NEW MANAGEMENT FORUM

Central Knowledge Society

6 ปัจจัยความสำเร็จสำหรับการจัดการคุณภาพโครงการ

สวัสดี ครับ

วันนี้ เราจะมาคุยกันเรื่อง 6 ปัจจัยของความสำเร็จในการบริหารจัดการคุณภาพของโครงการ เพื่อให้ทุกๆ ท่านศึกษาและนำไปใช้ประโยชน์กับโครงการของท่าน  ซึ่งเราเชื่อว่าคุณจะได้ประโยชน์พอสมควรครับ เรามาเริ่มกันเลยครับ

โครงการที่มีคุณภาพนั้นส่วนใหญ่จะกลั่นกรองมาจากประสบการณ์ และความต้องการของลูกค้าที่มีความแตกต่างกันภายใต้งบประมาณที่จำกัด  และนำมาสรุปเป็น 6 ปัจจัยสำคัญที่ช่วยปรับปรุงคุณภาพของโครงการ:

ปัจจัยความสำเร็จที่สำคัญที่ 1: การวางแผนที่ดี

มีการจัดทำแผนงานของโครงการล่วงหน้า หรือ มีการนำเครื่องมือ Plan, Do, Check, Act มาใช้เป็นเครื่องมือในการบริหารจัดการด้านคุณภาพของโครงการเพื่อให้บรรลุผล การทำแผนงานโครงการควรจะมีการทำให้ตรงกับมาตรฐานการวางแผนที่ดีและมีคุณภาพมาตรฐานตลอดวงจรของโครงการ

เคล็ดลับ : คุณจำเป็นที่จะต้องนำเครื่องมือ Plan, Do, Check, Act มาช่วยตรวจสอบแผนงานในแต่ละช่วงเวลา

ปัจจัยความสำเร็จที่สำคัญที่ 2 : การสื่อสารที่เหมาะสม

ถึงแม้ว่าคุณจะมีการวางแผนโครงการที่ดี แต่มีการบริหารจัดการตารางแผนการสื่อสารไม่ดีหรือขาดความร่วมมือกับสมาชิกในทีม และผู้มีส่วนได้ส่วนเสียไม่ได้รับการตอบสนอง หรือแก้ไขปัญหาตามความต้องการตามที่สมควร  ผู้จัดการโครงการจำเป็นต้องมีทักษะด้านการสื่อสารที่ดีเยี่ยมและรูปแบบที่ครบวงจรที่สนับสนุนการสนทนาแบบที่เป็นทางการและเป็นความคาดหวังในเรื่องนวัตกรรมความคืบหน้าและผลสำเร็จของโครงการ

เคล็ดลับ : ผู้จัดการโครงการและทีมงานจำเป็นที่จะต้องมีการติดต่อสื่อสาร  ด้วยเครื่องมือและแผนการติดต่อสื่อสารระหว่างทีมงานอย่างชัดเจน และมีความเหมาะสมตามช่วงเวลา

ปัจจัยความสำเร็จที่สำคัญที่ 3 : การจัดการผู้มีส่วนได้ส่วนเสีย

ผู้จัดการโครงการหรือทีมงานจำเป็นที่จะต้องมีการประชุมร่วมกับกลุ่มมีส่วนได้ส่วนเสีย  เพื่อหาขอสรุปร่วมกันเกี่ยวกับวัตถุประสงค์ของโครงการ  เป้าหมายที่จะต้องทำให้สำเร็จของโครงการ  กลุ่มผู้มีส่วนได้ส่วนเสีย  ขนาดของพื้นที่ที่่จะดูแลภายในการดำเนินงานของโครงการนี้  สุดท้ายผลลัพธ์ที่คาดหวังที่จะได้รับจากการดำเนินงานในครั้งนี้   ถ้าผู้รับผิดชอบโครงการไม่ให้ความสำคัญกับกลุ่มผู้มีส่วนได้ส่วนเสีย หรือไม่ให้กลุ่มผู้มีส่วนได้ส่วนเสียมาร่วมในการกำหนดวัตถุประสงค์หรือผลลัพธ์สุดท้ายของโครงการ  ทางกลุ่มผู้มีส่วนได้ส่วนเสียอาจจะไม่ให้ความร่วมมือในการดำเนินงานของโครงการ และอาจจะสร้างความกังวลอย่างมากให้กับผู้ปฎิบัติงานของโครงการได้ตลอดเวลาวงจรชีวิตของโครงการ

เคล็ดลับ : การที่คุณจะทำโครงการอะไรให้ใคร หรือกลุ่มใด  หรือพื้้นที่ใดๆ ก็ตาม จำเป็นที่จะต้องสอบถามผู้ที่จะใช้โครงการนั้น หรือ ผู้ที่ได้รับประโยชน์หรือผลกระทบจากโครงการนั้นๆ เพื่อให้เข้าใจได้อย่างถ่องแท้ก่อนลงมือดำเนินการวางแผนงานโครงการทุกครั้ง

ปัจจัยความสำเร็จที่สำคัญที่ 4 : การมีระบบวัดประสิทธิภาพที่ดี

การทำงานโครงการทุกประเภท ทุกชนิด จำเป็นจะต้องมีการสร้างเครื่องมือสำหรับใช้วัดประสิทธิภาพที่ดีในการทำงานของโครงการ  เพราะการที่คุณทำงานไปสักระยะจำเป็นที่จะต้องมีการวางแผนการตรวจสอบด้วย “เครื่องมือวัดประสิทธิภาพที่ดี” เพื่อใช้ในการตรวจสอบข้อผิดพลาดที่เกิดขึ้นในระหว่างการทำงานของโครงการ คุณอาจจะสงสัยว่าแล้วจะไปหาเครื่องมือวัดประสิทธิภาพที่ดีของโครงการได้จากที่ไหน และเครื่องมือเหล่านั้นทำงานอย่างไร (ขอให้คุณกลับไปอ่านในหัวข้อ Project Risk Management) เพราะเราได้ทำการเขียนแบบสรุปไปบางส่วนแล้วครับ  เราจะหาเครื่องมือวัดประสิทธิภาพมาเขียนเพิ่มให้ในอนาคตด้วยครับ

เคล็ดลับ : เครื่องมือที่นิยมใช้ในการบริหารจัดการโครงการ เช่น แผนภูมิ Gantt, Network Logic, PERT Chart, โครงสร้างผลิตภัณฑ์ (Product Breakdown Structure) และ โครงสร้างการแบ่งงาน (Work Breakdown Structure)  ซึ่งเครื่องมือเหล่านี้เป็นเครื่องมือทั่วไปที่ใช้เมื่อมีการวางแผนโครงการ ซึ่งเครื่องมือการบริหารโครงการเหล่านี้ จะมีความหมายและวิธีการใช้งานที่แตกต่างกัน

ปัจจัยความสำเร็จที่สำคัญที่ 5 : สำรวจความคิดเห็นต่อโครงการอย่างต่อเนื่อง

ผู้จัดการโครงการที่ประสบความสำเร็จส่วนใหญ่มักจะมีความขยันขันแข็งและอย่างสม่ำเสมอ รวมทั้งมีความจำเป็นที่จะต้องทบทวนความก้าวหน้าของโครงการ  ตามตารางช่วงเวลาของงบประมาณและการวัดคุณภาพของโครงการ  การสำรวจความคิดเห็นแบบปกตินี้จะช่วยให้ตรวจสอบพบปัญหาที่จะระบุได้ในช่วงต้น  เพื่อนำมาใช้ในการแก้ไขปัญหา รวมทั้งสามารถนำมาใช้โครงการในการติดตาม  การสำรวจความคิดเห็นจากกลุ่มผู้เกี่ยวข้องทั้งภายใน และภายนอกโครงการ ยังช่วยให้สมาชิกในทีมได้เรียนรู้และพัฒนาทักษะของพวกเขา

เคล็ดลับ : เครื่องมือการสำรวจความคิดเห็นจากกลุ่มผู้มีส่วนได้ส่วนเสีย หรือ ผู้มีผลกระทบต่อโครงการ จะเป็นตัวสะท้อนผลสำเร็จ และความก้าวหน้าของโครงการที่ดีมาก เครื่องมือหนึ่ง

ปัจจัยความสำเร็จที่สำคัญที่ 6 : ตรวจสอบข้อกฎหมาย กฎระเบียบที่เกี่ยวข้อง

ผู้จัดการโครงการจำเป็นที่จะต้องมีการศึกษากฏระเบียบ  กฎหมาย ประกาศต่างๆ ของหน่วยงานภาครัฐ และผู้ให้เงินทุนให้ชัดเจน เพื่อจะได้ดำเนินงานของโครงการให้ตรงกับวัตถุประสงค์ และหลีกเลี่ยงปัญหาที่เกิดจากการดำเนินงานที่ผิดพลาดด้วยการไม่ทราบกฎหมาย หรือ กฎระเบียบต่างของท้องถิ่น และถูกเจ้าหน้าที่บางกลุ่มมาทำการไถ่เงินค่าแก้ไขแบบโครงการ เป็นต้น

เคล็ดลับ : หมั่นติดต่อหน่วยงานที่เกี่ยวข้อง เพื่อขอทราบกฎระเบียบใหม่ และตั้งทีมงานคอยตรวจสอบข้อผิดพลาดด้านกฎหมายกับหน่วยงานภาครัฐ ขึ้นมาเฉพาะตลอดอายุโครงการ

สุดท้ายนี้ เราก็อยากให้ทุกๆ ท่านนำแนวความคิดเหล่านี้ไปศึกษาต่อและลองปรับใช้กับการดำเนินงานของโครงการท่าน เพื่อให้เกิดประโยชน์สูงสุดในการทำงาน

ขอให้ทุกๆ ท่านโชคดี

เอกกมล  เอี่ยมศรี

ผู้เรียบเรียง

http://www.interfinn.com

http://www.oknation.net/blog/ProjectManagement/

https://eiamsri.wordpress.com

พฤษภาคม 16, 2012 - Posted by | Project Risk Management

ยังไม่มีความเห็น

ใส่ความเห็น

Fill in your details below or click an icon to log in:

WordPress.com Logo

You are commenting using your WordPress.com account. Log Out / เปลี่ยนแปลง )

Twitter picture

You are commenting using your Twitter account. Log Out / เปลี่ยนแปลง )

Facebook photo

You are commenting using your Facebook account. Log Out / เปลี่ยนแปลง )

Google+ photo

You are commenting using your Google+ account. Log Out / เปลี่ยนแปลง )

Connecting to %s

%d bloggers like this: