหม่ ติดตั้งระบบใหม่ ปรับปรุงระบบเดิม เพราะเหตุใด  
             การตอบคำถามเหล่านี้จะช่วยให้คุณสามารถสร้างส่วนที่เรียกว่า “คำชี้แจงวัตถุประสงค์”

       (2) ใคร? 
             ใครจะเป็นจัดทำหรือดูแลงานเหล่านี้ เช่น เจ้าหน้าที่ภายในสามารถทำเองได้ไหม  ถ้าไม่ได้จำเป็นจะต้องจ้างหน่วยงานภายนอกเพียงบางส่วนหรือทั้งหมด  ถ้าจำเป็นจะต้องจ้างหน่วยงานภายนอกทั้งหมด จะให้ใครเป็นผู้กำหนดรายละเอียดของเงื่อนไขที่จะต้องจัดทำ เช่น เชิญผู้เชี่ยวชาญจากสถาบันการศึกษามาให้ความเห็นในการกำหนดเงื่อนไขด้านเทคนิค  เป็นต้น 

       (3) คืออะไร?
             ลักษณะการดำเนินงานขององค์กรคุณเป็นอย่างไร  อะไรคือลักษณะธุรกิจหลักของคุณและความต้องการของคุณคืออะไร  อะไรคือผลที่คาดว่าจะได้รับจากการจัดทำ TOR ครั้งนี้ การตอบคำถามเหล่านี้จะช่วยให้คุณสมบูรณ์ อาทิ
             – ขอบเขตการดำเนินงาน
             – ผลและมาตรฐานการปฎิบัติงาน
             – การส่งมอบงาน 

         (4) เงื่อนไขในสัญญาคืออะไร?
              ประเภทของข้อมูลและเอกสารที่คุณคาดว่าจะได้รับจากผู้ให้บริการ?
              ข้อเสนอที่จะได้รับการประเมินผลและแก้ไขปัญหาของคุณ?
              ข้อมูลเหล่านี้เป็นปัจจัยที่คุณจะต้องพิจารณา
                   – อายุสัญญา
                   – การชำระเงินสิ่งจูงใจและบทลงโทษ
                   – สัญญาข้อตกลง และเงื่อนไข
                   – ข้อกำหนดสำหรับการจัดเตรียมข้อเสนอ
                   – การประเมินผลและขั้นตอนสำหรับผู้ชนะการประมูล 

           (5) ผู้ที่ตัดสินใจ?
                เมื่อมีการส่งข้อมูลเกี่ยวกับข้อเสนอ ผู้ที่มีความสามารถในการเลือกระยะเวลาได้ทั้งกระบวนการ  และใครคือผู้รับผิดชอบในการประเมินข้อเสนอ? สำหรับการตัดสินใจครั้งสุดท้าย? 
                การตอบคำถามเหล่านี้ช่วยให้คุณเพื่อใส่ส่วนของ ขั้นตอนการกำหนดเวลา และ จุดที่จะใช้ในการติดต่อประสานงานและตรวจสอบงานในอนาคต

2. คำชี้แจงเกี่ยวกับวัตถุประสงค์
    อธิบายขอบเขตของสินค้าและบริการที่เป็นองค์กรของคุณกำลังต้องการในวัตถุประสงค์โดยรวมของสัญญา

3. ข้อมูลพื้นฐาน
    ปัจจุบันภาพรวมคร่าวๆขององค์กรและการดำเนินงานของคุณโดยใช้สถิติข้อมูลประชากรของลูกค้า และ ทางกายภาพ ที่เป็นจุดแข็งและจุดอ่อนของคุณและคุณต้องการให้ผู้ยื่นประมูลช่วยอะไร

4. ขอบเขตการดำเนินงาน
    แจกแจงหน้าที่เฉพาะเจาะจงที่จะดำเนินการโดยผู้ให้บริการและผลที่คาดว่าจะได้รับจากดำเนินการของผู้ยื่นประมูล รวมในรายละเอียดของความรับผิดชอบโดยเฉพาะอย่างยิ่งสำหรับผู้รับเหมาที่เกี่ยวข้อง 

5. ผลและมาตรฐานการปฎิบัติงาน
    ระบุเป้าหมาย ผลผลิต ผลลัพธ์, มาตรฐานการปฎิบัติงานอย่างต่ำที่สุดที่คาดหวังจากผู้รับเหมา และวิธีการขั้นตอนการตรวจสอบประสิทธิภาพในการดำเนินการแก้ไข

6. การส่งมอบงาน
    ให้ระบุรายชื่อของผลิตภัณฑ์ทั้งหมดที่อยู่ในรายงานและแผนการที่จะส่งมอบให้กับองค์กรของคุณและนำเสนอตารางเวลาการจัดส่งที่ชัดเจน 

7. อายุสัญญา
    ระยะเวลาให้ระบุ วันที่เริ่มต้น และวันที่สิ้นสุดของสัญญา และตัวเลือกสำหรับการต่ออายุ

8. เงื่อนไขการชำระเงิน สิ่งจูงใจ และบทลงโทษ
    รายการข้อกำหนดของการชำระเงินให้มีประสิทธิภาพเพียงพอ เน้นพื้นฐานสำหรับการสร้างแรงจูงใจสำหรับประสิทธิภาพที่เหนือกว่าและบทลงโทษสำหรับประสิทธิภาพที่ไม่เพียงพอ หรือขาดการปฎิบัติงาน

9. สัญญาข้อตกลงและเงื่อนไข
    รูปแบบสัญญามาตรฐานและการรับรอง คุณสามารถเขียนและรวมถึงระบุความต้องการเฉพาะเพื่อให้บรรลุวัตถุประสงค์ของโครงการลงในสัญญาฉบับนี้โดยเฉพาะ

10. การประเมินผลและขั้นตอนการคัดสรร
      กำหนดวิธีการและหลักเกณฑ์ที่ใช้ในการประเมินผลข้อเสนอและการทำสัญญาสำหรับผู้ชนะการประมูลในครั้งสุดท้าย

11. ผู้ที่ติดต่อ
      รวมรายชื่อของคนที่จะต้องเกี่ยวข้องและติดต่อเพื่อขอข้อมูลเกี่ยวกับ Proposal หรือมีคำถามอื่นๆ และวิธีการต่างๆ ที่จะสามารถติดต่อพวกเขา

12. อย่าลืมส่ง RFP ของคุณผ่านทาง อีเมล์ที่ได้รับการรับรอง และมีการตอบรับอีเมล์จากผู้เปิดอ่านทุกครั้ง     

หวังว่าทุกๆ ท่านคงจะได้รับประโยชน์จากบทความของผมที่ได้รวบรวมมาให้ในครั้งนี้ ผมยินดีรับความเห็นเพิ่มเติมจากทุกๆท่าน เพื่อใช้ในการพัฒนการเขียนบทความในครั้งต่อๆ ไป 

ขอบคุณที่อ่านจนบรรทัดสุดท้าย 

เอกกมล  เอี่ยมศรี 
ผู้เรียบเรียง        
http://www.interfinn.com 

http://www.oknation.net/blog/ProjectManagement/

http://www.oknation.net/blog/newmanagement/

  

พฤษภาคม 11, 2011 - Posted by | New Management |

ยังไม่มีความเห็น

ใส่ความเห็น

Fill in your details below or click an icon to log in:

WordPress.com Logo

You are commenting using your WordPress.com account. Log Out / เปลี่ยนแปลง )

Twitter picture

You are commenting using your Twitter account. Log Out / เปลี่ยนแปลง )

Facebook photo

You are commenting using your Facebook account. Log Out / เปลี่ยนแปลง )

Google+ photo

You are commenting using your Google+ account. Log Out / เปลี่ยนแปลง )

Connecting to %s

%d bloggers like this: