NEW MANAGEMENT FORUM

Central Knowledge Society

สิ่งจำเป็นสำหรับการวางแผนโครงการ

สวัสดีครับ

วันนี้เราจะมาคุยให้ฟังเกี่ยวกับสิ่งจำเป็นสำหรับการวางแผนโครงการให้ประสบความสำเร็จ เพราะคราวที่แล้วเราคุยกันเกี่ยวกับวิธีการเขียนแผนงานโครงการ ซึ่งเชื่อว่าทุกๆ ท่าน น่าจะทำได้แล้วและเข้าใจหลักคิดอย่างดี คราวนี้เราจะมาคุยกันในส่วนของสิ่งที่จำเป็นสำหรับการวางแผนโครงการ กันต่อครับ

แผนงานโครงการจะต้องเป็นเรื่องที่เข้าใจได้ง่ายและตรงไปตรงมา เพราะมีผู้จัดการโครงการบางส่วนจัดทำแผนงานโครงการแบบเข้าใจอยู่คนเดียว  ในแผนงานโครงการจะต้องมีรายละเอียดของขั้นตอนการทำงานที่เกี่ยวข้องทั้ง เงิน  คน  ระยะเวลา ขั้นตอนการทำงาน ตลอดระยะเวลาของโครงการ นอกจากนี้แผนงานโครงการบางประเภทจำเป็นจะต้องมีการอ้างผลงานวิจัย หรือ ผลการประเมินจากภายนอกประกอบด้วย

กิจกรรมบางอย่างในแผนงานโครงการจำเป็นที่จะต้องมีการฝึกอบรมพนักงาน  เจ้าหน้าที่ปฎิบัติงาน  ผู้รับเหมาย่อย รวมทั้งอาจจะมีการว่าจ้างผู้เชี่ยวชาญจากภายนอกมาให้ความเห็นระหว่างการดำเนินงานก่อสร้าง หรือ ปฎิบัติงานในระยะสั้นๆ ด้วย  ที่ไม่ได้ระบุไว้ในแผนงานโครงการ หรือ หลงลืมส่วนงานบางประเภทไป ทำให้มีการโต้เถียงกันได้ในอนาคต เป็นต้น

ดังนั้นเรามาพิจารณากันทีละประเด็นว่าจำเป็นจะต้องมีการพิจารณาในประเด็นใดบ้าง :

เวลาและเงิน

ผู้จัดการโครงการสามารถจะต้องอยู่ภายใต้สภาวะแรงกดดันมหาศาลกว่าที่โครงการจะเสร็จสิ้นตามกรอบเวลา ที่ได้มีการกำหนดไว้ เพราะอาจจะมีปัจจัยที่อยู่นอกเหนือการควบคุมของพวกเขา นี้อาจจะมีปัญหาด้านการตลาดเวลานำเสนอผลิตภัณฑ์ออกสู่ตลาดสำหรับผลิตภัณฑ์ใหม่ที่เป็นสิ่งสำคัญ  แต่สิ่งที่เลวร้ายที่สุดคือ การพยากนำทุกอย่างมาลงในตารางเวลาทำงานของคุณให้ครบจนเวลาทับกัน และอาจจะทำให้มีการเลื่อนหลุดของตารางนัดหมายในตารางเวลาทำงานของคุณ

คุณจะต้องไม่มองโลกในแง่ดีว่าทุกอย่างจะต้องลงตัวตามตารางเวลาที่คุณได้กำหนดไว้ล่วงหน้าบนกระดาษ หรือ โปรแกรมนัดหมายของคุณ ไม่ว่าโครงการของคุณจะใหญ่ขนาดไหน หรือ เล็กจนไม่มีคนสนใจ สิ่งที่คุณจะทำได้อาจจะไม่พอดีกับเวลาที่คุณมี? สมมติว่าคุณมีการประมาณการที่เหมาะสมสำหรับงานนี้ (และจะต้องตรวจสอบให้แน่ใจว่าคุณทำ) แล้ว ตัวเลือกที่ดีที่สุดคือการเจรจาต่อรองกับผู้ตรวจรับงาน หรือ บุคคลที่คุณจะนัดหมายเกี่ยวกับงานของคุณ โดยที่คุณจะต้องมีการจัดลำดับความสำคัญของสิ่งที่คุณจะทำ ระยะเวลาที่จะใช้  ก่อนการบันทึกลงในตารางนัดหมายทุกครั้ง

วางแผนสำรองไว้กรณีฉุกเฉินสำหรับแผนงานโครงการขนาดใหญ่ หรือ การนัดหมายที่สำคัญๆ เพราะถ้าคุณพลาดเรื่องเวลากับบุคคลสำคัญที่ผลต่อการอนุมัติโครงการ หรือ พิจารณาด้านเงินทุนของคุณ มันอาจจะเป็นเรื่องใหญ่อย่างที่คุณคาดไม่ถึงเสมอ

การวางแผนค่าใช้จ่ายในในโครงการของคุณ เป็นสิ่งที่จำเป็นและต้องมีความละเอียดอย่างมาก คุณจะอ้างว่าไม่มีความเข้าใจในระบบบัญชี หรือ ไม่ทราบว่ามีการเบิกจ่ายอะไรไปบ้างระหว่างการดำเนินงานแต่ละขั้นตอนและไม่สามารถเปรียบเทียบผลงานที่เกิดขึ้นจริงกับแผนงานโครงการได้ว่าดำเนินการถูกต้องตามระยะเวลา และงบประมาณที่ได้กำหนดไว้ในแผนงานโครงการหรือไม่ อันนี้ถือเป็นความผิดอย่างมหันต์ สำหรับผู้จัดการโครงการ เพราะคุณจำเป็นจะต้องอนุมัติสิ่งต่างๆ ภายใต้โครงการของคุณและจำต้องอธิบายให้ได้ว่าความก้าวหน้าของโครงการตรงตามแผนงานโครงการที่ได้กำหนดไว้หรือไม่

คน

ผู้จัดการโครงการอาจจะโชคดีที่ได้เลือกสมาชิกในทีมงานของคุณเองได้ตรงกับความสามารถของพวกเขา แต่บ่อยครั้งที่คุณจำเป็นจะต้องมีการจ้าง Outsource กับผู้รับเหมารายย่อย หรือ คู่ค้า ซึ่งทั้งสองกรณีเป็นองค์ประกอบที่สำคัญที่จะส่งผลกระทบต่อโครงการและความสามารถในการจัดการโครงการได้อย่างมีประสิทธิภาพ  นอกจากนี้จะต้องมีการตรวจสอบความมุ่งมั่นของพวกเขาว่าทำงานร่วมกับสมาชิกภายในทีมของคุณได้อย่างราบรื่น และมีทิศทางเดียวกันตลอดจนจบโครงการ

ผู้จัดการโครงการจะมีทักษะที่แตกต่างกันและมีบุคลิก วิธีการบริหารงานที่ไม่เหมือนกันแล้วแต่สไตล์แต่ละคน ดังนั้นการทำงานจึงเป็นเรื่องยากที่จะกำหนดวิธีการทำงานที่เป็นมาตรฐาน  แต่ปัจจัยที่สำคัญคือการดึงเอาความมุ่งมั่นของทีมงานให้อยู่ในโครงการตลอดจนจบโครงการ  ซึ่งผู้จัดการโครงการจำเป็นจะต้องเป็นคนช่างสังเกตพฤติกรรมของทีมงาน หรือบุคคลที่เกี่ยวข้องว่ากำลังมีความกังวล หรือมีปัญหาเกี่ยวกับโครงการหรือไม่? หรือกำลังมีปัญหาระหว่างสมาชิกในทีมด้วยกัน ที่มีความเห็นแตกต่างกันและแสดงออกทางบุคคลิกและวิธีการทำงาน ซึ่งเป็นหน้าที่ของผู้จัดการโครงการที่จะต้องมีการเข้าไปไกล่เกลี่ยให้เกิดความปรองดอง และเชื่อมั่นในทีม เหมือนเดิม

การวางแผนเทคนิค

โครงการขนาดใหญ่ หรือโครงการที่มีความทันสมัยเกี่ยวข้องกับเทคโนโลยีสมัยใหม่ จำเป็นจะต้องมีการเกี่ยวข้องกับระบบคอมพิวเตอร์และโปรแกรมซอฟต์แวร์ แต่การเข้าใจในหลักการพื้นฐานของการวางแผนโครงการเป็นสิ่งที่สำคัญ เพื่อให้ได้รับประโยชน์สูงสุดจากเครื่องมือเหล่านี้ สิ่งหนึ่งที่ผู้จัดการโครงการส่วนใหญ่ใช้บ่อยที่สุดจะเป็นการวางแผนงานโครงการด้วยแผนภาพ และการระดมสมองเพื่อจัดทำแผนภูมิ Gantt Chart และวิเคราะห์เส้นทางการปฎิบัติงานที่สำคัญ

เช่นเดียวกับการระดมความคิดด้านเทคนิคที่มีประโยชน์ในระหว่างการวิเคราะห์ทางธุรกิจและความต้องการเป็นระยะๆ ดังนั้นจึงเป็นประโยชน์ในขั้นตอนการวางแผนในการระบุความสัมพันธ์ระหว่างงาน เพื่อการประหยัดค่าใช้จ่ายอย่างมีประสิทธิภาพ หรือ เพื่อยกประเด็นของความกังวลและเน้นปัญหาที่อาจจะเกิดขึ้น

ในขั้นตอนการวางแผนภูมิและไดอะแกรม ถือเป็นเครื่องมือที่มีประโยชน์ที่เห็นภาพทั้งหมดของปัญหาเหล่านี้ และอื่นๆ พวกเขาอาจจะสามารถช่วยชี้แจงประเด็นที่แตกต่างกันในแผนงานที่ขึ้นอยู่กับโครงการที่พวกเขาอาจจะถูกนำมาใช้สำหรับแต่ละเหตุผลของการอธิบายแผนงานโครงการ

สิ่งเหล่านี้ถือเป็นประเด็นเล็กๆ น้อยๆ ที่ผู้จัดการโครงการจำเป็นจะต้องรู้หรือทำความเข้าใจ และจะต้องนำไปปฎิบัติอย่างต่อเนื่องจนจบโครงการ เพราะการที่เรารู้แต่ไม่ทำ  ทำแต่ไม่ต่อเนื่อง หรือผลัดวันประกันพรุ่ง จะทำให้งานในโครงการคลาดเคลื่อนได้

สุดท้ายนี้ขอให้ทุกๆ ท่านโชคดี

เอกกมล เอี่ยมศรี

ผู้เรียบเรียง

www.interfinn.com

http://www.oknation.net/blog/ProjectManagement/

http://www.oknation.net/blog/newmanagement/

เมษายน 4, 2012 - Posted by | Project Risk Management

ยังไม่มีความเห็น

ใส่ความเห็น

Fill in your details below or click an icon to log in:

WordPress.com Logo

You are commenting using your WordPress.com account. Log Out / เปลี่ยนแปลง )

Twitter picture

You are commenting using your Twitter account. Log Out / เปลี่ยนแปลง )

Facebook photo

You are commenting using your Facebook account. Log Out / เปลี่ยนแปลง )

Google+ photo

You are commenting using your Google+ account. Log Out / เปลี่ยนแปลง )

Connecting to %s

%d bloggers like this: