NEW MANAGEMENT FORUM

Central Knowledge Society

การทำแผนบริหารโครงการให้เป็นจริง :The Real “Project Plan”


สวัสดีครับ

วันนี้ เราอยากจะคุยกันเรื่องการทำแผนบริหารโครงการให้เป็นจริง ไม่ใช่วาดบนกระดาษให้สวยงามเท่านั้น  การเขียนโครงการให้ดี สามารถนำไปใช้งานได้จริง เป็นเรืองที่ยากพอสมควร เพราะคนที่เขียนแผนจะต้องเข้าใจโครงสร้างของโครงการเป็นอย่างดี และกระบวนการทำงานแต่ละส่วนอย่างเด่นชัด รวมทั้งเข้าใจความสามารถของทีมงาน มีประสบการณ์ในการทำงานลักษณะนี้มาก่อน เป็นต้น

เหตุการณ์สมมติ 

“ฉันจำเป็นต้องมีแผนงานโครงการเพื่อนำเสนอให้ลูกค้า เช้าพรุ่งนี้” และฉันในฐานะผู้จัดการโครงการจำเป็นจะต้องรับภาระนี้ ฉันควรจะเริ่มจากสิ่งใดก่อนดี ถึงจะทำให้โครงสร้างการทำงานได้เร็ว และสามารถส่งมอบได้ทันในวันพรุ่งนี้

การจัดทำแผนงานโครงการ หรือ แผนบริหารจัดการโครงการตามมาตรฐานของ PMI  สิ่งแรกที่จำเป็นจะต้องทำเป็นการกำหนดขอบเขตของโครงการและผลลัพธ์ที่คาดว่าจะได้รับจากการบริหารงานโครงการในครั้งนี้  นอกจากนี้ก็ศึกษากระบวนการทำงานของโครงการทั้งระบบ และวางแผนป้องกันการเกิดปัญหาในกรณี มีการเปลี่ยนแปลงในแผนงานโครงการ  เพราะการเปลี่ยนแปลงในแผนงานของโครงการจะมีผลต่อการกำหนดเสร็จของโครงการ  ดังนั้นในขั้นตอนการอธิบายวิธีการดำเนินงานของโครงการทุกขั้นตอนจะต้องมีการวางแผนการเปลี่ยนแปลงรูปแบบบางอย่างไว้ด้วยเสมอ

การวางแผนโครงการ จะมีขั้นตอนที่ซ้ำกันทุกโครงการ  แต่จะมีจุดที่แตกต่างประกอบด้วยเอกสาร วัตถุดิบ ทรัพยากร ขอบเขตการดำเนินงาน และรูปแบบผลลัพธ์ที่ต้องการหลังเสร็จสิ้นโครงการ  ดังนั้น ในขั้นตอนนี้ คุณจำเป็นจะต้องนำข้อมูลการวางแผนงานโครงการในอดีตมาปัดฝุ่น และคัดลอกรูปแบบหัวข้อการวางแผนงานจัดทำโครงการที่ดีในอดีตมาตั้งต้นได้เลยครับ

ขั้นตอนที่จำเป็นในการวางแผนงานโครงการ (แบบเร่งด่วน)

  • กระบวนการและวิธีการในการบริหารโครงการจะต้องมีรูปแบบอย่างที่ทีมงานของคุณเคยปฎิบัติ หรือมีประสบการณ์ร่วมกันมาก่อน (ห้ามคิดใหม่ ทำใหม่ และมีคุณรู้อยู่คนเดียว) 
  • ลำดับขั้นตอนการดำเนินงานจะต้องเป็นอย่างที่คุณ และทีมงานมีความเข้าใจตรงกัน หรือเคยทำมาก่อนเท่านั้น
  • รายละเอียดของเครื่องมือ และเทคนิคที่ใช้ในกระบวนการบริหารงานโครงการ คุณจะต้องเข้าใจ และสามารถอธิบายได้อย่างชัดเจน เพราะในขั้นตอนนี้ คุณอาจจะลอกมาจากโครงการในอดีต แต่คุณจะต้องอธิบายเครื่องมือที่จะนำมาใช้ในการบริหารงานโครงการได้อย่างดี
  • คุณจะต้องเข้าใจปัญหาและอุปสรรคของกระบวนการทำงานในทุกขั้นตอนของโครงการที่่คุณกำลังจะทำ หรือ เขียนแนวทางในการบริหารโครงการครั้งนี้ แบบมืออาชีพจริงๆ ไม่ใช่การเขียนส่งเพื่อให้มีข้อมูลเสนอนาย หรือ กลุ่มลูกค้า เพราะคุณจะเสียหน้าอย่างมากถ้าไม่สามารถตอบปัญหาต่างๆ ที่ถูกซักถามแบบเป็นพายุได้
  • วิธีการที่จะใช้ในการตรวจสอบขั้นตอนต่างๆ ของโครงการที่คุณบริหารงานอยู่บรรลุวัตถุประสงค์ตามขั้นตอนที่คุณวางแผนไว้ล่วงหน้า
  • วิธีการที่คุณใช้ในการบริหารจัดการค่าใช้จ่าย และประเมินค่าใช้จ่ายต่างๆ ที่เกิดขึ้นในการบริหารงานโครงการ ให้อยู่ในกรอบของงบประมาณที่กำหนดไว้ตั้งแต่ตอนต้น
  • การกำหนดตัวชีัวัดความสำเร็จ KPI ด้านประสิทธิภาพการทำงานของโครงการ ในระหว่างการดำเนินการ
  • เทคนิค หรือ วิธีการที่คุณจะใช้ในการติดต่อสื่อสารกับทีมงาน และกลุ่มผู้มีส่วนได้ส่วนเสียในการดำเนินงานของโครงการคุณ
  • การบริหารจัดกับโครงการที่มีการแบ่งเฟสการทำงานออกเป็น หลายส่วนของโครงการ
  • การบริหารจัดการเนื้อหาและขอบเขต ระยะเวลา เพื่ออำนวยความสะดวกในการตัดสินใจระหว่างดำเนินงานโครงการ

ในการทำแผนงานโครงการขนาดใหญ่ ส่วนมาจะมีแผนย่อยๆ อยู่ภายใต้โครงการขนาดใหญ่ อาทิ 

  • การวางแผนจัดการขอบเขตการดำเนินงานของโครงการ (จำเป็นจะต้องใช้ข้อมูล เอกสารหลักฐาน ข้อมูลจากการสำรวจ ทีมงานที่มีประสบการณ์ ช่วยกันวางแผนให้ครอบคลุม)
  • การกำหนดรูปแบบ และขั้นตอนของแผนการบริหารจัดการ
  • การวางแผนการบริหารจัดการด้านค่าใช้จ่าย และการเบิกจ่ายงบประมาณ (ขั้นตอนนี้คุณจำเป็นจะต้องมีทีมงานธุรการที่่มีความรู้เรื่องบัญชี การวางแผนงบประมาณ และประมาณการเงินสดล่วงหน้า ที่มีความเป็นมืออาชีพมาช่วย)
  • มีทีมงานที่จะมาควบคุมด้านการวางแผนจัดการด้านคุณภาพ QC ของโครงการ ทุกขั้นตอน
  • มีทีมงานด้านการบริหารความเสี่ยง เพื่อแก้ไขปัญหาเฉพาะหน้า และการเปลี่ยนแปลงต่างๆ
  • มีการวางแผนด้านการบริหารจัดการบุคลากร ที่เพิ่มขึ้น หรือ ลดลง ตามช่วงเวลา และกระบวนการทำงาน ในแต่ละขั้นตอน
  • ทีมงานที่จะมาช่วยในการวางแผนและบริหารจัดการด้านการสื่อสารภายในโครงการกับทีมงานทุกระดับชั้น และการเตรียมเอกสารสำหรับนำเสนอผู้ลงทุน และผู้มีส่วนได้ส่วนเสียจากโครงการนี้
  • การวางแผนการเบิกจ่าย การตรวจรับ การส่งมอบ ตามสัญญาการจัดซื้อ จัดจ้าง

ข้อเสนอแนะ

แนวทางที่นำเสนอในขั้นตอนเหล่านี้ อาจจะยาก และทำให้สับสนบางประการสำหรับนักเขียนแผนงานโครงการมือใหม่ หรือ ผู้ที่ยังไม่มีประสบการณ์ในการเขียนโครงการขนาดใหญ่มาก่อน ก็ขอให้ทุกๆ ท่าน อ่านบทความเกี่ยวกับเทคนิคการเขียนโครงการเบื้องต้นใน Blog นี้และทำความเข้าใจในแต่ละกระบวนการอีกครั้ง ก่อนที่จะอ่านบทความนี้

ส่วนท่านที่มีประสบการณ์แล้วก็อย่าประมาท ขอให้ท่านพยามทำการตรวจสอบโครงการของท่านตามขั้นตอนที่ได้นำเสนอมาข้างต้นนี้อย่างต่อเนื่อง และชัดเจน เพราะอย่างลืมว่าแผนงานโครงการจะต้องมีการเปลี่ยนแปลงตามช่วงเวลา ไม่ได้ทำแล้วจะตายตัวไปตลอด ดังนั้น คุณจำเป็นจะต้องคอยบริหารแผนงานโครงการให้มีความทันสมัยอยู่เสมอ

สุดท้ายนี้ขอให้ทุกๆ ท่านมีความสุขในวันตรุษจีน ครับ รวยๆ เฮงๆ มีความสุขตลอดปีใหม่จีน ครับ

 

เอกกมล เอียมศรี

ผู้เรียบเรียง

http://www.interfinn.com 

https://eiamsri.wordpress.com 

 

Advertisements

กุมภาพันธ์ 10, 2013 Posted by | Project Risk Management | | ใส่ความเห็น

ประมาณการค่าใช้จ่ายโครงการ : Estimating Project Costs


สวัสดี ครับ

วันนี้อยากจะคุยเรื่องการประมาณการค่าใช้จ่ายโครงการ : Estimating Project Costs เพราะหลายท่านต่างประสบปัญหาการตั้งประมาณการค่าใช้จ่ายอย่างไร? ให้เพียงพอกับกับการดำเนินงานโครงการให้ประสบความสำเร็จ ตามวัตถุประสงค์ และไม่เกิดภาระกับองค์กรตอนหลังว่างบประมาณไม่พอ?

การตัดสินใจเกี่ยวกับวิธีการประมาณการค่าใช้จ่ายโครงการ เป็นสิ่งที่สำคัญมากและจำเป็นจะต้องทำต่อเนื่องหลังจากที่ได้มีการวางแผนงานเกี่ยวกับโครงการเสร็จสิ้นแล้ว  โครงการที่ดำเนินการจำเป็นจะต้องใช้ทรัพยากรประมาณเท่าใด?

ดังนั้น เรามาดูกฎง่ายๆ ที่จะช่วยให้คุณสามารถประมาณการค่าใช้จ่ายโครงการที่มีความแม่นยำพอสมควร ในระดับที่น่าเชื่อถือได้

  • การรวบรวมสมมติฐานที่จะนำมาใช้ในการวางแผนโครงการ และการระบุปริมาณทรัพยากรต่างๆ ทั้งที่เกี่ยวข้องกับคน ไม่ใช่คน  ระยะเวลา  ขอบเขตของงาน  ทีมงานระดับมืออาชีพ และ เป้าประสงค์ของงาน จะใช้เวลาประมาณร้อยละ 80 ของการทำงาน จำเป็นจะต้องปรับเปลี่ยนให้มีความทันสมัยอยู่เสมอ และกันความเสียหายประมาณ 5% ไว้ในโครงการเป็นอย่างน้อย 
  • นำข้อมูลจากหลายๆ โครงการที่ใช้เวลาทำงานโครงการนานกว่าปกติ มาศึกษาและค้นหาสาเหตุของปัญหา  หรือโครงการที่่ความใกล้เคียงกันมาเป็นต้นแบบและหาทางป้องกันปัญหาเหล่านั้นไว้ล่วงหน้าก่อนดำเนินงานโครงการ
  • คุณและทีมงานระดับผู้บริหาร จะต้องไม่เป็นคนที่มองโลกในแง่ดี จนเกินไป
  • ขอคำแนะนำจากผู้เชี่ยวชาญเฉพาะด้านในเรื่องที่คุณไม่แน่ใจเกี่ยวกับการตั้งสมมติฐานในบางเรื่องและระยะเวลาที่ต้องดำเนินการในส่วนนั้นๆ
  • รวบรวมค่าใช้จ่ายหลักๆ และค่าใช้จ่ายรอง ที่สำคัญค่าใช้จ่ายปลีกย่อยแบบคาดไม่ถึง คุณก็ต้องไม่ประมาท จำเป็นจะต้องลงรายละเอียด ห้ามทำเป็นงบประมาณก้อนใหญ่ๆ เพราะมันง่ายที่จะคำนวณ แต่ไม่มีการแตกรายละเอียดเด็ดขาด  รวมทั้งงบประมาณต่างๆ ที่เกี่ยวข้องกับการเงินจำเป็นจะต้องบวกระยะเวลาเข้าไปอย่างน้อย 2 เท่าเพราะต้องเผื่อเวลาตรวจรับด้วย
  • มีการวางแผนในสภาวะฉุกเฉิน สำหรับการแก้ไขปัญหาการประชุมและกิจกรรมอื่นๆ ที่ไม่คาดคิด ตลอดอายุโครงการ
  • การกำหนดค่าใช้จ่ายในแต่ละงาน Work Breakdown การทำงานในแต่ละส่วนงานให้ลึกถึงหน่วยงานย่อยของแต่ละส่วนหรือขั้นตอนการทำงาน อย่าพยามสุ่มตัวเลขแบบเป็นก้อนใหญ่ๆ เด็ดขาด
  • ยอมรับด้วยความอดทนกับลูกค้าของคุณสำหรับการทำงานเพิ่มเติมที่ไม่ได้กำหนดใน TOR
  • สื่อสารกับสมมติฐานใดๆ เช่น ข้อยกเว้น หรือ ข้อจำกัด ที่คุณกำหนดไว้ในโครงการให้ลูกค้าทุกคนเข้าใจ ด้วยความจริงใจ
  • ให้ทีมงานของคุณทุกคน เข้าใจในงบประมาณค่าใช้จ่ายที่มีจำกัด ในแต่ละส่วนงานอย่างระเอียด เพื่อป้องกันปัญหาความเข้าใจผิดเรื่องงบประมาณที่เป็นก้อนใหญ่ๆ

ในขั้นตอนดังกล่าวข้างต้น ขอให้คุณใช้เวลากับงานี้ให้มากๆ และตรวจสอบความถูกต้องอย่างสม่ำเสมอ แม้ว่าคุณจะส่งรายการให้กับลูกค้าไปแล้วก็ตาม

ข้อผิดพลาดทั่วไป 

สิ่งเหล่านี้เป็นข้อผิดพลาดทั่วไป ที่เกิดจากการประมาณการค่าใช้จ่ายโครงการไม่ถูกต้อง 

  • ไม่เข้่าใจสิ่งที่มีความสำคัญที่ทำให้โครงการเสร็จสมบูรณ์ และรายละเอียดของรายการทำงานทุกส่วนของโครงการ
  • ไม่มีการเริ่มต้นประมาณการค่าใช้จ่ายด้วยจำนวนเงินและค่าใช้จ่ายโครงการที่สามารถดำเนินการได้จริง
  • ไม่มีการกำหนดประเภทของทรัพยากรที่ใช้ในโครงการมากกว่าร้อยละ 80
  • ไม่มีการกำหนดแผนฉุกเฉิน หรือ พยากรณ์จุดที่ผิดพลาดหรือมีความเสี่ยงสูงล่วงหน้า
  • มีความล้มเหลว เพราะไม่มีการกำหนดขอบเขตของโครงการที่ชัดเจน ทำให้สามารถขยายขอบเขตการทำงานของโครงการออกไปได้ โดยลูกค้าไม่ยอมรับขอบเขตงานของคุณ
  • การขาดแคลนทรัพยากร และวัตถุดิบหลัก ที่ใช้ในการบริหารจัดการโครงการ
  • ขาดประสบการณ์ในการกำหนดประมาณการณ์ค่าใช้จ่ายโครงการขนาดใหญ่มาก่อน
  • ไม่มีการเก็บข้อมูลเกี่ยวกับรายละเอียดของโครงการในอดีตที่มีปัญหามาเปรียบเทียบและหาทางป้องกัน

เทคนิคการประมาณการค่าใช้จ่าย 3 แบบ

การประมาณการค่าใช้จ่าย 3 แบบ เป็นเทคนิคที่จะช่วยให้ผู้จัดการโครงการจัดการกับข้อมูลประมาณการที่ดีขึ้น การออกแบบประมาณการค่าใช้จ่าย 3 แบบได้รับความนิยม และทำให้พยากรณ์ความเสียหาย และค่าใช้จ่ายที่เกินงบได้พอสมควร ซึ่งทั้งหมดนี้จะต้องทำการคำนวณแบบค่าเฉลี่ยถ่วงน้ำหนักของประมาณการทุกครั้ง

การประมาณการค่าใช้จ่ายสำหรับงานเฉพาะหรือกิจกรรมเกี่ยวกับทรัพยากรทั้งที่เกี่ยวข้องกับการเงินและไม่เกี่ยวข้องกับการเงิน

สามารถแสดงเป็นสูตรคำนวณได้ ดังนี้

E = (B + 4 M +W) /6

    B = best-case (1/6)

    M = most likely (4/6)

    W = worst case (1/6)

ขั้นตอนนี้จะยุ่งยากสักหน่อย เพราะคุณจำเป็นจะต้องทำการประมาณการค่าใช้จ่าย ออกเป็น 3 แบบ และ 3 กรณีที่ไม่เหมือนกัน รวมทั้งรูปแบบสมมติฐานที่ต่างๆ กัน ในบางประเด็น เพื่อให้เกิดการเปลี่ยนแปลงของมูลค่า ของค่าใช้จ่ายโครงการ  รวมทั้งนำทั้ง 3 โครงการมาเข้าสูตรคำนวณ เฉพาะ ค่าผลรวมของค่าใช้จ่ายทั้งหมด และหารด้วย 6 คุณก็จะได้ค่าเฉลี่ยของโครงการที่ใกล้เคียงความจริงมากที่สุด

ซึ่งคุณก็อาจจะสร้าง ประมาณการค่าใช้จ่ายโครงการที่เป็นค่ากลาง หรือ ค่าที่ 4 เพื่อนำไว้ใช้ของคุณเอง ก็ได้ (ถ้าคุณขยันนะ)

สุดท้ายนี้ก็ขอนำเสนอแนวทางการประมาณการค่าใช้จ่ายแบบง่ายๆ และเทคนิคเบื้องต้นที่คุณจะต้องไม่พลาด หรือ หาทางป้องกันสิ่งเหล่านี้ไว้ล่วงหน้าแล้ว โดยที่คุณจะมาแก้ไขปัญหาเฉพาะหน้าไม่ได้เพราะส่วนใหญ่จะแก้ไขไม่ทัน กับงบประมาณไม่เพียงพอ ทีมงานไม่เข้าใจ สุดท้ายโครงการล้มเหลว

ขอให้ทุกๆ ท่าน เดินอยู่ในหนทางที่ไม่ประมาท และมีสติตลอดเวลา

ขอให้ทุกๆ ท่านโชคดีมีความสุข

เอกกมล เอี่ยมศรี

ผู้เรียบเรียง

http://www.interfinn.com

https://eiamsri.wordpress.com 

http://www.facebook.com/pages/Interfinn-Business-College/366946776746602

 

กุมภาพันธ์ 3, 2013 Posted by | Project Risk Management | | ใส่ความเห็น

การบริหารความเสี่ยงโครงการก่อสร้าง : Construction Project Risk Management


สวัสดีครับ

วันนี้เราอยากจะคุยกันในเรื่องของการบริหารความเสี่ยงโครงการขนาดใหญ่ ใช้เงินเยอะ  ใช้เวลานาน มีความเสี่ยงสูง ก็คงหนี้ไม่พ้นโครงการลักษณะก่อสร้างอาคารสถานที่  ก่อสร้างสิ่งปลูกสร้างขนาดใหญ่  เป็นต้น  ซึ่งโครงการลักษณะนี้จำเป็นอย่างมากที่จะต้องมีการวางแผนด้านการบริหารความเสี่ยงโครงการที่ดี เพราะจะมีปัญหามากมาย เช่น การเบิกเงินไม่เป็นไปตามงวดงาน  ไม่สามารถตรวจรับงานได้  ไม่สามารถสรรหาผู้รับเหมารายอื่นๆ มาทดแทนรายเก่าได้ทัน วัสดุก่อสร้างมีราคาเปลี่ยนแปลงสูง หรือ ขาดแคลน  ขาดแคลนแรงงานก่อสร้าง  ขาดผู้เชี่ยวชาญมาตรวจสอบสิ่งปลูกสร้าง  แบบแปลนที่ออกแบบไว้ไม่ถูกต้อง ฯลฯ นี่แค่เกริ่นนำก็พบกับปัญหามากมายขนาดนี้แล้วครับ ดังนั้น เรามาพิจารณาเกี่ยวกับวิธีการที่ใช้ในการบริหารจัดการความเสี่ยงที่เกิดจากการก่อสร้างกันครับ

รูปแบบของการบริหารจัดการโครงการที่มีลักษณะเป็นการก่อสร้าง สิ่งแรกต้องมีระบบการบริหารจัดการและการควบคุมที่ดีและเป็นระบบ ผู้เชี่ยวชาญที่ควบคุมงานก่อสร้างจะต้องมีประสบการณ์และความเชี่ยวชาญในสิ่งปลูกสร้างนั้นๆ

ในศตวรรษที่ผ่านมาก่อนปี 1950 ได้มีการสร้างเครื่องมือที่ใช้ควบคุมกระบวนการทำงาน และการบริหารจัดการที่ทันสมัยขึ้นและยังใช้มาถึงปัจจุบัน “แผนภูมิแกรนต์” เป็นเครื่องมือที่ทรงพลังและนิยมใช้กันทั่วโลก และมีผู้คิดค้นออกแบบคือ คุณเฮนรี่ลิตรแกนต์, วิศวกรเครื่องกล และต่อมาได้มีการพัฒนารูปแบบของ “แผนภูมิแกรนต์” อีกครั้งในศตวรรษที่ 20 มีการเพิ่มเติมการแสดงภาพความก้าวหน้าตามกำหนดเวลาและตามความเป็นจริงของโครงการ แผนภูมิแกนต์กลายเป็นเครื่องมือในการวางแผนโครงการที่ได้รับการยอมรับอย่างสูงในปี ค.ศ. 1920

ต่อมา เครื่องมือที่ใช้ในการบริหารจัดการโครงการและได้รับความนิยมเหมือนกัน คือ การวิเคราะห์เส้นทางวิกฤติ (Critical Path Method : CPM และ Program Evaluation and Review technique : PERT)  เครื่องมือทั้ง 2 ชนิดนี้เป็นเครื่องมือที่สำคัญในการวิเคราะห์ด้านการบริหารงานโครงการเชิงเศรษฐศาสตร์ เกี่ยวกับการบริหารจัดการด้านต้นทุน และการประเมินค่าใช้จ่าย

การบริหารจัดการโครงการเป็นศิลปะและระเบียบวินัยของการวางแผนการจัดระเบียบและการควบคุม และการบริหารจัดการทรัพยากรมนุษย์ ตลอดจนการบริหารจัดการวัสดุที่จำเป็นต้องใช้ในการดำเนินโครงการให้บรรลุผลสำเร็จ   ดังนั้นการบริหารจัดการทั้งหมดจึงตกอยู่ที่ผู้จัดการโครงการ ที่จะต้องมีการบริหารแผนงานโครงการให้มีความยืดหยุ่น แก้ไขปัญหาเฉพาะหน้าได้  เข้าใจความต้องการของทีมงานในโครงการ  และจะต้องเป็นนักสร้างแรงจูงใจให้กับทีมงาน กระตุ้นความรู้สึกในการอยากทำงาน  และแก้ไขปัญหาต่างๆ และความขัดแย้งภายในของทีมงานโครงการ

องค์ประกอบพื้นฐานของการบริหารจัดการโครงการ 

โครงการก่อสร้างที่มีความซับซ้อนและต้องใช้ความเข้าใจด้านเทคนิค การออกแบบการก่อสร้างและการบริหารจัดการ รวมทั้งกระบวนการและขั้นตอนของเป้าหมาย วัตถุประสงค์ ทรัพยากรมนุษย์ และอื่นๆ เช่น ความคาดหวัง  สัญญากับผู้ว่าจ้าง  ตารางการทำงาน  งบประมาณและแผนงานต่างๆ  ดังนั้นผู้จัดการโครงการจำเป็นจะต้องมีความเข้าใจในแผนงานโครงการอย่างชัดเจน  และแผนงานโครงการจะต้องเปลี่ยนแปลงได้ตามสถานะการณ์ที่ไม่แน่นอน แต่จะต้องอยู่ในกรอบของการบรรลุวัตถุประสงค์ของการก่อสร้าง

หลักการพื้นฐานสำหรับการบริหารจัดการโครงการที่ประสบความสำเร็จ

  1. การเป็นผู้นำและการเข้าใจในหลักของการบริหารจัดการ 
  2. การกำหนดวิสัยทัศน์และกลยุทธ์
  3. การนำเป้าหมายและวัตถุประสงค์มากำหนดเป็นแผนการดำเนินงานได้อย่างเหมาะสม
  4. การเลือกสมาชิกในทีมงานและการประสานความขัดแย้งภายในทีมงานให้ได้
  5. มีการประชุมร่วมกับกลุ่มผู้มีส่วนได้ส่วนเสียเกี่ยวกับปัญหา อุปสรรค และความคาดหวัง ล่วงหน้าก่อนการดำเนินงานโครงการแต่ละขั้นตอนเสมอ
  6. การกำหนดสิ่ทธิ์และความรับผิดชอบในการบริหารจัดการงานโครงการแต่ละขั้นตอนของหัวหน้าทีมงาน
  7. การกำหนดระยะเวลาแผนการดำเนินที่มีความชัดเจน และมีการป้องกันความเสี่ยงในแต่ละขั้นตอน
  8. การประสานงานด้านการสื่อสารภายในทีมงานและหน่วยงานภายนอก
  9. การเคร่งครัดในการปฎิบัติงานให้อยู่ในกรอบของเวลา และงบประมาณที่มีจำกัด
  10. มีการวางแผน หรือการพยากรณ์การเปลี่ยนแปลงที่จะเกิดขึ้นล่วงหน้า ของกระบวนการทำงานในแต่ละขั้นตอน
  11. การกำหนดตำแหน่งผู้รับผิดชอบในแต่ละส่วนงาน หรือ ขั้นตอนการทำงานส่วนสำคัญๆ ของโครงการ
  12. การตั้งคำถาม และการทดสอบประสิทธิภาพ การดำเนินงานในแต่ละขั้นตอนให้เป็นไปตามแผนงาน
  13. การเตรียมความพร้อมสำหรับรับสภาพการเปลี่ยนแปลงที่อาจจะเกิดขึ้นในแต่ละช่วงเวลา
  14. การทำงานเกินความคาดหวังของผู้รับเหมาก่อสร้าง เพราะผู้ว่าจ้างเพิ่มเงื่อนไขการทำงานภายหลัง

รูปแบบของความเสี่ยงที่เกิดขึ้นจากการดำเนินงานของโครงการ 

  1. งบกระแสเงินสดไม่เพียงพอและกิจกรรมเกี่ยวกับการจัดซื้อจัดจ้างผิดพลาด
  2. ขั้นตอนการศึกษา  การออกแบบ  และการวิเคราะห์เป้าประสงค์ของโครงการไม่สามารถใช้งานได้จริง
  3. ภาพวาด และคำอธิบายเกี่ยวกับการออกแบบสิ่งปลูกสร้าง ไม่ชัดเจนและไม่ครอบคลุม
  4. ไม่มีความยืดหยุ่นในการยอมรับการเปลี่ยนแปลงและมาตรฐานในการควบคุม
  5. ไม่มีตารางระยะเวลาในการก่อสร้างที่ชัดเจน และข้อมูลค่าใช้จ่ายต่างๆ ที่เกิดขึ้นในระหว่างการก่อสร้างสูง
  6. กระบวนการผลิตที่ขาดประสิทธิภาพ  ไม่มีการประสานงาน และอุปสรรคที่เกิดขึ้น
  7. ไม่มีการทดสอบและการประกันคุณภาพ  การตรวจสอบไม่ได้มาตรฐาน และไม่มีการบันทึกข้อมูลจุดที่ผิดพลาด
  8. ขาดกระบวนการติดต่อ ประสานงานด้านธุรการไม่เป็นระบบ และขั้นตอนการอนุมัติล่าช้า ฯลฯ
  9. ไม่มีรายงานกิจกรรมภาคสนามการตรวจสอบและการบันทึก
  10. ขาดการทำสัญญาการประกันภัย และเอกสารการกำกับดูแลที่ชัดเจน

การกำหนดข้อจำกัดของโครงการ

ข้อจำกัดนี้เป็นส่วนหนึ่งของโครงการใดๆ เพื่อประกันความสำเร็จ ที่จะต้องมีการระบุและจดบันทึกข้อมูลอย่างมีประสิทธิภาพ และมีการระบุข้อจำกัดที่เกิดขึ้นจากการวางแผนผิดพลาด หรือ การออกแบบสิ่งปลูกสร้างที่ผิดพลาด และตรวจสอบพบในระหว่างการดำเนินงานก่อสร้าง หรือ ขั้นตอนการทดสอบเพื่อตรวจสอบมาตรฐานสิ่งปลูกสร้าง

ขั้นตอนแรกจำเป็นจะต้องมีการกำหนดขอบเขตและวัตถุประสงค์ของโครงการ ให้มีความเข้าใจง่ายและแบ่งเป็นข้อๆ  ตามประเภทของข้อจำกัดของโครงการ  รวมทั้งความขัดแย้งที่อาจจะเกิดขึ้นระหว่างวัตถุประสงค์ที่ระบุไว้ เกี่ยวกับขอบเขตค่าใช้จ่าย  ระยะเวลา  คุณภาพ  มาตรฐาน  ข้อจำกัดด้านการเงิน  ทรัพยากรมนุษย์ แยกเป็นรายข้อ

การระบุแนวทางในการแก้ไขปัญหาที่เริ่มมีอาการ หรือมีแนวโน้มที่จะเกิดขึ้น  ด้วยการระบุทางเลือกในการแก้ไขปัญหา ที่สำคัญๆ   นอกจากนี้จำเป็นจะต้องระบุสิ่งที่ไม่ได้รวมอยู่ในขอบเขตของโครงการ ที่เกิดจากความเข้าใจที่ไม่ตรงกัน หรือขาดความชัดเจน

สรุปในขั้นตอนนี้ ผู้จัดการโครงการ และทีมงานด้านธุรการ จำเป็นจะต้องมีการจดบันทึกเหตุการณ์ต่างๆ ที่เป็นอุปสรรคต่อการปฎิบัติงาน และความเสี่ยงที่อาจจะเกิดขึ้น และสิ่งที่เกิดขึ้นแล้ว พร้อมกับแนวทางแก้ไขปัญหาต่างๆ ที่ได้ดำเนินการไปแล้ว เป็นต้น

การเลือกทีมงานโครงการ

เพื่อให้แน่ใจว่าความสำเร็จของโครงการจะบรรลุผล  ผู้จัดการโครงการจะต้องพยายามมีอิทธิพลต่อการเลือกและการมอบหมายของทีมงานโครงการ จำเป็นจะต้องคัดเลือกสมาชิกทีมงานที่ “ใช่”  พร้อมกับ “ทักษะ” และ “ถูกเวลา” ในการทำงานที่มีความสำคัญๆ   การที่สมาชิกในทีมมีความเข้าใจและสามารถบริหารจัดการการเปลี่ยนแปลงทีมพัฒนาและวิวัฒนาการที่เป็นพื้นฐาน  นอกจากนี้จะต้องมีการปรับปรุงหรือบริหารจัดการสิ่งที่เป็นอุปสรรคต่อโครงการ เพราะสิ่งทั้งหมดนี้จะผลกระทบต่อความสำเร็จของโครงการ และการกำหนดแผนงานของโครงการโดยรวม

ผู้จัดการโครงการ จำเป็นจะต้องอำนวยความสะดวกให้กับทีมงานเพื่อให้การทำงานสามารถปฎิบัติไปได้อย่างราบรื่น นอกจากนี้ผู้จัดการโครงการสามารถตรวจสอบให้แน่ใจว่าทุกคนเข้าใจในความสามารถและทักษะของสมาชิกในทีมแต่ละคน  นอกจากนี้จะต้องกระตุ้นให้มีการเจรจา การมีส่วนร่วมของสมาชิกในทีมงาน และการวางแผนสภาพแวดล้อมความปลอดภัยที่เกิดขึ้นในระหว่างโครงการก่อสร้าง

จุดเริ่มต้นของปัญหาอยู่ที่ขาดความชัดเจนในการเริ่มต้นการก่อสร้าง และการแบ่งความรับผิดชอบในการทำงาน  คนส่วนใหญ่จะเร่งรีบในการเริ่มต้นการก่อสร้าง  โดยไม่มีการกำหนดขอบเขตและหน้าที่การทำงานที่ชัดเจนในการก่อสร้าง  ซึ่งมักจะก่อให้เกิดการขาดประสิทธิภาพในการทำงานด้านการก่อสร้าง เช่น เสียเวลารอคอย  เสียเวลารอทรัพยากร   ใช้เวลาบางส่วนไปกับการศึกษาแบบ และอธิบายสิ่งที่ได้ดำเนินการก่อสร้างไปแล้ว โดยการหยุดการก่อสร้างทั้งหมดเพื่ออธิบายงานให้ผู้ว่าจ้างเข้าใจเกี่ยวกับรูปแบบการทำงานและขั้นตอนการก่อสร้างที่ดำเนินการอยู่

ข้อพึงระวังในการบริหารจัดการโครงการก่อสร้างขนาดใหญ่

  • ผู้จัดการโครงการจำเป็นจะต้องศึกษารูปแบบของสิ่งปลูกสร้างอย่างชัดเจน และทำการวางแผนการก่อสร้างอย่างคร่าว 
  • ผู้จัดการจะต้องอธิบายแนวทางในการก่อสร้าง รูปแบบ ระยะเวลา  งบประมาณ วัตถุประสงค์ การบรรลุเป้าหมายของการก่อสร้าง ให้ผู้ว่าจ้างเข้าใจที่ตรงกันก่อน
  • ผู้จัดการโครงการจะต้องมีการนำเครื่องมือที่ใช้การวัดประสิทธิภาพในการก่อสร้าง และการประเมินค่าใช้จ่ายต่างๆ ที่เกิดขึ้นล่วงหน้า และการใช้ทรัพยากรตลอดอายุของโครงการ
  • ผู้จัดการโครงการจำเป็นจะต้องเลือกทีมงานที่มีความรู้ ความเข้าใจ และเชื่อฟัง เคารพ และยอมรับในความสามารถของผู้จัดการโครงการ
  • ผู้จัดการโครงการ จะต้องมีวาทะศิลป์ในการเจรากับทีมงาน กลุ่มผู้ว่าจ้าง และประสานความขัดแย้งต่างๆ ที่เกิดขึ้นในการทำงานได้
  •  ฯลฯ

สิ่งที่เป็นข้อพึงระวังทั้งหลายเหล่านี้ ผู้อ่านสามารถค้นคว้าได้จากบทความต่างๆ ที่เราได้เขียนไว้แล้วในบล็อกนี้ ในหัวข้อ Project Risk Management ซึ่่งได้อธิบายไว้หลายสถานการณ์

สุดท้ายนี้ขอขอบพระคุณทุกๆ ท่านที่กรุณาอ่านบทความนี้มาตลอด และให้ความเห็นในการนำข้อมูลจากบทความเหล่านี้ไปใช้ประโยชน์  เราหวังเป็นอย่างสูงว่าบทความเหล่านี้จะมีประโยชน์ต่อท่านผู้อ่านบ้าง ไม่มากก็น้อย ขอขอบคุณอีกครั้ง

ขอให้ทุกๆ ท่านมีความสุขสมหวังทุกประการเถิด สาธุ

เอกกมล  เอี่ยมศรี

ผู้เรียบเรียง

http://www.interfinn.com 

https://eiamsri.wordpress.com 

http://www.facebook.com/pages/Interfinn-Business-College/366946776746602

มกราคม 31, 2013 Posted by | Project Risk Management | | 1 ความเห็น

การจัดการกับการเปลี่ยนแปลง : คุณได้วางแผนสำหรับอุปสรรคเหล่านี้รึยัง?


สวัสดี ครับ

วันนี้เราอยากจะคุยกันเกี่ยวกับการบริหารการเปลี่ยนแปลงอีกสักครั้ง เพราะเราเชื่อว่าผู้ที่เป็นผู้จัดการโครงการ หรือ ผู้รับผิดชอบโครงการ จำเป็นจะต้องเตรียมพร้อมกับความเปลี่ยนแปลงของโครงการตลอดอายุของโครงการ  ดังนั้นขอให้ทุกๆ ท่านพิจารณาตามขั้นตอนที่จะเล่าให้ฟังด้านล่างนี้นะครับ

โครงการที่มีการเปลี่ยนแปลงส่วนใหญ่นั้นจะต้องมีผู้รับผิดชอบโครงการที่เรียกว่า “Project Manager” เป็นผู้ควบคุมกระบวนการทำงานต่างๆในเชิงลึกและความซับซ้อนของการเปลี่ยนแปลง เพราะบ่อยครั้งที่ผู้บริหารระดับสูง หรือ ผู้ที่อนุมัติเงินงบประมาณจะมองเฉพาะในภาพรวมๆ แต่จะไม่ลงรายละเอียดทำให้ไม่สามารถประเมินการเปลี่ยนแปลงเล็กๆน้อยๆ ที่เป็นสัญญาณบอกเหตุได้  เพราะผู้จัดการโครงการส่วนใหญ่จะต้องมีการทำ Project Risk Planing และ Emergency Planing เสมอ เพื่อรองรับกับการเปลี่ยนแปลงที่อาจจะเกิดขึ้นโดยไม่รู้ว่าจะเกิดเมื่อใด?

1) ใครคือคนที่อยู่ในตำแหน่งที่จะต้องดำเนินการในสภาวะที่มีการเปลี่ยนแปลง (Who’s in Charge?)

เมื่อความจำเป็นในการเปลี่ยนแปลงถูกกำหนดไว้ว่าอาจจะมีการเปลี่ยนแปลงในเอกสารตารางค่าใช้จ่ายของกระบวนการงานที่โครงการจะต้องทำ? ผู้จัดการโครงการจำนวนมากจึงจำเป็นที่จะต้องมีการวางแผนสำรองที่เรียกว่า ”  Project Risk Planing และ Emergency Planing “ กับทุกโครงการและมีการวางกำกับตำแหน่งของบุคคลที่จะต้องดำเนินการ ในสภาวะเกิดการเปลี่ยแปลงในระดับต่างๆ ถึงแม้ว่าคุณจะมีคณะกรรมการควบคุมการเปลี่ยนแปลงที่เกิดขึ้นของโครงการในแต่ละช่วงเวลา  นอกจากนี้คุณจะต้องมีการประมาณการค่าใช้จ่ายต่างๆ ที่นอกเหนือจากการคาดหมาย และเพื่อให้แน่ใจว่าการเปลี่ยนแปลงจะไม่ส่งผลต่อการดำเนินการของโครงการ และการดำเนินการโครงการเสร็จสิ้นตามเวลา ดังนั้นคุณจำเป็นที่จะต้องมีการฝึกฝนทีมงานและการติดต่อสื่อสารระหว่างทีมงานที่ประสิทธิภาพตลอดกระบวนการเพื่อให้ประสบความสำเร็จ

2) ประเภทของการปรับเปลี่ยน (Type of Modification)

ประเภทของการปรับเปลี่ยนที่จำเป็น หรือมีความสำคัญสูงสุด เพราะมันเป็นการเปลี่ยนแปลงที่ทีมงานโครงการหรือองค์กรจะต้องรับรู้ผลของการเปลี่ยนแปลงที่จะเกิดขึ้นอย่างชัดเจน การกำหนดประเภทของการเปลี่ยนแปลงที่จะเกิดขึ้นก่อนที่คุณจะส่งมอบผลงานโครงการไปยังคณะกรรมการควบคุมการเปลี่ยนแปลง

ถ้าทีมงานต้องการจัดรูปแบบประเภทของการเปลี่ยนแปลงที่แตกต่างกันที่เกิดขึ้นกับโครงการขององค์กร เพราะถ้าคุณไม่ได้กำหนดประเภทของการเปลี่ยนแปลง คุณจะได้รับความวุ่นวาย การติเตียนจากผู้ที่ได้รับผลกระทบของการเปลี่ยนแปลงในครั้งนี้  รวมทั้งคุณจะได้รับการร้องเรียนและความสับสนจากบรรดาของผู้ที่ได้รับผลกระทบ  ดังนั้นคุณจะจำเป็นจะต้อง “ตั้งสติให้ได้” และอย่าสับสนหรือเกี่ยวข้องกับผู้ที่ไม่ได้มีส่วนร่วมรับรู้ในการเปลี่ยนแปลง  ตรวจสอบให้แน่ใจว่าเมื่อคุณได้ระบุความต้องการที่จะตอบสนองต่อการเปลี่ยนแปลงที่คุณได้จัดประเภทของการเปลี่ยนแปลงเรียบร้อยแล้ว

3) แรงต้านทาน (Resistance)

แรงต้านทานของโครงการต่อการเปลี่ยนแปลง ซึ่งผู้จัดการโครงการส่วนใหญ่จะมองข้ามและใช้การพูดคุยกับทีมงานแบบไม่เป็นทางการเสียส่วนใหญ่  ซึ่งอาจจะทำให้คุณไม่ทราบข้อมูลที่แท้จริงว่าโครงการมีความสามารถรองรับแรงต้านทานได้มากน้อยแค่ไหน?

ดังนั้นคุณจำเป็นที่จะต้องทำการวิเคราะห์และรู้จักลักษณะและประเภทต่างๆของแรงเสียดทาน แรงต้านทาน เช่น มีกลุ่มคนที่ไม่พอใจในการดำเนินงานของโครงการและพยามท้าทายผู้ปฎิบัติงานของโครงการ?  กลุ่มคนที่มีความคิดต่อต้านโครงการแต่ไม่เปิดเผยตัวแต่รอจังหวะที่โครงการเริ่มมีปัญหาจะก่อกวนโครงการ?  คุณจำเป็นที่จะต้องมีการศึกษาและเก็บรวบรวมข้อมูลทั่วไปเกี่ยวกับความต้านทานของการเปลี่ยนแปลง?  ซึ่งคุณจำเป็นที่จะต้องมีการวางแผนสำหรับดำเนินการด้านความต้านทานของการเปลี่ยนแปลง ที่รวมอยู่ในการวางแผนการจัดการของคุณหรือไม่?  หากคุณตอบว่ายังไม่มีการวางแผนใดๆ ก็ขอให้คุณเริ่มคิดเสียตั้งแต่วันนี้เลยว่าจะทำอย่างไร?

4) การสื่อสาร (Communication)  

คุณจำเป็นที่จะต้องมีการเตรียมความพร้อมสำหรับการสื่อสารการเปลี่ยนแปลงของโครงการหรือองค์กร เตรียมรึยัง? คุณจำเป็นจะต้องฉลาดเลือกใช้ระบบการสื่อสารไปยังทีมงานที่เกี่ยวข้องกับการบริหารจัดการการเปลี่ยนแปลงใดๆ ของโครงการ เช่น ผ่าน Twitter  , Facebook, Email, SMS, etc. เพื่อให้ทุกคนรับทราบปัญหาและแนวทางปฎิบัติตามแผน หรือรายงานสถานการณ์ของความเปลี่ยนแปลงใดๆ มายังทีมงานคณะกรรมการควบคุมการเปลี่ยนแปลงของโครงการหรือองค์กรทุกระยะเป็นต้น

ผู้เชี่ยวชาญด้านการบริหารจัดการโครงการจะบอกคุณเกี่ยวกับความล้มเหลว ในการสื่อสารและการเปลี่ยนแปลงได้อย่างถูกต้องเป็นจำนวนหนึ่ง เหตุผลที่กระบวนการเปลี่ยนแปลงที่ทำให้การสื่อสารล้มเหลว เหตุผลที่กระบวนการเปลี่ยนแปลงที่ล้มเหลว ส่วนใหญ่จะเกิดจาก เช่น ทีมงานไม่รู้หน้าที่ของตนเอง?  ทีมงานขาดการซักซ้อมหรือเตรียมความพร้อมทำให้บกพร่องในด้านการติดต่อสื่อสาร? คนที่เกี่ยวข้องไม่เข้าใจคำถาม?  จะเกิดอะไรขึ้นถ้าพวกเขาเห็นหรือได้ยินการเปลี่ยนแปลงที่เป็นแรงต้าทานจากภายนอก?  ดังนั้นคุณจำเป็นที่จะต้องมีการวางแผนเรื่องการสื่อสารในสภาวะฉุกเฉินให้ดีและมีการเตรียมความพร้อมตลอดเวลา (ห้ามละเลยเด็ดขาด) 

5) การระดมสมอง (Brainstorming Sessions)

ไม่ว่าการเปลี่ยนแปลงที่มีผลกระทบต่อโครงการหรือองค์กร มากหรือน้อย ซึ่งในความเป็นจริงถ้าทีมงานและผู้มีส่วนได้ส่วนเสียได้รับโอกาสในการเข้ามามีส่วนร่วมในกระบวนการดำเนินงานของโครงการในบางส่วนที่ไม่สำคัญมากนัก แต่จะให้ความรู้สึกที่ดีและการมีส่วนร่วมกับผู้มีส่วนได้ส่วนเสีย และทำให้งานราบรื่นขึ้นได้ มีส่วนร่วมในการเสนอความเห็นด้านผลกระทบของโครงการต่อพื้นที่ ชุมชน ผู้ใช้บริการต่างๆ ในลักษณะเวทีพิจารณ์ ได้ครับ

ถ้าหากคุณใช้วิธีการตัดสินใจด้วยระบบเผด็จการเกี่ยวกับการเปลี่ยนแปลงที่เกิดขึ้นกับโครงการหรือองค์กร หรือผู้ที่รับผลกระทบหรือผู้ที่เกี่ยวข้องเหล่านั้น  โดยไม่ให้พวกเขาได้รับรู้หรือมีส่วนร่วมในการแก้ไขปัญหาเหล่านี้ การดำเนินงานโครงการของคุณจะล้มเหลวในทุกระดับ การใช้วิธีการระดมสมองนี้จะช่วยให้การทำงานมีลักษณะเป็นทีม และมีความโปร่งใสมากขึ้น รวมทั้งจะทำให้ไม่เกิดการต่อต้านทั้งจากภายในและภายนอกองค์กรด้วย

 6) บทบาทที่เล่น (Role-Playing)

วิธีการนี้เหมือนกับการระดมสมองของทีมงาน เพราะบทบาทและวิธีที่เราแสดงออกจะเป็นกระบวนที่มีความสำคัญเช่นกัน เพราะการที่คุณแสดงออกด้วยวิธีการที่สามารถควบคุมอารมณ์ได้ สถานการณ์ความรุนแรงก็จะลดลง  นอกจากนี้คุณได้มีการวางแผนเกี่ยวกับความเปลี่ยนแปลง ตามขั้นตอนที่ 1  มีการสื่อสารกันภายในทีมตามขั้นตอนที่ 4  และมีการระดมสมองตามขั้นตอนที่ 5   ดังนั้นบทบาทที่คุณแสดงออกต่อหน้าสื่อมวลชน หรือ กลุ่มผู้มีส่วนได้ส่วนเสียจึงเป็นภาพลักษณ์ของความสงบนิ่ง และพร้อมรับมือกับปัญหาที่เกิดขึ้นอย่างดี และมีทีมงานที่พร้อมสนับสนุนที่มาเสนอแบบแพ็คเก็จ จะดูน่าเชื่อถืออย่างมาก

7) การสนับสนุนและการเสนอแนะ (Support and Guidance) 

ถึงแม้ว่าคุณจะได้มีการทำการสื่อสารกันภายในทีมงานด้วยระบบสื่อสารที่มีประสิทธิภาพ  และมีการระดมสมองเพื่อช่วยกันหาทางออกของปัญหาหรือการเปลี่ยนแปลงที่เกิดขึ้นเป็นอย่างดี  แต่สิ่งหนึ่งที่คุณขาดไม่ได้เลยคือ “ทีมงานสนับสนุน” ที่จะเป็นผู้ช่วยที่สำคัญในการประสานงานต่างๆ การนัดหมายการประชุม การติดต่อสื่อสารเพื่อแจ้งความก้าวหน้า หรือ ความรุนแรงของการเปลี่ยนแปลง นอกจากนี้จำเป็นที่จะต้องเชิญผู้เชี่ยวชาญบางสาขาที่เป็นสาขาเฉพาะมาให้ “ข้อเสนอแนะ” กับทีมงานและกลุ่มที่ระดมสมองเพื่อเลือกช่องทางการแก้ไขปัญหาหรือความเปลี่ยนแปลงที่ถูกต้องให้ได้

ทีมงานสนับสนุนจะช่วยคุณทำการพัฒนาคู่มือสำหรับดำเนินการต่างๆ เพิ่มเติมหรือเปลี่ยนแปลงใหม่  จัดทำโปสเตอร์ชี้แจงขั้นตอนการทำงานใหม่ๆ  ทำรายงานสรุปจากที่ประชุมเกี่ยวกับแนวทางต่างๆ  ซึ่งทีมงานพวกนี้จำเป็นที่จะต้องมีการฝึกทักษะมาดีพอสมควรครับ

8) การตระหนักถึงความจำเป็น

หลายโครงการล้มเหลวเพราะผู้นำไม่ตระหนักถึงความต้องการที่เปลี่ยนแปลงไป หรือ การเปลี่ยนแปลงของโครงการที่เปลี่ยนไปจากแผนเดิมที่กำหนดไว้  ด้วยการที่มีความเชื่อมั่นในตนเองสูง ทำให้ละเลย และไม่สนใจกลุ่มผู้มีส่วนได้ส่วนเสียที่ได้รับผลกระทบจากโครงการ (ทั้งภายในและภายนอก) ดังนั้นผู้จัดการโครงการมีความจำเป็นอย่างมากที่จะต้องเป็นคนหูไว  ตาไว  รับฟังความคิดเห็นของผู้อื่น และนำมาไตร่ตรองด้วยความรอบคอบอีกครั้ง

เมื่อมีการเปลี่ยนแปลงและได้รับการยอมรับและระบุวิธีการนำเสนอที่ชัดเจน เข้าใจง่าย แก่กลุ่มผู้มีส่วนได้ส่วนเสียรับทราบ และนำเสนอทางเลือกที่คิดว่าดีที่สุด (ผ่านความเห็นชอบจากคณะกรรมการเปลี่ยนแปลงแล้ว) และคุณเป็นเพียงผู้นำเสนอแนวทางการตัดสินใจในครั้งนั้น ว่าองค์ประกอบที่จำเป็นและแนะนำสิ่งที่ดีและเหมาะสม

9) ผู้บริหาร หรือ ผู้ให้การสนับสนุนด้านเงินทุนไม่สนใจ

ถ้าคุณพบความเปลี่ยนแปลงที่เกิดขึ้นกับโครงการ หรือ องค์กร และมีการสรุปเป็นรายงานหรือนำเสนอให้ผู้บริหารรับทราบด้วยวาจา  แต่ทางกลุ่มผู้บริหาร หรือ ผู้ที่ให้เงินทุนสนับสนุนโครงการปฎิเสธ ที่จะรับฟังหรือไม่สนใจในการเปลี่ยนแปลงในครั้งนั้น  ซึ่งส่วนใหญ่แล้วผู้บริหารหรือผู้ที่ให้เงินทุนสนับสนุนโครงการ จะไม่ให้ความสนใจกับการเปลี่ยนแปลงใดๆ ของโครงการเพราะกลัวว่า ตนเองจะต้องจ่ายเงินเพิ่มให้กับการสร้างระบบป้องกันการเปลี่ยนแปลงเหล่านั้นโดยไม่จำเป็น

คุณจำเป็นอย่างมากจะต้องชี้แจงให้ผู้บริหารรับทราบว่า คุณจะต้องมีการเตรียมการกับวิธีการเปลี่ยนแปลงของโครงการที่เกิดขึ้น ถึงแม้ว่าจำเป็นที่จะต้องใช้เงินเพิ่มขึ้นเพื่อประหยัดช่วงเวลาของการทำงานโครงการให้เสร็จทันเวลา (งานนี้ ผู้จัดการโครงการจำเป็นที่จะต้องแสดงฝีมือแล้วละครับ)

10) ทราบเมื่อคุณลงมือทำ (Know When You’re Done) 

นี้เป็นอุปสรรคในการเปลี่ยนแปลงอีกครั้งที่คุณจำเป็นจะต้องเตรียมทำใจรองรับ และเตรียมแผนฉุกเฉินไว้สำรอง แต่ถ้าคุณได้มีการเตรียมการเป็นอย่างดีตามขึ้นตอนต่างๆ ทั้ง 9 ขั้นตอนที่เราได้นำเสนอมาตั้งแต่ต้น ก็ทำให้เชื่อได้ว่าคุณมีความพร้อมที่จะรองรับกับปัญหาที่เกิดขึ้น หรือ ความเปลี่ยนแปลงต่างๆ

ขั้นตอนการเปลี่ยนแปลงที่เพิ่มขึ้นและการใช้ภาวะผู้นำที่มีความสุขุม  การตัดสินใจที่ชาญฉลาด มีทีมงานที่มีความสามารถพอสมควร และมีระบบการติดต่อสื่อสารที่ดีและรวดเร็ว ก็จะทำให้คุณทำงานโครงการได้อย่างราบรื่นพอสมควรเลยครับ  (แต่งานนี้ก็ขึ้นอยู่กับ “ดวง” ด้วยส่วนหนึ่งครับ)

สุดท้ายนี้ เราเชื่อว่าทุกๆ คน พร้อมที่จะรับมือกับอุปสรรค และการเปลี่ยนแปลงที่จะเข้ามาพบคุณแบบที่คุณคาดไม่ถึงกันพอสมควรแล้วครับ ขอให้ทุกๆ คนนำไปฝึกปฎิบัติจนขึ้นใจ และทำอย่างเป็นธรรมชาติ จะทำให้คุณกลายเป็นมืออาชีพ และประสบการณ์จะสอนให้คุณกลายเป็นผู้เชี่ยวชาญในอนาคต ครับ

ขอให้ทุกๆ ท่านโชคดี มีเงินใช้ นะครับ

เอกกมล เอี่ยมศรี

ผู้เรียบเรียง

http://www.interfinn.com 

https://eiamsri.wordpress.com 

http://www.oknation.net/blog/ProjectManagement/

พฤษภาคม 21, 2012 Posted by | Project Risk Management | ใส่ความเห็น

วิธีการเตรียมความพร้อมสำหรับการเปลี่ยนแปลงที่ไม่แน่นอน


สวัสดี ครับ

วันนี้เรายังอยากคุยเรื่องการวิเคราะห์โครงการ เพราะยังเชื่อว่าหลายๆ ท่านยังไม่เข้าใจการวิเคราะห์โครงการอย่างลึกซึ้ง  และอยากทราบวิธีการทำงานที่ถูกต้อง อยากได้ตัวอย่างหรือคำอธิบายต่างๆ เพื่อประกอบการวิเคราะห์โครงการ  ดังนั้นเราจะขอนำเสนอเรื่องนี้ไปสักระยะครับ  เราเริ่มกันเลยครับ

การเปลี่ยนแปลงที่ไม่แน่นอนของโครงการ ก็เป็นเช่นเดียวกับการเปลี่ยนแปลงของสิ่งในชีวิต บางครั้งคุณก็รู้เกี่ยวกับการเปลี่ยนแปลงและบางครั้งคุณก็ไม่รู้ล่วงหน้าและทำการแก้ไขไม่ได้   ในฐานะที่คุณเป็นผู้จัดการโครงการคุณจำเป็นจะต้องมีการเตรียมความพร้อมสำหรับการเปลี่ยนแปลงที่มองเห็นล่วงหน้าและการเปลี่ยนแปลงที่คุณยังมองไม่เห็น  และคุณจำเป็นจะต้องเตรียมความพร้อมกับทีมงานของคุณสำหรับการเปลี่ยนแปลงที่ไม่รู้จะเกิดขึ้นเมื่อใด ในขณะที่การเตรียมความพร้อมรักษาความสมบูรณ์ของโครงการ

คุณเคยได้ยินคำกล่าวที่ว่า “การเปลี่ยนแปลงเป็นสิ่งที่หลีกเลี่ยงได้?” ดีแม้ว่าคุณจะไม่ได้เคยได้ยินคำเหล่านี้ หรือนำไปใช้ในชีวิตประจำวันโดยไม่คำนึงถึงวิธีการล่วงหน้า  คุณจำเป็นที่จะต้องพยายามอย่างหนักที่จะต้องสอดคล้องกับการเปลี่ยนแปลงที่จะเกิดขึ้นและเดินทางไปเคียงข้าง  แม้ในความเปลี่ยนแปลงโลกจะหมุนอย่างรวดเร็ว  ซึ่งการบริหารโครงการเพื่อพร้อมรับเปลี่ยนแปลงเหล่านี้อาทิ  งบประมาณหรือ   อายุของโครงการเกินกำหนด   การขาดกำลังคนเพื่อดำเนินการโครงการ   ดังนั้นสิ่งที่คุณควรทำและสามารถทำได้ คือ สิ่งที่สำคัญมากในฐานะผู้จัดการโครงการ เมื่อคุณไม่ได้มีข้อมูลทั้งหมดที่เกี่ยวกับการเมื่อมีการเปลี่ยนแปลงที่จะกลายเป็นสิ่งที่มีประสิทธิภาพและการเปลี่ยนแปลงจะนำมา แต่ในยังที่คุณจะต้องพร้อมและสามารถระบุตัวเลือกของคุณสำหรับการสื่อสารการเปลี่ยนแปลงให้เห็นว่าแม้คุณไม่แน่ใจ

ลองมาดูที่สถานการณ์ที่จะช่วยคุณเตรียมความพร้อมสำหรับการสื่อสารและการเปลี่ยนแปลงก่อนที่มันจะเกิดขึ้นกันครับ

สถานการณ์สมมติ:

คุณได้เสร็จสิ้นการดำเนินงานของเหตุการณ์เปิดลานแสดงสินค้าแห่งใหม่ ” Civic Center”  ซึ่งคุณอยู่ในฐานะเป็นผู้จัดการโครงการ  คุณได้ตรวจสอบค่าใช้จ่ายทุกแง่มุมของเหตุการณ์ต่างๆ รวมทั้งมีการประสานงานการจัดงานกับเจ้าหน้าที่ท้องถิ่นและ หัวหน้าทีมงานแต่ละจุด  คุณมีทีมงานที่พอมีประสบการณ์บ้างและได้รับการมอบหมายงานตามที่คุณกำหนดและมีความใจหน้าที่ของตนดีพอควร

ต่อมาวันหนึ่งคุณถูกเรียกตัวให้ไปประชุมด่วนด้วยปัญหาที่เกิดจากการก่อสร้างศูนย์แสดงสินค้าไม่เสร็จตามเวลาที่กำหนดและเกิดความล่าช้าพอสมควร  และวันที่มีการกำหนดเสร็จแน่นอนคือความไม่แน่นอน คุณรู้ไหมว่าวันก่อสร้างวันสุดท้ายที่เป็นสิ่งจำเป็นสำหรับการเปิดตัวศูนย์แสดงสินค้าจะเป็นข่าวที่กว้าง และไปได้เร็วมากเพราะทุกคนต่างเฝ้ารอชมงาน   แม้จะมีความไม่แน่นอนของการก่อสร้างศูนย์แสดงสินค้าที่คุณได้ดำเนินการวางแผนมาอย่างยาวนานและการสรุปรายละเอียดของเหตุการณ์สำหรับแนวทางแก้ไขปัญหา ขณะที่คุณกำลังสับสน คุณจำเป็นที่จะต้องควบคุมสติ และบริหารจัดการความเปลี่ยนแปลงทั้งหลายให้ได้

ก่อนที่คุณจะสื่อสารกับทีมงาน:

ในฐานะที่คุณเป็นผู้จัดการโครงการก่อนอื่นคุณจะต้องวิเคราะห์ข้อมูลที่ได้รับเพื่อตรวจสอบว่ามีทางเลือกใดบ้างที่เหมาะสมกับสถานะการณ์  ทางเลือกจากการประมวลผลจะช่วยให้คุณเข้าใจวิธีการเพื่อบรรเทาความเสียหายหรือความสูญเสียจากการเปลี่ยนแปลงที่ไม่รู้จัก  คุณสามารถสร้างแผนของสถานการณ์ทางเลือกขึ้น Scenario Analysis (โปรดอ่านรายละเอียดบทความเก่าใน Blog นี้)  เพื่อที่คุณจะได้เลือกเส้นทางของแนวทางแก้ไขสิ่งที่เลวร้ายที่สุดของสถานการณ์นี้ สำหรับบุคคลหรือกลุ่มบุคคลเกี่ยวกับการเปลี่ยนแปลงที่ไม่แน่นอนนี้

คุณจำเป็นจะต้องตั้งคำถามเพื่อตรวจสอบความละเอียด ในสถานการณ์ข้างต้นของคุณเกี่ยวกับเหตุการณ์ความล่าช้าของการก่อสร้างศูนย์แสดงสินค้า  คุณจะต้องนำข้อมูลที่ได้มีการทำ Scenario Analysis มาเล่าให้ทีมงานและผู้ที่เกี่ยวข้องเข้าใจสถานการณ์และแนวทางแก้ไข  นอกจากนี้คุณจำเป็นจะต้องพิจารณาเลือกการสร้างกลยุทธ์สำหรับใช้ในการสื่อสารใหม่ หรือ ที่เหมาะสมกับทีมงานและสถานที่

ขั้นตอนการสื่อสารกับทีมงานและผู้ที่เกี่ยวข้อง:

คุณมีทีมงานผู้ช่วยเพื่อจัดเตรียมงานประชุมทีมงานทั้งหมดกับพวกเขา และร่วมกันหารือเกี่ยวกับประเด็นที่มีการเปลี่ยนแปลงใดๆ เกี่ยวกับการก่อสร้าง ศูนย์แสดงสินค้า ดังนั้นคุณจำเป็นที่จะต้อง เตรียมความพร้อมด้านจิตใจกับคำถามที่มาจากแผนกต่าง หน่วยงานต่างๆ และความสับสนวุ่นวายที่จะเกิดขึ้นระหว่างการประชุมทีมงานทั้งหมด  คุณจำเป็นจะต้องมีการประชุมร่วมกันกับ Keyman สำคัญๆ ของงานก่อสร้าง และผู้ที่ประสานงานกับเจ้าหน้าที่ท้องถิ่น  ผู้ประสานงานกับสื่อโฆษณาประชาสัมพันธ์ในลักษณะ “การระดมสมอง” และได้ข้อสรุปของแนวทางแล้ว จึงจะมาประชุมรวมทีมงานทั้งหมด

เมื่อคุณได้กระบวนการแนวทางบริหารการจัดการความเปลี่ยนแปลงที่เกิดขึ้นของงานก่อสร้าง และแผนงานโครงการที่ได้มีการจัดทำไว้แล้วจะต้องเปลี่ยนแปลงใหม่ รวมทั้งแผนงานการโฆษณาสื่อสารและการกำหนดระยะเวลาที่จะต้องเผยแพร่ข้อมูลให้กับกลุ่มและบุคคลต่างๆ  ในขณะที่คุณเตรียมความพร้อมสำหรับการเปลี่ยนแปลงในโครงการของคุณอยู่นั้น  คุณจำเป็นที่จะต้องไม่เปิดเผยข้อมูลที่คุณไม่รู้จริง หรืออาจจะทำให้เกิดการเข้าใจผิดด้านการสื่อสาร  ดังนั้นกฎง่าย ” ถ้ามันเป็นสิ่งที่มาจากความคิดของคุณ และไม่ได้ผ่านความเห็นชอบจากทีมงาน Key Man ก่อนในสถานการณ์ที่มีการเปลี่ยนแปลงแบบปลายเปิด คุณจำเป็นที่จะต้องเจรจาหารือเฉพาะเรื่องที่คุณรู้มากกว่าเรื่องที่คุณคิด”  การวางแผนการสื่อสารรูปแบบใหม่ที่ใช้เทคโนโลยี Social Media มาช่วยสนับสนุนเป็นสิ่งสำคัญที่จะทำให้คุณเข้าใจวิธีการและการโต้ตอบของกลุ่มทีมงานและผู้ที่เกี่ยวข้องผ่านทางสื่อ Social Media  ดั้งนั้นคุณจำเป็นจะต้องมีการเตรียมความพร้อมของการสื่อสารข้อมูลที่เกิดขึ้นแก่ท้องถิ่นและบุคคลที่เกี่ยวข้องเฉพาะข้อเท็จจริงและเตรียมความพร้อมของตัวเองและทีมงานของคุณให้มีประสิทธิภาพสูงสุด

ขั้นตอนการสื่อสารออกไปภายนอกในแบบวงกว้าง (Public News):

หลังจากนั้นคุณจะต้องให้ทีมงานช่วยคุณ ในการจัดเตรียมข้อมูลและเวทีสำหรับแถลงข่าวอย่างเป็นทางการเกี่ยวกับความล่าช้าในการก่อสร้างศูนย์แสดงสินค้าที่เกิดขึ้น ซึ่งคุณจำเป็นจะต้องมีรายละเอียดโครงการที่เปลี่ยนแปลงและระยะเวลาโดยประมาณของคุณสำหรับการดำเนินงานอีกครั้ง

ผมเชื่อว่าบทความนี้มีประโยชน์มากสำหรับผู้รับจ้างจัดงาน Event  Organizer  ผู้รับเหมาก่อสร้างงานใหญ่ๆ เพราะคุณจะต้องเจอเรื่องที่ไม่คาดฝันบ่อยมาก และการที่เรามีการเตรียมความพร้อมตั้งแต่เริ่มต้นว่าจะต้องเตรียมตัวอย่างไร ? แก้ไขปัญหาอย่างเป็นระบบอย่างไร?   ควบคุมสถานการณ์ให้อยู่ในความสงบ และมีสติจะต้องทำอย่างไร?  การจัดเตรียมข้อมูลสำหรับแถลงข่าวต่างๆ จะต้องทำอย่างไร? สิ่งเหล่านี้มีความจำเป็นมากและต้องเตรียมความพร้อมเสมอๆ

สุดท้ายนี้ ขอให้ทุกๆท่าน อย่าได้ใช้ชีวิตโดยประมาทขอให้เชื่อว่าเวลาชีวิตของทุกๆ ท่านกำลังนับถอยหลังไปสู่จุดสิ้นสุดของชีวิต ซึ่งเราไม่ทราบว่าจะเกิดขึ้นเมื่อใด?  เวลาใด?  สถานที่ใด?  กับใคร?

ให้ทุกๆ ท่านโชคดีมีความสุขครับ

เอกกมล เอี่ยมศรี

ผู้เรียบเรียง

www.interfinn.com

eiamsri.wordpress.com

http://www.oknation.net/blog/ProjectManagement/

พฤษภาคม 19, 2012 Posted by | Project Risk Management | ใส่ความเห็น

6 ปัจจัยความสำเร็จสำหรับการจัดการคุณภาพโครงการ


สวัสดี ครับ

วันนี้ เราจะมาคุยกันเรื่อง 6 ปัจจัยของความสำเร็จในการบริหารจัดการคุณภาพของโครงการ เพื่อให้ทุกๆ ท่านศึกษาและนำไปใช้ประโยชน์กับโครงการของท่าน  ซึ่งเราเชื่อว่าคุณจะได้ประโยชน์พอสมควรครับ เรามาเริ่มกันเลยครับ

โครงการที่มีคุณภาพนั้นส่วนใหญ่จะกลั่นกรองมาจากประสบการณ์ และความต้องการของลูกค้าที่มีความแตกต่างกันภายใต้งบประมาณที่จำกัด  และนำมาสรุปเป็น 6 ปัจจัยสำคัญที่ช่วยปรับปรุงคุณภาพของโครงการ:

ปัจจัยความสำเร็จที่สำคัญที่ 1: การวางแผนที่ดี

มีการจัดทำแผนงานของโครงการล่วงหน้า หรือ มีการนำเครื่องมือ Plan, Do, Check, Act มาใช้เป็นเครื่องมือในการบริหารจัดการด้านคุณภาพของโครงการเพื่อให้บรรลุผล การทำแผนงานโครงการควรจะมีการทำให้ตรงกับมาตรฐานการวางแผนที่ดีและมีคุณภาพมาตรฐานตลอดวงจรของโครงการ

เคล็ดลับ : คุณจำเป็นที่จะต้องนำเครื่องมือ Plan, Do, Check, Act มาช่วยตรวจสอบแผนงานในแต่ละช่วงเวลา

ปัจจัยความสำเร็จที่สำคัญที่ 2 : การสื่อสารที่เหมาะสม

ถึงแม้ว่าคุณจะมีการวางแผนโครงการที่ดี แต่มีการบริหารจัดการตารางแผนการสื่อสารไม่ดีหรือขาดความร่วมมือกับสมาชิกในทีม และผู้มีส่วนได้ส่วนเสียไม่ได้รับการตอบสนอง หรือแก้ไขปัญหาตามความต้องการตามที่สมควร  ผู้จัดการโครงการจำเป็นต้องมีทักษะด้านการสื่อสารที่ดีเยี่ยมและรูปแบบที่ครบวงจรที่สนับสนุนการสนทนาแบบที่เป็นทางการและเป็นความคาดหวังในเรื่องนวัตกรรมความคืบหน้าและผลสำเร็จของโครงการ

เคล็ดลับ : ผู้จัดการโครงการและทีมงานจำเป็นที่จะต้องมีการติดต่อสื่อสาร  ด้วยเครื่องมือและแผนการติดต่อสื่อสารระหว่างทีมงานอย่างชัดเจน และมีความเหมาะสมตามช่วงเวลา

ปัจจัยความสำเร็จที่สำคัญที่ 3 : การจัดการผู้มีส่วนได้ส่วนเสีย

ผู้จัดการโครงการหรือทีมงานจำเป็นที่จะต้องมีการประชุมร่วมกับกลุ่มมีส่วนได้ส่วนเสีย  เพื่อหาขอสรุปร่วมกันเกี่ยวกับวัตถุประสงค์ของโครงการ  เป้าหมายที่จะต้องทำให้สำเร็จของโครงการ  กลุ่มผู้มีส่วนได้ส่วนเสีย  ขนาดของพื้นที่ที่่จะดูแลภายในการดำเนินงานของโครงการนี้  สุดท้ายผลลัพธ์ที่คาดหวังที่จะได้รับจากการดำเนินงานในครั้งนี้   ถ้าผู้รับผิดชอบโครงการไม่ให้ความสำคัญกับกลุ่มผู้มีส่วนได้ส่วนเสีย หรือไม่ให้กลุ่มผู้มีส่วนได้ส่วนเสียมาร่วมในการกำหนดวัตถุประสงค์หรือผลลัพธ์สุดท้ายของโครงการ  ทางกลุ่มผู้มีส่วนได้ส่วนเสียอาจจะไม่ให้ความร่วมมือในการดำเนินงานของโครงการ และอาจจะสร้างความกังวลอย่างมากให้กับผู้ปฎิบัติงานของโครงการได้ตลอดเวลาวงจรชีวิตของโครงการ

เคล็ดลับ : การที่คุณจะทำโครงการอะไรให้ใคร หรือกลุ่มใด  หรือพื้้นที่ใดๆ ก็ตาม จำเป็นที่จะต้องสอบถามผู้ที่จะใช้โครงการนั้น หรือ ผู้ที่ได้รับประโยชน์หรือผลกระทบจากโครงการนั้นๆ เพื่อให้เข้าใจได้อย่างถ่องแท้ก่อนลงมือดำเนินการวางแผนงานโครงการทุกครั้ง

ปัจจัยความสำเร็จที่สำคัญที่ 4 : การมีระบบวัดประสิทธิภาพที่ดี

การทำงานโครงการทุกประเภท ทุกชนิด จำเป็นจะต้องมีการสร้างเครื่องมือสำหรับใช้วัดประสิทธิภาพที่ดีในการทำงานของโครงการ  เพราะการที่คุณทำงานไปสักระยะจำเป็นที่จะต้องมีการวางแผนการตรวจสอบด้วย “เครื่องมือวัดประสิทธิภาพที่ดี” เพื่อใช้ในการตรวจสอบข้อผิดพลาดที่เกิดขึ้นในระหว่างการทำงานของโครงการ คุณอาจจะสงสัยว่าแล้วจะไปหาเครื่องมือวัดประสิทธิภาพที่ดีของโครงการได้จากที่ไหน และเครื่องมือเหล่านั้นทำงานอย่างไร (ขอให้คุณกลับไปอ่านในหัวข้อ Project Risk Management) เพราะเราได้ทำการเขียนแบบสรุปไปบางส่วนแล้วครับ  เราจะหาเครื่องมือวัดประสิทธิภาพมาเขียนเพิ่มให้ในอนาคตด้วยครับ

เคล็ดลับ : เครื่องมือที่นิยมใช้ในการบริหารจัดการโครงการ เช่น แผนภูมิ Gantt, Network Logic, PERT Chart, โครงสร้างผลิตภัณฑ์ (Product Breakdown Structure) และ โครงสร้างการแบ่งงาน (Work Breakdown Structure)  ซึ่งเครื่องมือเหล่านี้เป็นเครื่องมือทั่วไปที่ใช้เมื่อมีการวางแผนโครงการ ซึ่งเครื่องมือการบริหารโครงการเหล่านี้ จะมีความหมายและวิธีการใช้งานที่แตกต่างกัน

ปัจจัยความสำเร็จที่สำคัญที่ 5 : สำรวจความคิดเห็นต่อโครงการอย่างต่อเนื่อง

ผู้จัดการโครงการที่ประสบความสำเร็จส่วนใหญ่มักจะมีความขยันขันแข็งและอย่างสม่ำเสมอ รวมทั้งมีความจำเป็นที่จะต้องทบทวนความก้าวหน้าของโครงการ  ตามตารางช่วงเวลาของงบประมาณและการวัดคุณภาพของโครงการ  การสำรวจความคิดเห็นแบบปกตินี้จะช่วยให้ตรวจสอบพบปัญหาที่จะระบุได้ในช่วงต้น  เพื่อนำมาใช้ในการแก้ไขปัญหา รวมทั้งสามารถนำมาใช้โครงการในการติดตาม  การสำรวจความคิดเห็นจากกลุ่มผู้เกี่ยวข้องทั้งภายใน และภายนอกโครงการ ยังช่วยให้สมาชิกในทีมได้เรียนรู้และพัฒนาทักษะของพวกเขา

เคล็ดลับ : เครื่องมือการสำรวจความคิดเห็นจากกลุ่มผู้มีส่วนได้ส่วนเสีย หรือ ผู้มีผลกระทบต่อโครงการ จะเป็นตัวสะท้อนผลสำเร็จ และความก้าวหน้าของโครงการที่ดีมาก เครื่องมือหนึ่ง

ปัจจัยความสำเร็จที่สำคัญที่ 6 : ตรวจสอบข้อกฎหมาย กฎระเบียบที่เกี่ยวข้อง

ผู้จัดการโครงการจำเป็นที่จะต้องมีการศึกษากฏระเบียบ  กฎหมาย ประกาศต่างๆ ของหน่วยงานภาครัฐ และผู้ให้เงินทุนให้ชัดเจน เพื่อจะได้ดำเนินงานของโครงการให้ตรงกับวัตถุประสงค์ และหลีกเลี่ยงปัญหาที่เกิดจากการดำเนินงานที่ผิดพลาดด้วยการไม่ทราบกฎหมาย หรือ กฎระเบียบต่างของท้องถิ่น และถูกเจ้าหน้าที่บางกลุ่มมาทำการไถ่เงินค่าแก้ไขแบบโครงการ เป็นต้น

เคล็ดลับ : หมั่นติดต่อหน่วยงานที่เกี่ยวข้อง เพื่อขอทราบกฎระเบียบใหม่ และตั้งทีมงานคอยตรวจสอบข้อผิดพลาดด้านกฎหมายกับหน่วยงานภาครัฐ ขึ้นมาเฉพาะตลอดอายุโครงการ

สุดท้ายนี้ เราก็อยากให้ทุกๆ ท่านนำแนวความคิดเหล่านี้ไปศึกษาต่อและลองปรับใช้กับการดำเนินงานของโครงการท่าน เพื่อให้เกิดประโยชน์สูงสุดในการทำงาน

ขอให้ทุกๆ ท่านโชคดี

เอกกมล  เอี่ยมศรี

ผู้เรียบเรียง

http://www.interfinn.com

http://www.oknation.net/blog/ProjectManagement/

https://eiamsri.wordpress.com

พฤษภาคม 16, 2012 Posted by | Project Risk Management | ใส่ความเห็น

3 ประโยชน์หลักของการทำ Baselining สำหรับโครงการ


สวัสดี ครับ

วันนี้เป็นวันที่อากาศร้อนปนเหงาอีกวันของเรา และเมื่อมองไปด้านนอกนึกหน้านักศึกษารุ่นใหม่ๆ ที่ยังทำหน้า “งง” เวลาพูดถึงการเขียนงานโครงการ   การวางแผนงานโครงการ   การคำนวณค่าใช้จ่ายแยกตามแผนงานกิจกรรมของโครงการ  และการทำ Baselining ของโครงการ  นักศึกษาทุกคนต่างมองหน้ากันและกัน  คิดว่าสิ่งที่เราพูดเหมือนสิ่งนี้ยังไม่เกิดขึ้นในโลกนี้   เราขอเตือนทุกๆ คนว่าหลังปี 2558 ทุกอย่างจะเปลี่ยนแปลงครั้งยิ่งใหญ่ แบบที่จะไม่มีวันย้อนกลับ ขอให้ทุกคนเตรียมพร้อมกับสิ่งที่เปลี่ยนแปลงนี้ ด้วยการศึกษาข้อมูลให้เยอะและต้องลงทำอย่างเดียว ทำให้มากๆ ทำให้เกิดความชำนาญ ครับ

เราขออย่างเดียวสำหรับผู้ที่อ่านบทความของเรา ขอให้นำไปใช้ในโครงการที่จริง ขอให้นำไปฝึกฝนจนเกิดความชำนาญอย่างที่เราคาดหวังนะครับ (ขอแค่นี้ก่อนจะหายไปจากโลกนี้) 

เรามาเริ่มกันเลยนะครับ เมื่อคุณทำการวางแผนโครงการเสร็จสิ้น  ซึ่งคุณจำเป็นที่จะต้องมีการกำหนดชั่วโมงการทำงานและค่าใช้จ่าย (ถ้ามี) ในกรณีที่คุณจ้างหน่วยงานอื่นทำแทนคุณ

Baselining คือ อะไร

เป็นข้อมูลพื้นฐานหลักของโครงการที่มีการกำหนดไว้ล่วงหน้า

  • เริ่มกำหนดวันเริ่มต้นและวันสิ้นสุดของโครงการที่ชัดเจน
  • แบ่งการทำงานออกเป็นรายเดือน / รายวัน / รายชั่วโมง
  • กำหนดค่าใช้จ่ายตามแผนของกิจกรรมและงบประมาณค่าใช้จ่าย
  • รายได้ตามแผนงานหรือช่วงระยะเวลาของโครงการ

ทำไมต้อง Baselining?

ประโยชน์หลักของการมีพื้นฐานของโครงการ ดังนี้

  • ทำให้ผู้จัดการโครงการสามารถประเมินประสิทธิภาพของกรอบการทำงานโครงการได้
  • คำนวณรายได้และรายจ่ายเพื่อพิจารณาความคุ้มค่าของกิจกรรมหลักของโครงการ
  • ปรับปรุงความถูกต้องของประมาณการในอนาคต

การประเมินผลการปฎิบัติงานของกิจกรรมในแต่ละช่วงเวลา

สิ่งที่คุณจะต้องทำก็ คือ คุณจำเป็นที่จะต้องเปรียบเทียบ Plan กับ Actual ในแต่ละกิจกรรมที่คุณกำลังจะทำสำหรับโครงการ และตัดสินใจว่าคุณจะอยู่บนแทร็ก (อยู่ในBaseline) หรือไม่?  และท่านที่มีความสามารถก็ใช้โปรแกรมซอฟต์แวร์ ที่ระบุสัญญาณ “ไฟจราจร ” เขียว – เหลือง – แดง หรือระบบที่คล้ายๆ กันนี้  ซึ่งเครื่องมือเหล่านี้จะเป็นตัวบ่งชี้ความแปรปรวนที่เกิดขึ้นของโครงการในแต่ละช่วงเวลา และเป็นประโยชน์สำหรับการประเมินในอนาคต

ตัวอย่าง : การวางแผนที่จะเริ่มต้นสัปดาห์ที่แล้วและพยายามวางแผนต่อไปอีก 10 วันล่วงหน้า ดังนั้นควรจะเสร็จสิ้นในตอนท้ายของสัปดาห์นี้   คือ ตอนนี้วันจันทร์ของสัปดาห์ที่ 2  งานจริงเริ่มต้นในวันพุธและต้องดูงานตอนนี้  คุณประมาณการว่าใช้เวลาอีก 8 วันที่จะทำให้เสร็จ

ตามแผนสัปดาห์เริ่มวันจันทร์ที่ 1                       สัปดาห์ที่เกิดขึ้นจริงเริ่มวันพุธที่ 1

ตามแผนสัปดาห์เสร็จสิ้นวันศุกร์ที่ 2                   กำหนดการสัปดาห์ที่สิ้นสุดวันพุธที่ 3

ตามแผนระยะเวลา 10 วัน                                   ฉบับปรับปรุงระยะเวลา 11 วัน

ดังนั้น เมื่อการประมาณการล่วงหน้า  แต่ในปัจจุบันงานใช้เวลาเพิ่มพิเศษจึงจะเสร็จสมบูรณ์โดยที่เป็นช่วงเวลาปลายเดือนอีก 3 วัน  การประเมินโครงการในลักษณะนี้ ถือเป็นการประเมินที่ค่อนข้างหยาบ  แต่ถ้าคุณใช้เครื่องมือที่เป็นโปรแกรมซอฟต์แวร์จะติดตามได้อย่างละเอียดและน่าสนใจมาก

เทคนิคการใช้ Baselining : คุณจำเป็นที่จะต้องมีการกำหนดช่วงเวลาการเริ่มต้น และสิ้นสุดของโครงการที่ชัดเจน  คุณจำเป็นที่จะต้องมีเครื่องมือในการตรวจสอบ และตรวจับข้อผิดพลาดในการทำงานของกิจกรรมหลักในแต่ละช่วงเวลา เพื่อใช้ประเมินความเสี่ยงที่อาจจะเกิดขึ้นล่วงหน้า หรือ ประมาณการความเสียหายที่จะเกิดขึ้น (เครื่องมือนี้ เคยเสนอในบทความเก่าๆ ของ Project Management แล้ว)

ความคุ้มค่าที่ได้รับ

การคุ้มค่าเราใช้วิธีการเปรียบเทียบชั่วโมงการทำงานจริง กับ ชั่วโมงการทำงานที่กำหนดตามแผน  ค่าใช้จ่ายที่เกิดขึ้นจริงกับค่าใช้จ่ายตามแผนงานโครงการ  และพิจารณาความก้าวหน้าของโครงการในภาพรวม  มันมักจะมีการคำนวณตัวบ่งชี้ด้านประสิทธิภาพที่ช่วยให้คุณมองเห็นแนวโน้มในการปฎิบัติงานและทำการคาดการณ์สิ่งที่ผิดพลาดได้ (overruns) ในระดับงานของแต่ละบุคคล ซึ่งเป็นตัวบ่งชี้ที่ดีในการประมาณความคุ้มค่าการทำงานรายบุคคล หรือ ภาพรวมการทำงานของโครงการที่มีความก้าวหน้ากับทีมงานที่บริหารอยู่ในปัจจุบัน

แต่การใช้ Baseline ก็ไม่ใช่ทางเลือกที่ดีที่สุดที่จะสร้างความเชื่อมั่นให้กับคุณในด้านการคาดการณ์ของโครงการ  โดยเฉพาะอย่างยิ่งโครงการที่อยู่ในขั้นเริ่มต้นของวงจรชีวิตของโครงการที่เป็นงานพื้นฐานหลัก ซึ่งอาจจะมีความคลาดเคลื่อนจากการเริ่มต้นและเวลาที่เสร็จสิ้นไปบ้าง  แต่ถ้าได้มีการตรวจจับด้วยเครื่องมือต่างๆ ตามระยะเวลาของ Baselining แล้วควรจะมีความผิดพลาดด้านเวลาและค่าใช้จ่ายที่ต่ำมากๆ

เทคนิคการใช้ Baselining : จะเป็นการกำหนดระยะเวลาของผลลัพธ์ที่เป็นรายได้ และ ค่าใช้จ่าย ของโครงการ ที่มีการกำหนดไว้ล่วงหน้าในแต่ละช่วงเวลา และการใช้ Baselining จะเป็นตัวกำหนดว่าเราควรจะวัดอะไร?   ช่วงเวลาใด?  วัดที่กิจกรรมไหน?  และทำโครงการมาถึงตรงนี้แล้วคุ้มค่าหรือยัง?

การประมาณการปรับปรุง

เมื่อคุณสร้างแผนของคุณด้วยการประมาณการระยะเวลาที่จะต้องใช้ บวกกับ ความพยายามที่จะต้องเสร็จสมบูรณ์แล้ว   นอกจากนี้คุณยังอาจไม่ทำงานที่จำเป็นจะต้องเสียค่าใช้จ่ายไปก่อน แต่คุณใช้วิธีการเรียกเก็บเงินจากลูกค้าบางส่วนมาใช้ในการบริหารจัดการโครงการ ถ้าคุณใช้เทคนิคนี้คุณจะดำเนินการอย่างไร? อันนี้เป็นเทคนิคและประสบการณ์ในการบริหารโครงการเฉพาะบุคคลเท่านั้น เพราะเครื่องมือที่ใช้มากที่สุดจะเป็นประสบการส่วนตัวในอดีตของคุณมากำหนดทิศทางการทำงาน บวกกับอุปกรณ์ เช่น ลูกบอลคริสตัล

ในทางปฎิบัติสากล คุณสามารถปรับปรุงความถูกต้องของการประเมินของคุณถ้าคุณมีการบันทึกรายการของกิจกรรมและงบประมาณก่อนหน้านี้ เพื่อเทียบกับผลที่เกิดขึ้นจริง และเปรียบเทียบกับรายได้ของอัตรากำไรขั้นต้นและข้อผิดพลาดต่างๆ (อาจจะเทียบเป็นเปอร์เซ็นต์)  ซึ่งคุณจะสามารถสร้างเป็นข้อมูลประมาณการในอนาคตทั้งหมด

ถ้าคุณมีโปรแกรมซอฟต์แวร์ด้านการติดตามประเมินผลโครงการ ก็จะช่วยให้คุณสามารถติดตามสถานการณ์โครงการได้อย่างถูกต้องแม่นยำ ในแต่ละช่วงเวลามากขึ้น

ในกรณีที่องค์กร / บริษัทของคุณ มีความประสงค์จะต้องการใช้เครื่องมือ Software ที่เกี่ยวข้องกับ การเขียนแผนงานโครงการ  การติดตามโครงการ  ประเมินผลผลโครงการ เรามีทีมงานระดับมืออาชีพที่จะเข้าไปช่วยคุณให้เกิดความเข้าใจในการใช้งานเครื่องมือ  รู้ความหมาย ระดับมาตรฐานสากล

สุดท้ายนี้ ขอให้ทุกๆ ท่านลองอ่านทบทวนบทความต่างๆ ที่เกี่ยวกับการวิเคราะห์โครงการ การติดตามโครงการ การบริหารความเสี่ยงโครงการ ที่ทีมงานได้นำเสนอใน Blog นี้ และนำไปใช้เพื่อเกิดประโยชน์สูงสุดกับองค์กรของท่านต่อไป

ขอให้ทุกๆ ท่านโชคดี

เอกกมล  เอี่ยมศรี

ผู้เรียบเรียง

https://eiamsri.wordpress.com

http://www.oknation.net/blog/ProjectManagement/

http://www.oknation.net/blog/newmanagement

พฤษภาคม 7, 2012 Posted by | Project Risk Management | ใส่ความเห็น

การเขียนข้อเสนอโครงการ : Writing A Project Proposal


สวัสดี ครับ

วันนี้ เราจะคุยกันเรื่องวิธีการเขียนข้อเสนอโครงการ เพราะเราเชื่อว่าหลายๆ ท่านยังต้องการรับทราบข้อมูลเกี่ยวกับวิธีการเขียนโครงการ โดยเฉพาะนักศึกษาที่ถูกท่านอาจารย์ส้่งงานและไม่รู้ว่าจะเริ่มต้นตรงไหนก่อนดี เราเสนอให้อ่านบทความนี้เป็นส่วนแรกครับ  และบางท่านอยากได้ความเห็นว่าสิ่งที่ทำถูกต้องหรือไม่?

การเขียนข้อเสนอโครงการจะต้องมีความเข้าใจในวัตถุประสงค์ของโครงการ ว่าทำไปเพื่ออะไร?  ทำให้ใคร?  ทำแล้วใครได้หรือใครเสีย?  ทำแล้วผลประโยชน์ต่อหน่วยงาน ประเทศชาติ อย่างไร?  ทำแล้วผลสำเร็จของโครงการจะต้องเป็นอย่างไร? ฯลฯ

การเขียนข้อเสนอโครงการได้รับการยอมรับ 100% นั้นมีน้อยมาก ส่วนใหญ่แล้วข้อเสนอโครงการของผู้ประกอบการอิสระรายเล็กที่เป็น SMEs ส่วนใหญ่จะไม่ค่อยได้รับการยอมรับมากนักทำให้มีลูกค้าน้อยมาก  ดังนั้นเขียนข้อเสนอโครงการที่ดีและมีจำเป็นอย่างมากในการนำเสนอแนวคิดและวิธีการทำงานของคุณ  (แต่ความเห็นส่วนตัวผู้เขียน ถ้าคุณเป็นบริษัทขนาดเล็ก SMEs แต่คุณมีการศึกษาเกี่ยวกับวิธีการเขียนข้อเสนอโครงการที่ดี ก็จะทำให้คุณได้รับการยอมรับ และความน่าเชื่อถือเช่นกัน) ดังนั้น เรามาเริ่มต้นเขียนข้อเสนอโครงการ พร้อมๆ กันเลยนะครับ 

1. ถาม และ ถาม และ ถาม

ก่อนที่จะเริ่มต้นเขียนข้อเสนอโครงการคุณจำเป็นที่จะต้องใช้เวลาเพื่อให้แน่ใจว่าคุณรู้ทุกสิ่งที่คุณจะเสนอ  หากคุณไม่มีความชัดเจนเกี่ยวกับส่วนหนึ่ง ส่วนใดของโครงการใดๆ ขอให้คุณตั้งคำถามลูกค้าผู้ที่มีศักยภาพในการอธิบายแนวทางการทำงานของโครงการให้กับคุณได้ ขอให้ตั้งคำถามที่ฉลาด และอย่าถามคำถามที่ไม่น่าจะถามเพราะในเอกสารก็บอกชัดเจน แต่คุณอ่านเอกสารไม่ละเอียดพอ

หากสิ่งที่คุณอ่านแล้วคลุมเครือให้อ่านคำอธิบายในเอกสารของพวกเขา “สิ่งที่พวกเขาต้องการ” และให้พวกเขาเสนอตัวเลือกที่เป็นไปได้ที่เป็นสิ่งที่คุณคิดว่าเป็นทางเลือกในกรณีที่มีปัญหา  เพื่อประโยชน์ของคุณเมื่อเตรียมจะเสนอราคาค่าใช้จ่ายในการทำงานของคุณ และเพื่อประเมินปริมาณของงานที่จะต้องทำในโครงการนี้ให้ละเอียด  หมายเหตุ : หากคุณตัดสินใจที่จะรวมสิ่งที่เป็นคำถามที่คุณสอบถามนี้พร้อมกับข้อเสนอโครงการของคุณรวมถึงการคาดการณ์การศึกษาที่เป็นสิ่งที่มีคำตอบของพวกเขาจะได้ชัดเจนขึ้น  เพราะราคาที่คุณเสนอนี้ได้รวมสิ่งที่คุณได้เพิ่มเข้าไปในข้อเสนอโครงการตามที่ลูกค้าต้องการที่มีปริมาณเพิ่มขึ้นมากจากข้อตกลงครั้งแรกที่ได้มีการเจรจากัน

2. สรุปแนวทางปฎิบัติของโครงการ (Summarise the Project)

นำข้อมูลทั้งหมดที่เกี่ยวกับโครงการที่คุณได้รับจากลูกค้าและสรุปมันให้สั้นลงด้วยภาษาพูดของคุณเอง เพื่อที่จะได้ง่ายแก่การเข้าใจและอธิบายรูปแบบของโครการต่อให้กับบุคคลอื่นๆ  นอกจากนี้จะทำให้คุณได้รับแนวคิดอื่นๆ ที่มีประโยชน์จากการพูดคุยกันในทีมงาน  รวมทั้งจะช่วยให้ความเชื่อมั่นของลูกค้าที่คุณได้ทำมันให้เกิดขึ้นด้วยความคิดและความเข้าใจของคุณตามที่ลูกค้าต้องการ

3. แบ่งโครงการออกเป็นสิ่งที่ต้องทำ “To Do List”

หลังจากที่คุณสรุป “สิ่งที่จะต้องทำ” ออกเป็นรายการซึ่งจะเป็นประโยชน์มากสำหรับทั้งคุณและลูกค้า รายการที่แตกย่อยๆ ออกเป็นข้อทุกๆ อย่างที่คุณทำจะนำมาใช้ในการเขียนแนวทางปฎิบัติและขั้นตอนการปฎิบัติงานของโครงการ เพื่อให้เป็นมาตรฐานเดียวกัน รายการที่ต้องทำนี้ “สำหรับนักออกแบบ” ความหมายนี้สำหรับรายชื่อของร่างรายการเริ่มต้นและอื่นๆ จนสิ้นสุดโครงการที่จะต้องนำมา สร้างเป็น WBS และ PBS เพื่อกำหนดความสัมพันธ์ของกิจกรรมที่จะต้องทำ  “สำหรับโปรแกรมเมอร์” จะต้องนำรายการนี้ไปวางรากฐานข้อมูลของระบบ Data Based หรือ จัดทำ ER Diagram เป็นต้น  ดังนั้นการกำหนดรายการที่จะต้องทำให้ละเอียดและแยกเป็นหมวดๆ ให้ชัดเจน และสามารถโยงความสัมพันธ์ของแต่ละกิจกรรม หรือ ส่วนงานที่จะต้องทำให้ชัดเจน   มันจะช่วยให้ลูกค้ารู้สึกดีว่าคุณรู้จริงในสิ่งที่คุณทำและสิ่งที่คุณจะทำได้เป็นอย่างดี นอกจากนี้ยังจะช่วยให้คุณแน่ใจว่าไม่มีประเด็นใดที่คุณไม่ได้ลืม หรือ ข้ามไป   แต่การทำรายการที่จะต้องทำนี้จำเป็นที่จะต้องมีการปรับปรุงให้ทันสมัยอยู่เสมอ

4. การแบ่งแยกโครงการออกเป็นขั้นตอน

หลังจากที่ “แบ่งแยกโครงการ” รายการของแบ่งโครงการออกเป็นจำนวนของขั้นตอนที่กำหนดไว้อย่างชัดเจน ผมขอแนะนำให้เริ่มแบ่งขั้นตอนออกเป็น 3 ระดับ     1) ขั้นเริ่มต้นศึกษา สำรวจ สัมภาษณ์ ตรวจสอบเอกสาร จัดทำร่างของกระบวนการ เป็นเฟสแรก   ในขั้นตอนนี้ (ผมขอแนะนำให้ตั้งชื่ออนุสัญญาโครงการที่เหมาะสม กับสมาชิกในทีม)

2) ขั้นดำเนินการโครงการ ขั้นนี้จะเป็นขั้นตอนปรับแต่งข้อมูล  ในส่วนของโครงการ คือ การทดสอบและแก้ไขการดำเนินงานจนกว่าทจะทำให้ลูกค้ามีความสุขกับการทำงานของทีมงานเรา และปฎิบัติได้ตามแผนงานโครงการที่วางแผนไว้

3) ขั้นตอนสุดท้าย (Finalisation) เป็นขั้นตอนการทำงานเสร็จสิ้นและอยู่กระบวนการส่งใบแจ้งหนี้ และเก็บรวบรวมผลงานที่ส่งมอบเป็นรายการนำเสนอให้ลูกค้าทราบตามระยะเวลา นอกจากนี้ คุณอาจจะมีการแถมเพิ่มเติม (Bonus) ให้กับลูกค้าด้วยการทำในสิ่งที่ลูกค้าต้องการและอยู่นอกเหนือ TOR ที่ได้มีการตกลงกันในครั้งแรก  ซึ่งในขั้นตอนนี้ เราไม่สนับสนุนให้มีการจ่ายเงินใต้โต๊ะ ให้กับเจ้าหน้าที่ตรวจรับงาน หรือ พาเจ้าหน้าที่ตรวจรับไปเที่ยวดูงานต่างประเทศ ครับ  แต่เราอยากให้ลูกค้าตระหนักถึงงานที่เกี่ยวข้องหรือผลงานที่จะต้องทำให้เกิดประโยชน์สูงสุดตามที่ได้มีการตั้งวัตถุประสงค์ของโครงการในครั้งแรก

5. นำเสนอ Timeline ของโครงการให้กับลูกค้า

เมื่อคุณได้รับการติดต่อให้ทำงานและมีการเซ็นสัญญาการทำงานเป็นลายลักษณ์อักษรเรียบร้อยแล้ว ขอให้คุณทำการกำหนดระยะเวลาการปฎิบัติงานของโครงการตั้งแต่เริ่มต้นโครงการจนกระทั้งสิ้นสุดโครงการ ว่าคุณจะต้องทำอะไรบ้างในแต่ละขั้นตอนและใช้เวลาเท่าใด   คุณอาจจะใช้เวลาในการทำงานนี้ไม่กี่ชั่วโมง และเมื่อคุณนำไปแสดงให้ลูกค้าดูและจำไว้เสมอว่าลูกค้าจะยึด Timeline ของคุณเป็นหลักในการตรวจสอบความก้าวหน้าของโครงการ และร่วมเสนอความคิดเห็นในกระบวนการทำงานในแต่ละขั้นตอนของโครงการ  นอกจากนี้ Timeline จะช่วยให้ลูกค้าช่วยกระตุ้นเตือนเราว่าใกล้เส้นตายของโครงการแล้วนะ ทำให้เราต้องเร่งกระบวนการทำงานให้เร็วขึ้น หรือ แก้ไขให้ถูกต้องตามที่ลูกค้าต้องการ

 

คลิกลิงค์ด้านล่างนี้จะเป็น VDO อธิบายเกี่ยวกับวิธีการเขียนโครงการเบื้องต้น 

 

6. ประมาณเวลาการทำงานของคุณ 

ในขณะที่การประมาณการเวลาการทำงานจะมีประโยชน์มากที่สุด เพราะทีมงานของคุณจะเข้าใจสไตล์การทำงานของคุณ และลูกค้าจะรู้ว่าเขาควรจะเข้ามามีส่วนร่วมในการเสนอความเห็นในโครงการในขั้นตอนไหน เพราะมีการกำหนดช่วงเวลาการเข้ามามีส่วนร่วมของลูกค้าในช่วงเวลาใดๆ   นอกจากนี้ยังช่วยให้คุณรู้ว่าสิ่งที่ต้องวางแผนล่วงหน้า สำหรับการออกแบบที่มีขนาดใหญ่ / โครงการเขียนโปรแกรมที่มีมูลค่าสูง และอาจจะเป็นโอกาสที่ดีที่จะคิดกระบวนการทำงานเป็นรายชั่วโมงในงานที่จะต้องทำแต่ละขั้นตอน แต่คุณจะต้องทำด้วยความซื่อสัตย์  เป็นคนใจกว้าง แต่สิ่งสุดท้ายคือ คุณจะต้องทำคือการรับรองว่าจะใช้เวลาทำงานนอกจากโครงการนี้เพียง 15 นาทีต่อวัน เท่านั้น

7. ใช้กลยุทธ์การเสนอราคาหลายราคา 

ในขั้นตอนนี้รายละเอียดทั้งหมดของความไว้วางใจ เพราะคุณจะต้องมีการพิจารณาข้อได้เปรียบและเสียเปรียบของคู่แข่งและสถานการณ์ของการแข่งขันในช่วงนั้น  ดังนั้นการคำนวณราคาในระยะเวลาที่คาดการณ์ของคุณโดยที่สมาชิกในทีมที่สำคัญๆ มีส่วนร่วมและให้แน่ใจว่าไม่มีอะไรที่มองข้าม  นอกจากนั้นจะต้องมีการระบุจำนวนชั่วโมงการทำงานและอัตราค่าจ้างรายชั่วโมงของคุณและทีมงานตามอัตราค่าจ้างมาตรฐาน

โครงการกำหนดกิจกรรมและตั้งสมมติว่า คุณประเมินงานที่จะต้องทำประมาณ 5-8 ชั่วโมงและอัตราค่าใช้จ่ายรายชั่วโมงของคุณประมาณ $40 ต่อชั่วโมง เป็นต้น แต่ทั้งนี้คุณจะต้องเปรียบเทียบกับค่าแรงมาตรฐานของการทำงานในโครงการอื่นๆ เพื่อป้องกันการตั้งสมมติฐานของค่าจ้างในอัตราที่สูงเกินความจำเป็น  หรือคุณอาจจะต้องลดค่าใช้จ่ายในการคำนวณค่าแรงต่อชั่วโมงลดลง เพราะคู่แข่งมีการต่อสู้อย่างหนักในการนำเสนอโครงการนี้แข่งกับคุณเช่นกัน

8. มีการรับประกันความพึงพอใจ 

เมื่อคุณได้ส่งข้อเสนอโครงการขอให้มั่นใจว่าคุณได้ใส่รายละเอียดเกี่ยวกับการรับประกันความพึงพอใจของผลงานที่คุณดำเนินการ  เพื่อให้ลูกค้าทราบว่าคุณกำลังมุ่งมั่นที่จะทำงานในโครงการจนกว่าพวกเขาจะพอใจอย่างเต็มที่และเมื่อพวกเข้าได้รับการยอมรับข้อเสนอของคุณ   การที่คุณยอมทำตามที่ลูกค้าต้องการเพื่อรับประกันผลงานคุณทำให้ต้นทุนการดำเนินงานบางอย่างของคุณสูงขึ้น  แต่คุณจะต้องระลึกเสมอว่าโครงการไม่ว่าจะทำดีแค่ไหน แต่ถ้าไม่มีการรับประกันผลงาน จะทำให้ลดความน่าเชื่อถือของโครงการลงไปมากพอสมควร   เพราะลูกค้าที่พอใจมักจะจบลงด้วยการจ้างงานคุณซ้ำแล้วซ้ำอีก เพราะพวกเขารู้สึกสบายใจและคุ้มค่า คุ้มเวลาที่เสียไปในการจ้างคุณดำเนินงานนี้

9. สุดท้ายด้วยลงนามจ้างคุณทำงานนี้ 

สุดท้ายเมื่อคุณได้ดำเนินการทุกข้อตั้งแต่ข้อ 1-9 เสร็จเรียบร้อยแล้ว เราก็เชื่อได้อย่างหนึ่งว่าคุณมีความพร้อมที่จะลงมือทำงานในโครงการนี้แล้ว และพร้อมที่จะรับมือกับสิ่งต่างๆ ที่จะเกิดขึ้นในระหว่างที่มีการดำเนินงานโครงการนี้  หากคุณจำเป็นจะต้องมีการวางเงินมัดจำประกันความเสียหายล่วงหน้ากับพวกเขา ขอให้คุณทำมันอย่างมั่นใจและตรงไปตรงมา เพราะลูกค้าอยากเห็นโครงการที่พวกเขาเลือกหรือพิจารณาให้มีชีวิตชีวาขึ้นมาจริงๆ และคุณจะต้องแสดงความพร้อมด้านจิตใจและทีมงานให้ลูกค้าสบายใจในการติดต่อคุณทำงานโครงการนี้

10. การเขียนและจัดรูปแบบของเอกสารข้อเสนอโครงการอย่างมืออาชีพ 

เรามีประสบการณ์อยู่มากมายเกี่ยวกับ บริษัทคู่แข่งหลายรายที่ตกม้าตายด้วยการจัดทำเอกสารข้อเสนอโครงการที่จะเข้าไป Bid งานต่างๆ แล้วเกิดปัญหาเอกสารไม่ครบ เรียงหน้าเอกสารสลับหมวด  ขาดการแบ่งหมวดที่ชัดเจน  รูปเล่มของข้อเสนอโครงการไม่เรียบร้อย  ใช้กระดาษคุณภาพต่ำในการพิมพ์เอกสาร รูปภาพ หรือ รูปกราฟต่างๆ ไม่ชัดเจน (บรอๆ) ฯลฯ

การจัดหน้าในเอกสารข้อเสนอโครงการ มีการแบ่งย่อหน้าไม่เท่ากัน และมีทั้งตัวเลขไทย และตัวเลขอาราบิค สลับปนกัน ทำให้สับสน และมีการจัดลำดับหมายเลขหมวด และหมวดย่อยสับสน  ไม่มีการอ้างอิงเอกสารภาคผนวกท้ายเล่ม ไม่มีสารบัญตาราง ทำให้หาตารางตัวเลขที่อ้างอิงไม่เจอ  ไม่มีหมายเหตุประกอบตารางว่านำข้อมูลมาจากไหน  ภาษาที่ใช้เขียนเป็นศัพท์เทคนิคเยอะ  ใช้ภาษาพูดในเอกสารมากจนทำให้เกิดความสงสัยขาดความเป็นมาตรฐาน

คุณควรจะต้องมีเอกสารผลงานอ้างอิงในอดีต หรือ สำเนาเอกสารสัญญาจากหน่วยงานอื่นๆ ยืนยันผลงาน หรือ จดหมายยืนยันการส่งมอบผลงานที่บรรลุตามวัตถุประสงค์ จากหน่วยงานลูกค้า เพื่อให้ผู้ว่าจ้างสบายใจว่าคุณเป็นมืออาชีพจริงๆ

การตอบสนอง การติดต่อสื่อสารกับลูกค้ามีความจำเป็นที่จะต้องจัดทำอย่างรวดเร็ว และทำอย่างมืออาชีพจริงๆ ทั้งรูปแบบเอกสาร และวิธีการติดต่อสื่อสารต่างๆ

สุดท้ายนี้ขอให้ทุกๆ ท่านโชคดีในวันสงกรานต์นี้ครับ

เอกกมล เอี่ยมศรี

ผู้เรียบเรียง

www.interfinn.com

https://eiamsri.wordpress.com

http://www.oknation.net/blog/ProjectManagement/

http://www.oknation.net/blog/newmanagement/

เมษายน 10, 2012 Posted by | Project Risk Management | ใส่ความเห็น

เครื่่องมือการบริหารจัดการโครงการ : Project Management Tools


สวัสดีครับ 

วันนี้เราจะมาคุยกันเกี่ยวกับเครื่องมือที่จำเป็นจะต้องใช้ในการวิเคราะห์ความเสี่ยงของโครงการ เพื่อให้คุณสามารถบริหารจัดการปัญหาต่างๆ ที่คาดว่าจะเกิดขึ้นกับโครงการและแนวทางแก้ไขปัญหาล่วงหน้าที่จำเป็นจะต้องรู้ ก่อนปัญหาที่จะเกิดขึ้นจริง งั้นเรามาอ่านพร้อมๆ กัน ครับ 

แผนภูมิ Gantt, Network Logic, PERT Chart, โครงสร้างผลิตภัณฑ์ (Product Breakdown Structure) และ โครงสร้างการแบ่งงาน (Work Breakdown Structure)  ซึ่งเครื่องมือเหล่านี้เป็นเครื่องมือทั่วไปที่ใช้เมื่อมีการวางแผนโครงการ ซึ่งเครื่องมือการบริหารโครงการเหล่านี้ จะมีความหมายและวิธีการใช้งานที่แตกต่างกันแต่ละเครื่องมือ ดังนี้ : 

แผนภูมิแกนต์ (Gantt Chart)  

แผนภูมิแกนต์เป็นเครื่องมือการบริหารจัดการโครงการที่ได้รับความนิยมมาอย่างยาวนานข้ามกาลเวลา เริ่มมีการพัฒนาแผนภูมิแกนต์ครั้งแรกในปี 1917   แผนภูมิแกนต์ไม่ได้แสดงความสัมพันธ์ระหว่างงานอย่างเดียว  แต่ได้กลายเป็นเรื่องธรรมดาในการใช้งานปัจจุบันเป็นทั้งกาลเวลาและความสัมพันธ์ระหว่างงานและมีการติดตามทุกขั้นตอน 

ตั้งแต่การแนะนำครั้งแรกของพวกเขาแผนภูมิของแกนต์ได้กลายเป็นมาตรฐานอุตสาหกรรม แผนภูมิแกนต์เป็นเครื่องมือสำคัญในการบริหารจัดการโครงการที่ใช้สำหรับการแสดงขั้นตอนงานที่เด่นและทรัพยากรที่จำเป็น  ซึ่งเป็นส่วนหนึ่งของโครงการ และถูกนำไปใช้ครั้งแรกในโครงการเขื่อนฮูเวอร์ที่เริ่มในปี 1931 

โมเดลเครือข่ายลอจิก (Network Logic Model) 

เครือข่ายลอจิกแสดงลำดับกิจกรรมในโครงการและมันจะช่วยแสดงให้เห็นกิจกรรมที่มีเหตุผลที่จะต้องทำนำหน้าหรือตามกิจกรรมอื่นๆ มันสามารถนำมาใช้เพื่อระบุเหตุการณ์ที่สำคัญและเส้นทางที่สำคัญของโครงการ มันจะช่วยให้คุณเข้าใจการอ้างอิงในโครงการของคุณ timescale และ Workflow ของมัน เทคนิคนี้สามารถที่ช่วยเปิดเผยถึงข้อมูลที่สำคัญที่อาจจะถูกมองข้ามไประหว่างการวางแผนงานโครงการ 

ตัวอย่าง: Network Logic Model 

แผนภูมิ PERT

การประเมินโครงการและเทคนิคการรีวิวขั้นตอนการทำงานและกระบวนการทำงานของโครงการ  ชื่อเต็ม “Program Evaluation and Review Technique” (PERT)  เป็นแบบจำลองสำหรับการจัดการโครงการและสิ่งประดิษฐ์ที่คิดค้นโดยสหรัฐอเมริกาของกระทรวงกลาโหม สำนักงานหนึ่งของกองทัพเรือโครงการพิเศษในปี 1958  เป็นส่วนหนึ่งของโครงการเรือดำน้ำที่ใช้ในการควบคุมโครงการขีปนาวุธด้วยระบบโทรศัพท์เคลื่อนที่

PERT เป็นวิธีการในการวิเคราะห์งานที่เกี่ยวข้องในการดำเนินการโครงการที่กำหนดโดยเฉพาะอย่างยิ่งเวลาที่จำเป็นเพื่อให้งานแต่ละขั้นตอนใช้เวลาต่ำที่สุดและประหยัดเวลาในการทำงานให้สั้นลง หรือ ลดความสูญเสียโดยไม่จำเป็น

โครงสร้างสินค้า (Product Breakdown Structure : PBS)

ในการบริหารจัดการโครงการ เครื่องมือโครงสร้างการผลิต PBS ถือเป็นเครื่องมือที่สำคัญที่สุดเช่นเดียวกัน  เป็นการจัดโครงสร้างลำดับชั้นของชิ้นส่วนที่ทำขึ้นในแต่ละส่วนของโครงการที่ส่งมอบ และมีการจัดเรียงลำดับความสัมพันธ์ของแต่ละส่วนงาน

PBS สามารถช่วยชี้แจงสิ่งที่จะต้องส่งมอบตามโครงการและสามารถช่วยสร้างโครงสร้างส่วนที่ผิดพลาดของงาน  ตามกฎการวิเคราะห์โครงการของ PRINCE2 แนะนำการใช้งานของการวางแผนการใช้ผลิตภัณฑ์ให้เป็นส่วนหนึ่งของการพัฒนาโครงสร้างสินค้า

โครงสร้างการแบ่งงาน (Work Breakdown Structure) 

สหรัฐอเมริกาของกระทรวงกลาโหม (DoD) สร้างรายละเอียดแนวคิดโครงสร้าง ซึ่งเป็นส่วนหนึ่งของโครงการเรือดำน้ำ Polaris ที่เปิดตัวโครงการขีปนาวุธ 

Work Breakdown Structure (WBS) โครงสร้างทั้งหมดถูกจัดแบ่งออกเป็นหมวดและลำดับชั้นของการส่งมอบและกิจกรรมต่างๆ ที่ต้องดำเนินการให้แล้วเสร็จสิ้นในโครงการ  ซึ่ง WBS ถือเป็นเครื่องมือที่สำคัญที่สุดในการบริหารจัดการและเป็นข้อมูลพื้นฐานในการวางแผนโครงการทั่วทั้งหมดของโครงการ

สุดท้ายนี้ ทุกๆ ท่านเริ่มจะเข้าใจเครื่องมือต่างๆ ที่จำเป็นในการบริหารจัดการโครงการให้ประสบความสำเร็จ และใช้เครื่องมือเหล่านี้ในการวิเคราะห์ความเสี่ยงของโครงการ เพื่อป้องกันปัญหา หรือ หาแนวทางแก้ไขปัญหาที่อาจจะเกิดขึ้นระหว่างการดำเนินการโครงการได้อย่างมีความคิดเป็นระบบ และมีมาตรฐานที่ชัดเจนมาก   ขอให้ทุกๆ ท่านฝึกปฎิบัติจนเกิดความชำนาญอย่างสูง และเกิดประโยชน์กับองค์กรของท่านเอง 

ขอให้ทุกๆ ท่านโชคดี ในช่วงเทศกาลสงกรานต์ ครับ 

เอกกมล เอี่ยมศรี 

ผู้เรียบเรียง 

www.interfinn.com 

https://eiamsri.wordpress.com

http://www.oknation.net/blog/ProjectManagement/

http://www.oknation.net/blog/newmanagement/

เมษายน 10, 2012 Posted by | Project Risk Management | ใส่ความเห็น

วิธีการทำ งบประมาณโครงการให้ถูกต้อง : Accurate Project Estimating


สวัสดีครับ

วันนี้เราจะมาคุยกันเรื่องวิธีการประมาณการค่าใช้จ่ายของโครงการให้ถูกต้อง และเพื่อช่วยลดความขัดแย้ง  ลดค่าใช้จ่าย ประหยัดเวลา และเป็นไปตามเงื่อนไขที่กำหนด พอฟังแล้วจะรู้ว่ามีประโยชน์เยอะมาก  ดังนั้นเราควรที่จะใช้เวลาอันมีค่าด้วยการทำประมาณการค่าใช้จ่ายให้ถูกต้องตามมาตรฐานกันดีกว่า

โครงการส่วนใหญ่มักมีความสลับซับซ้อนของหน่วยงาน และมีผันแปรของขั้นตอนการทำงานที่สูง เพราะโครงการบางอย่างเกิดจากนโยบายของผู้บริหาร และเมื่อผู้บริหารเปลี่ยนแปลงทำให้ขั้นตอนการทำงานที่กำหนดไว้ตั้งแต่ต้นมีการเปลี่ยนแปลงไปเหมือนกัน  ส่งผลให้ประมาณการค่าใช้จ่ายที่ได้มีการกำหนดไว้ตั้งแต่แรกต้องมีปัญหาตลอด นอกจากนี้ยังจะช่วยลดความเสี่ยงและเพิ่มอัตราความสำเร็จของโครงการด้วย

แนวคิดเบื้องต้นที่ควรจะทราบ

บริษัทของคุณมีจุดมุ่งหมายที่จะพัฒนาผลิตภัณฑ์ใหม่ หรือ ปรับปรุงบริการใหม่ด้วยการเปลี่ยนระบบการให้บริการใหม่ใช้เทคโนโลยีขั้นสูงที่มีอยู่หรือเปิดเว็บไซต์ใหม่ สิ่งต่างๆ เหล่านี้จำเป็นที่จะต้องมีการกำหนดตารางเวลาของการดำเนินงาน ขั้นตอนการทำงานในแต่ละส่วน และการใช้เงินทุนและทรัพยากรที่ต้องการ ซึ่งจำเป็นที่จะต้องมีการทบทวนการดำเนินงานและประเมินผลการทำงานที่เป็นองค์ประกอบหลายประเภทตามช่วงเวลา

เทคนิคการประมาณการที่ช่วยในการบริหารจัดการความเสี่ยง 

คุณรู้ไหมว่าการประเมินความเสี่ยงโครงการเป็นเครื่องมือที่ทรงคุณค่า  สำหรับการคาดการณ์และการจัดการความไม่แน่นอนของโครงการเหล่านี้?

เมื่อเราสามารถระบุค่าใช้จ่ายและความต้องการของเรา  ด้วยการประมาณการณ์ระยะเวลาที่มีความแม่นยำจะช่วยลดความเสี่ยงของการทำงานที่ใช้ทรัพยากรและงบประมาณในโครงการ

ปกติแล้วการทำประมาณการค่าใช้จ่ายเราจะเน้นไปที่การสร้างประมาณการตามที่ได้มีการตกลงราคาค่าใช้จ่ายกันล่วงหน้า แต่เราก็ยังประสบปัญหาอยู่ดีเพราะทุกอย่างเป็นการณ์คาดเดาล่วงหน้า  โดยไม่ทราบว่าทุกอย่างจะต้องเปลี่ยนแปลงไปตามกาลเวลา หรือสถานะการณ์ที่เปลี่ยนแปลงไปโดยที่เราคาดไม่ถึงก็บ่อย ดังนั้นการประมาณการค่าใช้จ่ายในโครงการต่างๆ จำเป็นที่จะต้องมีการใช้ทักษะขั้นสูงของผู้ประมาณการและประสบการณ์ในการทำโครงการลักษณะคล้ายๆ แบบนี้มาก่อน  ก็จะสามารถพยากรณ์ค่าใช้จ่ายได้อย่างใกล้เคียง หรือ มีความสามารถปรับเปลี่ยนประมาณการณ์ค่าใช้จ่ายได้ตามสถานการณ์

แต่ถ้าเราเป็นพวกมือใหม่ขาดประสบการณ์แต่อยากจะทำการงบประมาณการณ์ค่าใช้จ่ายของโครงการที่เราเป็นผู้ดูแลจะต้องทำอย่างไรบ้าง  เราก็จะต้องพิจารณากันที่เอกสารหลักฐานต่างๆ ที่เชื่อได้ว่าเราจะพบทั้งหมด 3 ขั้นตอนพื้นฐานเพื่อสร้างต้นแบบของประมาณการณ์ค่าใช้จ่ายอย่างเหมาะสม สำหรับความท้าทายที่เราจะต้องประเมิน :

1) การค้นหาตัวแปรที่ซอนอยู่หรือไม่ทราบว่าจะเป็นค่าเท่าใด หรือเป็นค่าที่กำหนดตายตัวไม่ได้จะต้องขึ้นอยู่กับสถานการณ์ (Unknow Variables)

2) มุมมอง ประสบการณ์  ทัศนคติ ของเราจากความสามารถของเราเอง ซึ่งมักจะต้องใช้การเทียบเคียงกับโครงการในอดีตที่มีลักษณะคล้ายๆ กัน อาทิ งบประมาณ ลักษณะการทำงาน  ขั้นตอนการทำงาน ช่วงเวลา เป็นต้น

ความเห็นผู้เขียน : จำเป็นจะต้องใช้การลองผิดลองถูก และให้ผู้ที่เชี่ยวชาญให้ความเห็นในการแก้ไขเป็นจุดๆ ไปเพื่อให้เกิดการพัฒนาแบบพี่สอนน้อง เพื่อนสอนเพื่อน เป็นต้น

3) ความปรารถนาของมนุษย์จะสร้างความแข็งแกร่งให้กับคนอื่น ด้วยการบอกสิ่งที่พวกเขาต้องการจะได้ยิน (หลังจากที่ทุกคนต้องการที่จะปกปิดและลืมข่าวร้ายๆ ที่เกิดขึ้น?)

 12 เคล็ดลับสำหรับการสร้างประมาณการค่าใช้จ่ายของโครงการให้มีความถูกต้อง

เพื่อแก้ไขข้อบกพร่องเหล่านี้ที่มักพบกันบ่อยๆ ในขณะที่ทำประมาณการณ์ค่าใช้จ่าย และช่วยให้คุณทำประมาณการค่าใช้จ่ายได้อย่างถูกต้อง :

ข้อที่ 1:  การเก็บฐานข้อมูลของโครงการอย่างต่อเนื่อง  สิ่งนี้เป็นอิฐก้อนแรกของการสร้างปราสาทขนาดใหญ่ เพราะถ้าคุณไม่เริ่มเก็บฐานข้อมูลของโครงการ คุณก็จะไม่มีอะไรมาใช้ในการวิเคราะห์ ไม่มีเหตุการณ์ต่างๆ ที่คุณสามารถมองย้อนหลังกลับไปแล้วพบว่าคุณได้ทำผิดพลาดอะไรมาบ้าง

การที่คุณจะทำประมาณการโครงการที่กำลังจะดำเนินการในอนาคต คุณจำเป็นที่จะต้องมีการเก็บข้อมูล อาทิ:

(1) รายละเอียดโครงการทั้งหมด และคุณจะต้องอ่านข้อมูลนี้ด้วยความเข้าใจอย่างลึกซึ้ง  สามารถอธิบายต่อให้คนอื่นเข้าใจได้

(2) รายละเอียดเงื่อนไขหรือข้อจำกัดของโครงการ เพราะถ้าคุณไม่ทราบเงื่อนไข หรือ ข้อจำกัดของโครงการก่อนล่วงหน้าคุณก็จะไม่สามารถเข้าใจ และวางแผนการทำงานผิดพลาดได้อย่างไม่ต้องสงสัยเลยครับ  นอกจากนี้จำเป็นที่จะต้องมีการวางแผนบริหารความเสี่ยง “เงื่อนไข และ ข้อจำกัดเหล่านีัล่วงหน้า”

(3) รายละเอียดของงบประมาณค่าใช้จ่าย เงื่อนไขการเบิกจ่าย  ผลงานที่จะต้องมีการส่งมอบในแต่ละขั้นตอน สิ่งเหล่านี้จะระบุอยู่ใน TOR และต้องอ่านการให้ละเอียด และจำเป็นที่จะต้องทำความเข้าใจให้ตรงกันกับผู้ว่าจ้างล่วงหน้าก่อนการับงาน ครับ

ข้อที่ 2 : การสร้างและใช้เอกสารในการวางแผน  ข้อกำหนดและแผนงานโครงการ (TOR) จำเป็นจะต้องศึกษากับทีมงาน นำ TOR มาวิเคราะห์เป็นเรื่องๆ เปรียบเทียบผลงานที่จะต้องส่งมอบ และเงื่อนไขการขอเบิกจ่ายเงิน

ข้อที่ 3 :   ดำเนินการวิเคราะห์งานที่่มีรายละเอียดของงานที่จะดำเนินการ คือ ต้องแจกแจงและทำเป็นแผน WBS เพื่อให้ง่ายแก่การทำงานและตรวจสอบด้วย โดยที่จะต้องมีการออกแบบและเชื่อมโยงให้ครบถ้วน เพราะจะต้องนำส่วนนี้ไปใช้ในการวิเคราะห์ความเสี่ยงด้วย

ขั้นที่ 4 : มีการกำหนดตัวปัจจัยความซับซ้อน (Unknow Variables) เป็นตัวคูณเพื่อตรวจสอบว่าโครงการที่กำลังจะดำเนินการ หรือ ที่จะต้องทำมีความซับซ้อนขนาดไหนเทียบกับโครงการก่อนหน้านี้

(1) ผู้จ้ดการโครงการ จำเป็นที่จะต้องมีการศึกษาค่า Unknow ของโครงการอื่นๆ ในอดีตว่ามีค่าเฉลี่ยอยู่เท่าใด ที่มีลักษณะโครงการที่คล้ายคลึงกัน

(2) มีการศึกษาและพยากรณ์สถานะการของสภาะเศรษฐกิจ  อัตราเงินเฟ้อ  อัตราค่าแรงขั้นต่ำ  แนวโน้มการเคลื่อนย้ายแรงงานของประเทศเพื่อนบ้าน (คิดกันแบบเหมือนคนบ้าเลยละครับ)

(3) นโยบายของผู้บริหาร และแนวโน้มการเปลี่ยนแปลงของผู้บริหาร ที่มีอำนาจสั่งการแบบว่าชี้เป็น
ชี้ตาย โครงการได้เลยครับ (ดูว่าจะเปลี่ยนแผ่นดินกันเมื่อไหร่) 

ขั้นที่ 5 : ใช้มากกว่า 1 วิธีในการที่จะประมาณการค่าใช้จ่ายโครงการ และหาจุดกึ่งกลางของเครื่องมือทั้งหมด  สิ่งนี้เป็นขั้นตอนที่ยุ่งยากเล็กน้อยสำหรับคนที่เคยทำงบประมาณการค่าใช้จ่ายมาก่อน  แต่ถ้าบางท่านยังไม่เข้าใจวิธีการและเป็นการเริ่มต้นครั้งแรก (ลำบากหน่อยครับ แต่ห้ามท้อนะครับ)  การประมาณการค่าใช้จ่ายของงบประมาณสามารถหาต้นแบบที่เป็น Excel ได้จาก Google ครับ เป็นห้องสมุดขนาดใหญ่ที่มีทุกอย่างที่คุณต้องการจริงๆ และแบบว่าเป็นของแถมที่ไม่ต้องการด้วยครับ

ขั้นที่ 6 : การตั้งสมมติฐานทางการเงิน ส่วนนี้เป็นส่วนที่ยากที่สุดในการทำงานของเรา เพราะว่าคุณจะต้องเข้าใจงานทั้งหมดอย่างละเอียด รู้ว่าการทำงานมีกี่ขั้นตอน  ใช้ผู้เชี่ยวชาญกี่คน ใช้กี่วัน  วิศวะกรกี่คน เจ้าหน้าที่ระดับโฟร์แมน  เจ้าหน้าที่ทั่วไป  แรงงานลูกจ้างชั่วคราว  การส่งมอบผลงาน    เงื่อนไขการเบิกจ่ายเงิน ค่าใช้จ่ายที่จะต้องสำรองจ่ายระหว่างทาง ก่อนที่จะได้รับเงินงวดแรก  ฯลฯ

นอกจากนี้จำเป็นที่จะต้องมีความรู้เกี่ยวกับการผูกสูตรคำนวณ Excel ในระดับหนึ่งเลยทีเดียว เพราะคุณจะต้องทำการผูกสูตรคำนวณในการทำงานและค่าใช้จ่ายที่เกิดขึ้น ที่มีความสัมพันธ์ร่วมกับตัวแปรที่เป็น Unknow อีกต่างหาก และคุณจำเป็นที่จะต้องทำประมาณการ Cashflow เพื่อพิจารณาเงินสดที่จะต้องใช้ในแต่ละช่วงเวลาด้วย ฯลฯ

ขั้นที่ 7 : พร้อมรับกับการปรับเปลี่ยนงบประมาณโครงการ สิ่งนี้ก็เป็นสิ่งที่ยากแก่การคาดเดาอีกเช่นกัน เพราะถ้าโครงการของคุณเป็นโครงการที่จะต้องขอเงินสนับสนุนจากทางรัฐบาล คุณจำเป็นที่จะต้องมีการพร้อมรับกับการโดนตัดงบประมาณอย่างน้อย 30-40% จากงบที่คุณเสนอในโครงการ  ดังนั้นในขั้นตอนการทำประมาณการงบการเงิน และสมมติฐานทางการเงิน จำเป็นที่จะต้องทำ 3 ระดับ ระดับขั้นดีที่สุด (ได้เงินครบตามที่ขอ)   ระดับขั้นปานกลาง (ได้เงินงบประมาณ 80%)  ระดับขั้นต่ำสุด (ได้เงินงบประมาณ 60%)  เพราะถ้าคุณประมาณการค่าใช้จ่ายไว้ถึง 3 ระดับแล้ว ในขั้นตอนต่ำสุด โครงการของคุณก็ยังคงยืนหยัดอยู่ได้ และสามารถดำเนินการได้ครบตามที่ระบุในเงื่อนไข ก็ต้องชมเชยว่าเก่งมาก และก็เสี่ยงมากๆ ด้วยครับ

 ขั้นที่ 8 : พิจารณาวิธีการที่เรียบง่ายและมีประสิทธิภาพมากขึ้นเพื่อจัดระเบียบการปฎิบัติงาน การทำงานโครงการให้เรียบง่าย แต่มีระเบียบที่ชัดเจน มีวิธีง่ายๆ คือ ให้สมาชิกทุกคนในทีมงานมีส่วนร่วมในการเสนอความเห็น และมีส่วนร่วมในการบริหารความเสี่ยงในงานของตนตลอดอายุวงจรชีวิตของโครงการ ฟังดูแล้วเหมือนง่ายแต่ก็ทำเอาเหนื่อยเหมือนกันนะครับ ที่จะทำให้ทุกคนตระหนักถึงวิธีการบริหารความเสี่ยงของโครงการในงานของตน

ขั้นที่ 9 : มีการวางแผนเส้นทางการเดินทางของกระบวนการทำงาน ด้วย PERT มาใช้  การที่ผู้จัดการโครงการนำระบบ PERT มาใช้ในการบริหารจัดการโครงการร่วมกับ WBS และ Project Risk Management จะช่วยการทำงานสะดวกขึ้น มีความเป็นระบบมากขึ้น และสามารถตรวจสอบขั้นตอนการทำงานได้สะดวกขึ้นมาก ขอให้ทุกๆ ท่านนำมาใช้ให้เกิดความชำนาญและเกิดประโยชน์กับโครงการของท่าน

ขั้นตอนที่ 10 : สำรวจความต้องการที่แท้จริงของลูกค้าว่าต้องการให้โครงการนี้ทำอะไร?  ส่วนนี้จะเป็นการสำรวจความต้องการของลูกค้า ซึ่งจำเป็นที่จะต้องมีการเจราจาพูดคุยอย่างใกล้ชิด ด้วยการกำหนดแผนงานการประชุมที่แน่นอน และต้องระบุไว้ในแผนงานโครงการ และมีการจดบันทึกรายงานการประชุมและส่งให้มีการเวียนให้ทราบกันทั่วไป เพื่อให้เกิดความเข้าในการทำงานที่ตรงกัน

ขั้นตอนที่ 11 : การจัดทำแผนฉุกเฉิน เป็นการพัฒนาแผนสำรองกรณีที่เกิดเหตุการณ์ที่ผิดพลาด หรือ มีเหตุการณ์บางอย่างที่ส่งผลกระทบต่อโครงการ หรือเป็นภัยคุกคามการทำงานของโครงการ ทำให้ไม่เป็นไปตามแผนที่ได้มีการกำหนดไว้ล่วงหน้า  ผู้จัดการโครงการจำเป็นที่จะต้องมีการตั้งทีมงานเฉพาะกิจ ที่ดูแลเรื่องการบริหารความเสี่ยงและการทำงานแบบ War Room ในสภาวะฉุกเฉิน

ขอย้ำตรงนี้ว่า “อย่าทำแบบตั้งแต่ชื่อทีมงานให้เท่ห์ๆ แต่ไม่เคยประชุม หรือทำกิจกรรมร่วมกันเลยสักครั้ง” ห้ามทำอย่างนี้เด็ดขาด

 ขั้นตอนที่ 12 : ใช้กฎ 20:20 ด้วยการนำบทเรียนในอดีต + ระบบฐานข้อมูลที่ดี  มาใช้เป็นข้อมูลสนับสนุนในการตัดสินใจของคุณอีกครั้ง และเป็นแนวทางในการประมาณโครงการในอนาคตที่น่าเชื่อถือระดับหนึ่ง แต่ทั้งนี้ทั้งนั้น คุณจำเป็นที่จะต้องดำเนินงานโครงการด้วยความไม่ประมาท และเป็นผู้ที่มีความเข้มงวดกับตัวเองในทุกเรื่อง เพื่อให้งานสามารถดำเนินการได้อย่างตลอดรอดฝั่ง ครับ

 สรุปว่า คุณจะทราบแนวทางในการวางแผนประมาณการค่าใช้จ่ายโครงการด้วยความถูกต้อง แต่ทั้งหมดนี้เป็นการนำข้อผิดพลาดที่เกิดขึ้นบ่อย และส่วนมากจะเกิดขึ้นของการทำงานโครงการมานำเสนอให้ทุกๆ ท่านได้เห็นภาพ และทำการปรับตัวตามสถานะการณ์ที่คาดว่าจะเกิดขึ้นในอนาคต

สุดท้ายนี้ขอให้ทุกๆ ท่านโชคดี มีความสุขในวันสงกรานต์ ครับ

เอกกมล  เอี่ยมศรี

ผู้เรียบเรียง

www.interfinn.com

http://www.oknation.net/blog/ProjectManagement/

         http://www.oknation.net/blog/newmanagement/

เมษายน 9, 2012 Posted by | Project Risk Management | 2 ความเห็น

%d bloggers like this: