การระดมสมอง : Brainstorming

สวัสดีครับ วันนี้เราขอคุยกันเรื่องการระดมสมอง Brainstroming สำหรับหลายฝ่ายเป็นรากฐานความคิดสร้างสรรค์ ซึ่งผมคาดว่าอาจจะเป็นประโยชน์สำหรับหลายคนได้นำไปใช้ในธุรกิจได้เพื่อพัฒนาองค์กรให้ประสบความสำเร็จ เรามาคิดไปพร้อมกันเลยนะครับ

บทความนี้คัดลอกมาจาก Manktelow James & Amy  Carlson

การประชุมระดมสมองเป็นเครื่องมือที่นิยมที่ช่วยให้คุณสามารถช่วยกันคิดหาแนวทางแก้ปัญหาด้วยความสร้างสรรค์ และมันเป็นประโยชน์อย่างยิ่งที่จะช่วยให้คุณ สามารถพัฒนาวิธีการใหม่ๆ ในการมองสิ่งต่างๆ นอกจากนี้ยังช่วยให้คุณสามารถรู้วิธีที่จะเอาชนะได้หลายประเด็น ซึ่งทำให้การแก้ไขปัญหาของกลุ่มด้วยการคิดแบบเป็นกระบวนการ ด้วยการนำความสามารถและประสบการณ์ที่หลากหลาย ของสมาชิกทุกคนในทีมช่วยกันคิดแก้ไขปัญหาแบบมีลำดับขั้นตอน

นอกจากนี้ยังช่วยให้คุณสามารถเลือกความคิดที่ดีๆ จากสมาชิกในทีมเพื่อนำมาแก้ไขปัญหาโดยแบ่งออกเป็นทางเลือกในแต่ละมิติ ซึ่งการทำงานเป็นทีมจะก่อให้เกิดความสนุกในการวิเคราะห์และต่อยอดความคิดของเพื่อนสมาชิกในทีมให้มีความหลากหลายของทางแก้ปัญหา

ทำไมต้องใช้กการประชุมระดมสมอง? 

การที่ต้องประชุมระดมสมองเพราะ เราต้องการความคิดที่หลากหลาย และต้องการความคิดที่แตกต่างหรือต่อยอดความคิดของออกไป รวมทั้งอาจจะต้องตัดข้อเสนอของคุณออกเพราะทีมงานไม่สามารถทำได้ หรือมีเงื่อนไขที่ดีกว่าจากการประชุมของทีม  ปัญหาของการประชุมระดมสมอง ส่วนใหญ่มาจากการที่มีผู้บริหารระดับสูงในทีมประชุมระดมสมอง เชื่อมั่นในความคิดของตนเอง ไม่สามารถยอมรับคำ     วิพากวิจารณ์ความคิดที่ตนเองเสนอได้  กลัวเสียหน้า  กลัวว่าตนเองไม่มีไอเดีย ฯลฯ และบังคับให้ทุกคนในทีมห้ามตัดข้อเสนอของตนออก หรือ นำข้อเสนอของตนไปไว้ล่างสุดของแนวทางแก้ไขปัญหา ทำให้ทีมงานต้องยอมรับแนวความคิดเหล่านั้นโดยไม่เต็มใจ

ในทางตรงกันข้ามการประชุมระดมสมอง เป็นการสร้างสภาวะแวดล้อมของความรู้สึกที่เป็นอิสระทางความคิด ที่ทุกคนในทีมจะสนับสนุนให้มีส่วนร่วมในการเสนอความคิดต่างๆ ด้วยทีมที่ถูกคัดสรรค์ให้มาอยู่ในกลุ่มประชุมระดมสมอง จะต้องเป็นผู้ที่มีความรู้ ความสามารถ มีประสบการณ์ มีวิสัยทัศน์ และเป็นคนที่มีจิตใจเปิดกว้างยอมรับสิ่งใหม่ๆ รวมทั้งทุกคนมีสิทธิเท่าเทียมกันในการเสนอความเห็น ห้ามนำตำแหน่งหน้าที่การงานมาบังคับสมาชิกในทีม นอกจากนี้ผู้ที่จะร่วมประชุมได้จะต้องมีความเข้าใจในปัญหาที่กำลังปรึกษาหาทางออก มีความเข้าใจในวัฒนธรรมขององค์กร มีความเข้าใจในธุรกิจการแข่งขันในตลาด เป็นต้น

“การประชุมระดมสมอง 2.0” 

กระบวนการวิธีการประชุมระดมสมองได้รับการพัฒนาโดยผู้บริหาร Madison Avenue advertising executive, Alex Osborn, ในปี 1950s ตั้งแต่นั้นมานักวิจัยหลายคนมีเทคนิคการสำรวจและได้ระบุปัญหาด้วยวิธีการประชุมระดมสมอง

ขั้นตอนที่ได้อธิบายไว้ในที่นี้ได้มีการปรับปรุงกระบวนการและวิธีการที่แตกต่างจาก คุณ Alex Osborn เพื่อให้การประชุมระดมสมองมีแง่มุมที่แตกต่างออกไป

อะไรคือการประชุมระดมสมอง? 

การประชุมระดมสมองจะต้องเป็นวิธีที่ผ่อนคลายของสมาชิกในทีม ด้วยการใช้วิธีการคิดแบบนอกกรอบ เพื่อนำแนวทางแก้ปัญหาทั้งหมดที่คิดได้มาทำการจัดกลุ่ม คัดกรอง เพื่อให้เกิดแนวทางแก้ไขปัญหา ซึ่งส่วนใหญ่ของแนวคิดในขั้นแรกจะดูบ้าบิ่น ท้าทาย บ้างแต่เมื่อทำการพิจารณาจากปัจจัยต่างๆ รอบด้านเพื่อให้แนวคิดนั้นสามารถนำมาปฎิบัติได้จริง ก็จะเหลือแนวคิดสำหรับใช้แก้ไขปัญหาอยู่กลุ่มหนึ่ง ซึ่งหนึ่งในความคิดเหล่านี้ สามารถสร้างขึ้นมาเป็นต้นฉบับ สำหรับใช้แก้ไขปัญหาได้ ด้วยความคิดที่สร้างสรรค์ นอกเหนือจากความคิดในการแก้ไขปัญหาแบบปกติประจำวัน หรือ การแก้ไขปัญหาแบบเฉพาะหน้า

ในระหว่างการประชุมระดมสมองนั้นไม่ควรที่จะวิพากษ์วิจารณ์ความคิดของสมาชิกในทีมกันเอง : คุณจำเป็นที่จะต้องให้กระแสแห่งความคิดไหลออกมาท่วมท้นกระดาษที่คุณกำลังขีดเขียนอยู่  และที่สำคัญคุณจะต้องทำลายข้อจำกัดของสมมุติฐานต่างๆ ที่เกิดขึ้นในขณะระดมความคิดจากในทีม  เพื่อป้องกันการหยุดชะงักของความคิดที่กำลังนำเสนอของสมาชิกในทีม หลังจากนั้นให้นำความคิดทั้งหมดมาทำการคัดกรอง และจัดหมวดหมู่ทางความคิดกันใหม่ ซึ่งไอเดียนี้ควรจะทำเมื่อสิ้นกระบวนการระดมความคิดแล้ว

การประชุมระดมสมองรายบุคคล

จากผลการทดลองพบว่าการระดมสมองที่เกิดขึ้นจากบุคคลหรือสมาชิกในทีมเพียงคนเดียวแบบอิสระ ก่อนการที่เข้าร่วมประชุมระดมสมองแบบกลุ่มสมาชิกทั้งหมด มีประสิทธิภาพ มีคุณภาพ และมีปริมาณที่มากขึ้น ของการระดมความคิดได้ดีกว่าการระดมความคิดแบบเป็นกลุ่มทันทีโดยไม่มีการใช้ระดมความคิดแบบส่วนตัวก่อนล่วงหน้า สาเหตุเป็นเพราะ: การระดมสมองแบบเป็นกลุ่มสมาชิกในทีม  จะรอรับฟังความคิดเห็นของเพื่อนสมาชิกคนอื่นโดยที่เขาไม่ตั้งใจ และจะเสนอความคิดลักษณะต่อยอดความคิดของเพื่อนหรือสมาชิก หรือบางครั้งก็ไม่เข้าใจเหตุผลที่เพื่อนสมาชิกเสนอแนวความคิดขึ้นมา ทำให้ไม่สามารถแตกประเด็นออกไปจากเดิมได้  นอกจากนี้ยังทำให้เกิดการปิดกั้นความคิดของตนเองทันที

เมื่อคุณระดมความคิดด้วยตัวของคุณเองจะมีแนวโน้มที่เปิดช่องกว้างขึ้นของความคิด เพราะคุณไม่ต้องกังวลเกี่ยวกับ egos ของคนอื่น ทำให้เกิดความคิดอย่างเป็นอิสระ เพราะการประชุมระดมสมองแบบกลุ่ม คุณจำเป็นที่จะต้องรอให้คนอื่น พูดให้จบก่อนในแต่ละประเด็น คุณถึงจะสามารถนำเสนอความคิดใหม่ๆ ได้ทำให้บางครั้งความคิดขาดการต่อเนื่อง ทำให้การลำดับขั้นตอนผิดพลาด ทำให้การนำเสนอความคิดไม่ดี

เคล็ดลับ : การระดมสมองรายบุคคล จำเป็นที่จะต้องหาเครื่องมือมาช่วย ในการจัดลำดับความคิดให้เป็น กระบวนการ ซึ่งจะต้องใช้ Mind Maps มาทำการจัดหมวดหมู่ของความคิดให้เป็นกลุ่ม เพื่อง่ายต่อการนำเสนอในกลุ่มทีมระดมสมองต่อไป

การประชุมระดมสมองแบบกลุ่ม 

การทำงานระดมสมองแบบกลุ่มให้มีประสิทธิภาพ  เพื่อนำแนวทางที่ได้มีการนำเสนอของสมาชิกที่มีความคิดสร้างสรรค์ของสมาชิกทุกคนในกลุ่มไปค้ดกรองข้อเสนอที่ดีและสามารถปฎิบัติได้ ด้วยการระดมสมองไปยังข้อเสนอที่ได้ผ่านการคัดกรองแล้ว มาทำการวิเคราะห์ในเชิงลึกและกว้าง รวมทั้งจะต้องมีการหาเหตุผลหรือข้ออ้างอิงที่ช่วยสนับสนุนให้ความคิดเหล่านั้นปฎิบัติได้ สมาชิกในทีมต้องช่วยกันคิดหาแนวทางการนำข้อเสนอที่ผ่านการคัดกรองไปใช้ประโยชน์  แนวคิดในการแก้ไขปัญหาอาจจะเป็นประเด็นที่แปลกประหลาด ซึ่งดูแล้วเหมือนจะเป็นความคิดที่โง่ ในระดับแรกๆ แต่สมาชิกในทีมต้องพิจารณาแนวทางแก้ไขปัญหาแบบเปิดกว้าง ห้ามนำความรู้สึกส่วนตัว หรือแนวทางปฎิบัติในขณะทำงานประจำมาเป็นตัวตัดสินความน่าสนใจของทางเลือกต่างๆ ในการแก้ไขปัญหา หรือ ดับความคิดสร้างสรรค์ในการแก้ไขปัญหา

วิธีการใช้เครื่องมือ :

คุณมักจะได้รับผลลัพธ์ที่ดีที่สุดโดยการรวบรวมของบุคคลและการระดมสมองของสมาชิกในทีม ด้วยการจัดการกระบวนการอย่างรอบคอบและเป็นไปตาม “กฎ” ด้านล่าง ด้วยวิธีนี้คุณจะได้รับแนวคิดที่แปลกใหม่โดยไม่หยุดชะงัก (นี้มาจากทำการระดมสมองแบบเป็นการเฉพาะ) คุณสามารถเพิ่มจำนวนความคิดที่คุณสามารถสร้างและคุณรู้สึกว่ายอดเยี่ยมที่มาจากการระดมสมองในทีม

เมื่อต้องการให้มีการระดมสมองแบบกลุ่มให้มีประสิทธิภาพให้ทำ ดังนี้

• หาสภาพแวดล้อมที่จะใช้ประชุมที่มีความสะดวกสบาย และพร้อมที่จะเป็นเวทีระดมความคิดได้เสมอ
• แต่งตั้งบุคคลหนึ่งทำการจดบันทึกความคิดเห็นของสมาชิกในทีมที่มีความน่าสนใจ บนกระดานไวท์บอรด์ขนาดใหญ่ หรือเครื่องคอมพิวเตอร์ที่มีโปรเจคเตอร์ฉายภาพข้อมูลขึ้นจอ ในจุดที่สมาชิกทุกคนในกลุ่มสามารถมองเห็นได้
• อาจจะใช้การผ่อนคลายระหว่างการพักประชุมระดมสมองด้วยการหากิจกรรมเบาๆ ทำเพื่อผ่อนคลายความเครียดจากการประชุม
• กำหนดหัวข้อของปัญหาที่คุณต้องการแก้ไขให้ชัดเจน กำหนดวัตถุประสงค์ของแนวทางการแก้ไขปัญหา และผลลัพธ์ที่ต้องการจากการระดมสมองในครั้งนี้
• ถามความคิดของทุกคนเพื่อให้แน่ใจว่าคุณได้ให้ทุกคนในทีมมีโอกาสที่เป็นธรรม เพื่อร่วมให้ข้อมูลและนำเสนอแนวความคิด
• ส่งเสริมให้สมาชิกในทีมพัฒนาความคิดของผู้อื่น หรือใช้ความคิดของผู้อื่นในการสร้างแนวความคิดใหม่ๆ
• สนับสนุนให้มีความกระตือรือร้นในการนำเสนอทัศนคติ ไม่พินิจพิเคราะห์ความคิดของบุคคลอื่นๆ เลยทำให้ปิดกั้นความคิดของตนเองไป
• สร้างบรรยากาศของการระดมสมองให้รู้สึกผ่อนคลาย และมีความสนุกสนาน เพื่อให้สมาชิกมีการนำเสนอแนวความคิดอย่างสร้างสรรค์ให้มากที่สุด
• ตรวจสอบให้แน่ใจว่า สมาชิกในทีมไม่ได้คิดอยู่แค่ประเด็นเดียวนานเกินไป ควรจะมีการแตกแยกของความคิดที่หลากหลายในเชิงสร้างสรรค์

<< แนวคิดเพิ่มเติมในการประชุมระดมสมอง >>

• The Stepladder Technique : กลุ่มนี้จะมีหน้าที่กระตุ้นให้สมาชิกที่เงียบ แสดงความคิดเห็น 1 คน ต่อ 1 ไอเดีย
• Brainwriting : ใช้วิธีการให้สมาชิกเขียนแนวความคิดของตนเองในระหว่างการประชุมระดมสมอง และเพื่อสร้างการพัฒนาความคิด ด้วยการขอความเห็นจากบุคคลอื่นในกลุ่ม และพัฒนาแนวความคิดที่น่าสนใจในเชิงลึก
• The Crawford’s Slip Approach :  คือการระดมความคิดที่ให้ความคิดเห็นของสมาชิกทุกคนในทีมีน้ำหน้กเท่ากัน ด้วยการเขียนแนวความคิดในแบบฟอร์มที่กำหนดและรวบรวมมาส่งให้กับผู้นำกลุ่มและนำความคิดแต่ละอย่างมาวิเคราะห์ทั้งเชิงลึกและกว้าง

เทคนิคด้านล่างนี้ช่วยให้คุณต้องการระดมสมองแก้ไขปัญหาแบบเฉพาะสถานการณ์:

• Reverse Brainstroming : จะเป็นประโยชน์สำหรับการปรับปรุงผลิตภัณฑ์หรือบริการ
• Starbursting : ช่วยให้คุณสามารถระดมคำถามที่คุณต้องถามเพื่อประเมินข้อเสนอ
• Charette Procedure : ขั้นตอนนี้จะช่วยให้คุณระดมความคิดอย่างมีประสิทธิภาพ ของคนกลุ่มใหญ่
• Round-Robin Brainstorming : เทคนิคนี้จะช่วยให้คุณตรวจสอบให้แน่ใจว่าสมาชิกในกลุ่มจะนำเสนอความคิดที่ดีได้โดยไม่ได้รับอิทธิพลจากคนอื่นๆ ในกลุ่ม

การทำงานเป็นกลุ่มทุกชนิดจะต้องเริ่มต้นจากการรู้สึกสบายใจที่ได้ทำงานร่วมกัน มีการเคารพความคิดซึ่งกันและกัน รวมทั้งจะต้องมีการคิดแบบเชิงสรรค์ในทางที่บวก ช่วยกันต่อยอดความคิดของเพื่อนสมาชิกในกลุ่ม อย่าดูถูกความคิดที่แปลกแยกจากตนหรือติเตียนความคิดของคนอื่นโดยที่ยังไม่เข้าใจกระบวนการคิดที่แท้จริง

ขอขอบคุณอีกครั้งสำหรับทุกๆ ท่าน ที่แวะเวียนมาอ่านครับ

เอกกมล เอี่ยมศรี

ผู้เรียบเรียง

https://eiamsri.wordpress.com

http://www.interfinn.com