NEW MANAGEMENT FORUM

Central Knowledge Society

วิธีการทำ งบประมาณโครงการให้ถูกต้อง : Accurate Project Estimating

สวัสดีครับ

วันนี้เราจะมาคุยกันเรื่องวิธีการประมาณการค่าใช้จ่ายของโครงการให้ถูกต้อง และเพื่อช่วยลดความขัดแย้ง  ลดค่าใช้จ่าย ประหยัดเวลา และเป็นไปตามเงื่อนไขที่กำหนด พอฟังแล้วจะรู้ว่ามีประโยชน์เยอะมาก  ดังนั้นเราควรที่จะใช้เวลาอันมีค่าด้วยการทำประมาณการค่าใช้จ่ายให้ถูกต้องตามมาตรฐานกันดีกว่า

โครงการส่วนใหญ่มักมีความสลับซับซ้อนของหน่วยงาน และมีผันแปรของขั้นตอนการทำงานที่สูง เพราะโครงการบางอย่างเกิดจากนโยบายของผู้บริหาร และเมื่อผู้บริหารเปลี่ยนแปลงทำให้ขั้นตอนการทำงานที่กำหนดไว้ตั้งแต่ต้นมีการเปลี่ยนแปลงไปเหมือนกัน  ส่งผลให้ประมาณการค่าใช้จ่ายที่ได้มีการกำหนดไว้ตั้งแต่แรกต้องมีปัญหาตลอด นอกจากนี้ยังจะช่วยลดความเสี่ยงและเพิ่มอัตราความสำเร็จของโครงการด้วย

แนวคิดเบื้องต้นที่ควรจะทราบ

บริษัทของคุณมีจุดมุ่งหมายที่จะพัฒนาผลิตภัณฑ์ใหม่ หรือ ปรับปรุงบริการใหม่ด้วยการเปลี่ยนระบบการให้บริการใหม่ใช้เทคโนโลยีขั้นสูงที่มีอยู่หรือเปิดเว็บไซต์ใหม่ สิ่งต่างๆ เหล่านี้จำเป็นที่จะต้องมีการกำหนดตารางเวลาของการดำเนินงาน ขั้นตอนการทำงานในแต่ละส่วน และการใช้เงินทุนและทรัพยากรที่ต้องการ ซึ่งจำเป็นที่จะต้องมีการทบทวนการดำเนินงานและประเมินผลการทำงานที่เป็นองค์ประกอบหลายประเภทตามช่วงเวลา

เทคนิคการประมาณการที่ช่วยในการบริหารจัดการความเสี่ยง 

คุณรู้ไหมว่าการประเมินความเสี่ยงโครงการเป็นเครื่องมือที่ทรงคุณค่า  สำหรับการคาดการณ์และการจัดการความไม่แน่นอนของโครงการเหล่านี้?

เมื่อเราสามารถระบุค่าใช้จ่ายและความต้องการของเรา  ด้วยการประมาณการณ์ระยะเวลาที่มีความแม่นยำจะช่วยลดความเสี่ยงของการทำงานที่ใช้ทรัพยากรและงบประมาณในโครงการ

ปกติแล้วการทำประมาณการค่าใช้จ่ายเราจะเน้นไปที่การสร้างประมาณการตามที่ได้มีการตกลงราคาค่าใช้จ่ายกันล่วงหน้า แต่เราก็ยังประสบปัญหาอยู่ดีเพราะทุกอย่างเป็นการณ์คาดเดาล่วงหน้า  โดยไม่ทราบว่าทุกอย่างจะต้องเปลี่ยนแปลงไปตามกาลเวลา หรือสถานะการณ์ที่เปลี่ยนแปลงไปโดยที่เราคาดไม่ถึงก็บ่อย ดังนั้นการประมาณการค่าใช้จ่ายในโครงการต่างๆ จำเป็นที่จะต้องมีการใช้ทักษะขั้นสูงของผู้ประมาณการและประสบการณ์ในการทำโครงการลักษณะคล้ายๆ แบบนี้มาก่อน  ก็จะสามารถพยากรณ์ค่าใช้จ่ายได้อย่างใกล้เคียง หรือ มีความสามารถปรับเปลี่ยนประมาณการณ์ค่าใช้จ่ายได้ตามสถานการณ์

แต่ถ้าเราเป็นพวกมือใหม่ขาดประสบการณ์แต่อยากจะทำการงบประมาณการณ์ค่าใช้จ่ายของโครงการที่เราเป็นผู้ดูแลจะต้องทำอย่างไรบ้าง  เราก็จะต้องพิจารณากันที่เอกสารหลักฐานต่างๆ ที่เชื่อได้ว่าเราจะพบทั้งหมด 3 ขั้นตอนพื้นฐานเพื่อสร้างต้นแบบของประมาณการณ์ค่าใช้จ่ายอย่างเหมาะสม สำหรับความท้าทายที่เราจะต้องประเมิน :

1) การค้นหาตัวแปรที่ซอนอยู่หรือไม่ทราบว่าจะเป็นค่าเท่าใด หรือเป็นค่าที่กำหนดตายตัวไม่ได้จะต้องขึ้นอยู่กับสถานการณ์ (Unknow Variables)

2) มุมมอง ประสบการณ์  ทัศนคติ ของเราจากความสามารถของเราเอง ซึ่งมักจะต้องใช้การเทียบเคียงกับโครงการในอดีตที่มีลักษณะคล้ายๆ กัน อาทิ งบประมาณ ลักษณะการทำงาน  ขั้นตอนการทำงาน ช่วงเวลา เป็นต้น

ความเห็นผู้เขียน : จำเป็นจะต้องใช้การลองผิดลองถูก และให้ผู้ที่เชี่ยวชาญให้ความเห็นในการแก้ไขเป็นจุดๆ ไปเพื่อให้เกิดการพัฒนาแบบพี่สอนน้อง เพื่อนสอนเพื่อน เป็นต้น

3) ความปรารถนาของมนุษย์จะสร้างความแข็งแกร่งให้กับคนอื่น ด้วยการบอกสิ่งที่พวกเขาต้องการจะได้ยิน (หลังจากที่ทุกคนต้องการที่จะปกปิดและลืมข่าวร้ายๆ ที่เกิดขึ้น?)

 12 เคล็ดลับสำหรับการสร้างประมาณการค่าใช้จ่ายของโครงการให้มีความถูกต้อง

เพื่อแก้ไขข้อบกพร่องเหล่านี้ที่มักพบกันบ่อยๆ ในขณะที่ทำประมาณการณ์ค่าใช้จ่าย และช่วยให้คุณทำประมาณการค่าใช้จ่ายได้อย่างถูกต้อง :

ข้อที่ 1:  การเก็บฐานข้อมูลของโครงการอย่างต่อเนื่อง  สิ่งนี้เป็นอิฐก้อนแรกของการสร้างปราสาทขนาดใหญ่ เพราะถ้าคุณไม่เริ่มเก็บฐานข้อมูลของโครงการ คุณก็จะไม่มีอะไรมาใช้ในการวิเคราะห์ ไม่มีเหตุการณ์ต่างๆ ที่คุณสามารถมองย้อนหลังกลับไปแล้วพบว่าคุณได้ทำผิดพลาดอะไรมาบ้าง

การที่คุณจะทำประมาณการโครงการที่กำลังจะดำเนินการในอนาคต คุณจำเป็นที่จะต้องมีการเก็บข้อมูล อาทิ:

(1) รายละเอียดโครงการทั้งหมด และคุณจะต้องอ่านข้อมูลนี้ด้วยความเข้าใจอย่างลึกซึ้ง  สามารถอธิบายต่อให้คนอื่นเข้าใจได้

(2) รายละเอียดเงื่อนไขหรือข้อจำกัดของโครงการ เพราะถ้าคุณไม่ทราบเงื่อนไข หรือ ข้อจำกัดของโครงการก่อนล่วงหน้าคุณก็จะไม่สามารถเข้าใจ และวางแผนการทำงานผิดพลาดได้อย่างไม่ต้องสงสัยเลยครับ  นอกจากนี้จำเป็นที่จะต้องมีการวางแผนบริหารความเสี่ยง “เงื่อนไข และ ข้อจำกัดเหล่านีัล่วงหน้า”

(3) รายละเอียดของงบประมาณค่าใช้จ่าย เงื่อนไขการเบิกจ่าย  ผลงานที่จะต้องมีการส่งมอบในแต่ละขั้นตอน สิ่งเหล่านี้จะระบุอยู่ใน TOR และต้องอ่านการให้ละเอียด และจำเป็นที่จะต้องทำความเข้าใจให้ตรงกันกับผู้ว่าจ้างล่วงหน้าก่อนการับงาน ครับ

ข้อที่ 2 : การสร้างและใช้เอกสารในการวางแผน  ข้อกำหนดและแผนงานโครงการ (TOR) จำเป็นจะต้องศึกษากับทีมงาน นำ TOR มาวิเคราะห์เป็นเรื่องๆ เปรียบเทียบผลงานที่จะต้องส่งมอบ และเงื่อนไขการขอเบิกจ่ายเงิน

ข้อที่ 3 :   ดำเนินการวิเคราะห์งานที่่มีรายละเอียดของงานที่จะดำเนินการ คือ ต้องแจกแจงและทำเป็นแผน WBS เพื่อให้ง่ายแก่การทำงานและตรวจสอบด้วย โดยที่จะต้องมีการออกแบบและเชื่อมโยงให้ครบถ้วน เพราะจะต้องนำส่วนนี้ไปใช้ในการวิเคราะห์ความเสี่ยงด้วย

ขั้นที่ 4 : มีการกำหนดตัวปัจจัยความซับซ้อน (Unknow Variables) เป็นตัวคูณเพื่อตรวจสอบว่าโครงการที่กำลังจะดำเนินการ หรือ ที่จะต้องทำมีความซับซ้อนขนาดไหนเทียบกับโครงการก่อนหน้านี้

(1) ผู้จ้ดการโครงการ จำเป็นที่จะต้องมีการศึกษาค่า Unknow ของโครงการอื่นๆ ในอดีตว่ามีค่าเฉลี่ยอยู่เท่าใด ที่มีลักษณะโครงการที่คล้ายคลึงกัน

(2) มีการศึกษาและพยากรณ์สถานะการของสภาะเศรษฐกิจ  อัตราเงินเฟ้อ  อัตราค่าแรงขั้นต่ำ  แนวโน้มการเคลื่อนย้ายแรงงานของประเทศเพื่อนบ้าน (คิดกันแบบเหมือนคนบ้าเลยละครับ)

(3) นโยบายของผู้บริหาร และแนวโน้มการเปลี่ยนแปลงของผู้บริหาร ที่มีอำนาจสั่งการแบบว่าชี้เป็น
ชี้ตาย โครงการได้เลยครับ (ดูว่าจะเปลี่ยนแผ่นดินกันเมื่อไหร่) 

ขั้นที่ 5 : ใช้มากกว่า 1 วิธีในการที่จะประมาณการค่าใช้จ่ายโครงการ และหาจุดกึ่งกลางของเครื่องมือทั้งหมด  สิ่งนี้เป็นขั้นตอนที่ยุ่งยากเล็กน้อยสำหรับคนที่เคยทำงบประมาณการค่าใช้จ่ายมาก่อน  แต่ถ้าบางท่านยังไม่เข้าใจวิธีการและเป็นการเริ่มต้นครั้งแรก (ลำบากหน่อยครับ แต่ห้ามท้อนะครับ)  การประมาณการค่าใช้จ่ายของงบประมาณสามารถหาต้นแบบที่เป็น Excel ได้จาก Google ครับ เป็นห้องสมุดขนาดใหญ่ที่มีทุกอย่างที่คุณต้องการจริงๆ และแบบว่าเป็นของแถมที่ไม่ต้องการด้วยครับ

ขั้นที่ 6 : การตั้งสมมติฐานทางการเงิน ส่วนนี้เป็นส่วนที่ยากที่สุดในการทำงานของเรา เพราะว่าคุณจะต้องเข้าใจงานทั้งหมดอย่างละเอียด รู้ว่าการทำงานมีกี่ขั้นตอน  ใช้ผู้เชี่ยวชาญกี่คน ใช้กี่วัน  วิศวะกรกี่คน เจ้าหน้าที่ระดับโฟร์แมน  เจ้าหน้าที่ทั่วไป  แรงงานลูกจ้างชั่วคราว  การส่งมอบผลงาน    เงื่อนไขการเบิกจ่ายเงิน ค่าใช้จ่ายที่จะต้องสำรองจ่ายระหว่างทาง ก่อนที่จะได้รับเงินงวดแรก  ฯลฯ

นอกจากนี้จำเป็นที่จะต้องมีความรู้เกี่ยวกับการผูกสูตรคำนวณ Excel ในระดับหนึ่งเลยทีเดียว เพราะคุณจะต้องทำการผูกสูตรคำนวณในการทำงานและค่าใช้จ่ายที่เกิดขึ้น ที่มีความสัมพันธ์ร่วมกับตัวแปรที่เป็น Unknow อีกต่างหาก และคุณจำเป็นที่จะต้องทำประมาณการ Cashflow เพื่อพิจารณาเงินสดที่จะต้องใช้ในแต่ละช่วงเวลาด้วย ฯลฯ

ขั้นที่ 7 : พร้อมรับกับการปรับเปลี่ยนงบประมาณโครงการ สิ่งนี้ก็เป็นสิ่งที่ยากแก่การคาดเดาอีกเช่นกัน เพราะถ้าโครงการของคุณเป็นโครงการที่จะต้องขอเงินสนับสนุนจากทางรัฐบาล คุณจำเป็นที่จะต้องมีการพร้อมรับกับการโดนตัดงบประมาณอย่างน้อย 30-40% จากงบที่คุณเสนอในโครงการ  ดังนั้นในขั้นตอนการทำประมาณการงบการเงิน และสมมติฐานทางการเงิน จำเป็นที่จะต้องทำ 3 ระดับ ระดับขั้นดีที่สุด (ได้เงินครบตามที่ขอ)   ระดับขั้นปานกลาง (ได้เงินงบประมาณ 80%)  ระดับขั้นต่ำสุด (ได้เงินงบประมาณ 60%)  เพราะถ้าคุณประมาณการค่าใช้จ่ายไว้ถึง 3 ระดับแล้ว ในขั้นตอนต่ำสุด โครงการของคุณก็ยังคงยืนหยัดอยู่ได้ และสามารถดำเนินการได้ครบตามที่ระบุในเงื่อนไข ก็ต้องชมเชยว่าเก่งมาก และก็เสี่ยงมากๆ ด้วยครับ

 ขั้นที่ 8 : พิจารณาวิธีการที่เรียบง่ายและมีประสิทธิภาพมากขึ้นเพื่อจัดระเบียบการปฎิบัติงาน การทำงานโครงการให้เรียบง่าย แต่มีระเบียบที่ชัดเจน มีวิธีง่ายๆ คือ ให้สมาชิกทุกคนในทีมงานมีส่วนร่วมในการเสนอความเห็น และมีส่วนร่วมในการบริหารความเสี่ยงในงานของตนตลอดอายุวงจรชีวิตของโครงการ ฟังดูแล้วเหมือนง่ายแต่ก็ทำเอาเหนื่อยเหมือนกันนะครับ ที่จะทำให้ทุกคนตระหนักถึงวิธีการบริหารความเสี่ยงของโครงการในงานของตน

ขั้นที่ 9 : มีการวางแผนเส้นทางการเดินทางของกระบวนการทำงาน ด้วย PERT มาใช้  การที่ผู้จัดการโครงการนำระบบ PERT มาใช้ในการบริหารจัดการโครงการร่วมกับ WBS และ Project Risk Management จะช่วยการทำงานสะดวกขึ้น มีความเป็นระบบมากขึ้น และสามารถตรวจสอบขั้นตอนการทำงานได้สะดวกขึ้นมาก ขอให้ทุกๆ ท่านนำมาใช้ให้เกิดความชำนาญและเกิดประโยชน์กับโครงการของท่าน

ขั้นตอนที่ 10 : สำรวจความต้องการที่แท้จริงของลูกค้าว่าต้องการให้โครงการนี้ทำอะไร?  ส่วนนี้จะเป็นการสำรวจความต้องการของลูกค้า ซึ่งจำเป็นที่จะต้องมีการเจราจาพูดคุยอย่างใกล้ชิด ด้วยการกำหนดแผนงานการประชุมที่แน่นอน และต้องระบุไว้ในแผนงานโครงการ และมีการจดบันทึกรายงานการประชุมและส่งให้มีการเวียนให้ทราบกันทั่วไป เพื่อให้เกิดความเข้าในการทำงานที่ตรงกัน

ขั้นตอนที่ 11 : การจัดทำแผนฉุกเฉิน เป็นการพัฒนาแผนสำรองกรณีที่เกิดเหตุการณ์ที่ผิดพลาด หรือ มีเหตุการณ์บางอย่างที่ส่งผลกระทบต่อโครงการ หรือเป็นภัยคุกคามการทำงานของโครงการ ทำให้ไม่เป็นไปตามแผนที่ได้มีการกำหนดไว้ล่วงหน้า  ผู้จัดการโครงการจำเป็นที่จะต้องมีการตั้งทีมงานเฉพาะกิจ ที่ดูแลเรื่องการบริหารความเสี่ยงและการทำงานแบบ War Room ในสภาวะฉุกเฉิน

ขอย้ำตรงนี้ว่า “อย่าทำแบบตั้งแต่ชื่อทีมงานให้เท่ห์ๆ แต่ไม่เคยประชุม หรือทำกิจกรรมร่วมกันเลยสักครั้ง” ห้ามทำอย่างนี้เด็ดขาด

 ขั้นตอนที่ 12 : ใช้กฎ 20:20 ด้วยการนำบทเรียนในอดีต + ระบบฐานข้อมูลที่ดี  มาใช้เป็นข้อมูลสนับสนุนในการตัดสินใจของคุณอีกครั้ง และเป็นแนวทางในการประมาณโครงการในอนาคตที่น่าเชื่อถือระดับหนึ่ง แต่ทั้งนี้ทั้งนั้น คุณจำเป็นที่จะต้องดำเนินงานโครงการด้วยความไม่ประมาท และเป็นผู้ที่มีความเข้มงวดกับตัวเองในทุกเรื่อง เพื่อให้งานสามารถดำเนินการได้อย่างตลอดรอดฝั่ง ครับ

 สรุปว่า คุณจะทราบแนวทางในการวางแผนประมาณการค่าใช้จ่ายโครงการด้วยความถูกต้อง แต่ทั้งหมดนี้เป็นการนำข้อผิดพลาดที่เกิดขึ้นบ่อย และส่วนมากจะเกิดขึ้นของการทำงานโครงการมานำเสนอให้ทุกๆ ท่านได้เห็นภาพ และทำการปรับตัวตามสถานะการณ์ที่คาดว่าจะเกิดขึ้นในอนาคต

สุดท้ายนี้ขอให้ทุกๆ ท่านโชคดี มีความสุขในวันสงกรานต์ ครับ

เอกกมล  เอี่ยมศรี

ผู้เรียบเรียง

www.interfinn.com

http://www.oknation.net/blog/ProjectManagement/

         http://www.oknation.net/blog/newmanagement/

เมษายน 9, 2012 - Posted by | Project Risk Management

2 ความเห็น »

  1. ขอบคุณคะ

    ความเห็น โดย chitra chanseang | พฤษภาคม 15, 2012 | ตอบกลับ

    • อยากได้ข้อมูลประการใด หรือ เรื่องอะไรเป็นพิเศษ ก็เสนอมาได้ครับ ถ้าว่างจะเขียนลง Blog ได้ครับ

      ความเห็น โดย เอกกมล เอี่ยมศรี | พฤษภาคม 15, 2012 | ตอบกลับ


ใส่ความเห็น

Fill in your details below or click an icon to log in:

WordPress.com Logo

You are commenting using your WordPress.com account. Log Out / เปลี่ยนแปลง )

Twitter picture

You are commenting using your Twitter account. Log Out / เปลี่ยนแปลง )

Facebook photo

You are commenting using your Facebook account. Log Out / เปลี่ยนแปลง )

Google+ photo

You are commenting using your Google+ account. Log Out / เปลี่ยนแปลง )

Connecting to %s

%d bloggers like this: