NEW MANAGEMENT FORUM

Central Knowledge Society

Business Continuity Management : BCM ภาค 2


สวัสดีครับ

วันนี้ ผมอยากจะเล่าเรื่อง Business Continuity Management : BCM  ให้หลายๆ ท่านเข้าใจมากขึ้น เพราะเรื่องนี้มีความสำคัญกับธุรกิจที่เป็นโรงงานอุตสาหกรรมที่มีการผลิต ต้องใช้เครื่องจักรในการผลิตทั้งที่เคลื่อนย้ายสถานที่ได้และเคลื่อนย้ายสถานที่การผลิตไม่ได้  ก่อนเริ่มอธิบายการทำงานของแนวความคิดของระบบ BCM  มาใช้ประโยชน์ ผมขอเริ่มต้นด้วยการตั้งคำถามก่อน ว่าเรียนรู้แล้วจะได้อะไร?

คำถาม : ถ้าไม่มี ไม่ทำ หรือไม่สนใจระบบ BCM แล้วจะเป็นอย่างไร? 

คำตอบ : ก็เตรียมตัวปิดกิจการยาวเลย ถ้ากรณีเกิดเหตุภัยพิบัติที่รุนแรง ถึงขั้นทำให้องค์กรหยุดการผลิตไปสักระยะหนึ่ง แล้วไม่มีแผน BCM 

คำถาม : การนำระบบ BCM มาใช้ในโรงงานด้านการผลิต ต้องใช้งบประมาณเยอะไหม? 

คำตอบ : ใช้งบประมาณไม่มาก เพราะส่วนใหญ่เป็นการเตรียมการและการวางแผนทดสอบระบบด้านการผลิตในสถานที่สำรอง หรือ การสร้างระบบป้องกันการหยุดชะงักในกรณีเกิดภัยพิบัติ การตั้งงบประมาณขึ้นอยู่กับเหตุการณ์ภัยพิบัติ และมูลค่าของเครื่องจักร และรูปแบบกระบวนการผลิตว่ามีความซับซ้อนขนาดไหน

คำถาม : ผู้บริหารและพนักงานด้านการผลิตส่วนใหญ่ไม่เข้าใจ ระบบ BCM แล้วจะทำอย่างไร? 

คำตอบ : เรียนครับ คำตอบสั้นๆ ท่านจะต้องจ้างผู้ทรงคุณวุติมาสอนการกำหนดนโยบายและรูปแบบการทำงานตามแบบแผนของระบบ BCM แล้วจะติดต่อใคร?  ขอแนะนำว่าการเรียนขอให้สอบถามสถาบันที่สอน ว่าสามารถจัดทำ Workshop และได้แผน BCM และ BCP ได้เลยหรือไม่? เพราะเรียนทฤษฎี รับรองไม่รู้เรื่องและจะท้อใจกับผู้เข้าเรียนมากกว่า และทำให้คิดว่าทำไม่ได้  “โปรดพิจารณา” 

บริษัทอินเตอร์ฟินส์ แอดไวเซอรี่ จำกัด มีวิทยากรผู้เชี่ยวชาญและฝึกปฎิบัติได้จริงพร้อมจัดทำแผน BCM และ BCP ได้จริง สามารถศึกษาข้อมูลได้ที่ www.interfinn.com  Email: interfinn@gmail.com  เบอร์โทรศัพท์ 081 588 1532 (คุณตุ้ย)

คำถาม : เรียนแล้วแต่ผู้บริหาร และพนักงานไม่สนใจนำระบบ BCM ไปใช้แบบจริงจังแล้วจะเป็นอย่างไร? 

คำตอบ : การเรียนรู้ระบบ BCM แล้วไม่นำไปใช้ เหมือนท่านซื้อประกันชีวิตแล้วไม่คิดว่าจะเกิดประโยชน์ หรือ ประกันภัยโรงงานคิดว่าไม่เกิดประโยชน์ซื้อเฉพาะเท่าที่กรมโรงงานอุตสาหกรรมบังคับ

ในทางกลับกันในกรณีเกิดความเสียหายที่รุนแรงมากโรงงานเสียหายเกินกว่า 80% ทำให้ต้องหยุดชะงักการผลิตทั้งหมด ถาม? ใครจะรับผิดชอบ 1) หัวหน้าช่างวิศวกรรมด้านการผลิต  2) วิศวกรควบคุมการผลิต  3) เจ้าของกิจการ  ซึ่งคำตอบอยู่ในใจท่านแล้ว  

ความเสียหายทั้งหมด จะหาเงินจากที่ไหนมาซ่อม  จะต้องใช้เวลาซ่อมเท่าใด เริ่มจากจุดไหนก่อน จะแจ้งลูกค้าอย่างไร? เพราะลูกค้าหนีจากโรงงานเราไปหาคู่แข่งแน่นอน……อื่นๆ อีกมากมาย 

แผนภาพความเชื่อมโยงและความสัมพันธ์ระหว่าง BCM + BCP + IT  

เป็นการเตรียมความพร้อมสำหรับการตอบสนองต่อการหยุดชะงักทางธุรกิจด้านการผลิตขนาดใหญ่ เพราะการจัดทำ BCM จะต้องกำหนดนโยบายและกรอบกระบวนการตัดสินใจแก้ไขปัญหาล่วงหน้าของผู้บริหารที่ชัดเจน และสามารถนำไปสู่การปฎิบัติได้จริง เพื่อให้องค์กรสามารถกลับมาดำเนินงานได้ตามปกติให้เร็วที่สุด โดยมีลำดับขั้นตอน ดังนี้

คุณจะเห็นว่า กระบวนการทำงานของ BCM จะอยู่วงนอกสุดที่ครอบคลุมงานแผนความต่อเนื่อง Business Continuity Plan : BCP และ ตัวในสุดเป็น แผนกอบกู้ระบบ IT (Disaster Recovery Plan)  ในภาพนี้เป็นการแสดงกระบวนการกำหนดกรอบนโยบายภาพรวมของแผนกอบกู้วิกฤติองค์กรจากเหตุการณ์ที่รุนแรงทำให้องค์กรหยุดชะงัก จะต้องวางแผนจาก BCM —> BCP —-> IT  แต่เวลาปฎิบัติงานจริงหลังจากเกิดเหตุการณ์ภัยพิบัติที่รุนแรงจนทำให้องค์กรหยุดชะงัก จำเป็นจะต้อง เริ่มต้นกลับกัน คือ จุดเริ่มต้นจะเป็น IT จะต้องกอบกู้ระบบให้สามารถใช้งานได้ก่อนเป็นอันดับแรก (ปกติจะใช้เวลาในการ เปิดระบบสำรองใช้เวลาประมาณ 4-6 ชั่วโมง)  เมื่อระบบ IT เปิดใช้งานได้แล้วค่อย ไปเริ่มต้นลำดับที่ 2 คือระบบ BCP ของแต่ละฝ่ายจะต้องเริ่มดำเนินการต่อทันที โดยแยกหมวดของการเข้าใช้งานระบบ Servers หลักขององค์กรที่เปิดให้ใช้งาน ที่ละฝ่ายเริ่มต้นจากฝ่ายงานหลักๆ ก่อน เช่น ฝ่ายการเงิน  ฝ่ายการตลาด  ฝ่ายทรัพยากรบุคคล  ฝ่ายจัดซื้อ เป็นต้น และขั้นตอนสุดท้ายระบบ BCM ค่อยเข้ามาควบคุมให้การทำงานเป็นปกติโดยเร็วที่สุด

จากการอธิบายขั้นตอนนี้ เป็นการบอกเล่ากระบวนการฟื้นคืนชีพของธุรกิจ ว่าจะต้องเริ่มต้นจากระบบ IT เป็นอันดับแรกเสมอ ไม่ใช่ BCM หรือ BCP เป็นอันดับแรก ขอให้ทุกๆ คนพิจารณาข้อนี้ให้ดีน่ะครับ 

วัตถุประสงค์ในการจัดทำแผน BCM 

เพื่อเป็นการวางแผนบริหารจัดการในเชิงป้องกันกรณีเกิดเหตุการณ์ภัยพิบัติที่รุนแรงทำให้โรงงานหยุดชะงักทั้งระบบ ทำให้เกิดความเสียหายต่อลูกค้าและตัวธุรกิจขององค์กรเอง  ดังนั้นจำเป็นอย่างยิ่งที่คณะผู้บริหารขององค์กรจะต้องมีการวางแผนป้องกันการเกิดปัญหาไว้ล่วงหน้าก่อนที่จะเกิดความเสียหายที่รุนแรง

รวมทั้งเป็นการเตรียมความพร้อมเมื่อเกิดปัญหาระดับภัยพิบัติจะต้องดำเนินการอย่างไรเพื่อให้องค์กรสามารถ กลับมาดำเนินธุรกิจได้อย่างปกติเหมือนเดิมโดยเร็วที่สุด

มาตรฐานในการจัดทำแผน BCM 

การจัดทำแผน BCM จำเป็นจะต้องทำตามมาตรฐาน ISO22301  ซึ่งมีการกำหนดกระบวนการต่างๆ ในการบริหารความต่อเนื่องทางธุรกิจให้เป็นมาตรฐานเดียวกัน

การวางแผนระบบ BCM 

 กำหนดนโยบายของผู้บริหารที่อยู่ในทีม BCM 

  • ผู้บริหารระดับสูงมีหน้าที่ความรับผิดชอบในการกำหนดนโยบายของ BCM ที่จะอธิบายวัตถุประสงค์ในการดำเนินธุรกิจอย่างต่อเนื่องและขอบเขตของความต่อเนื่องทางธุรกิจ
  • ผู้บริหารจะต้องให้ความสำคัญและกำหนดช่วงเวลาที่ชัดเจนในการทดสอบแผน BCM และ แผน BCP อย่างน้อย 1 ครั้งต่อปี

การจัดสรรทรัพยากร 

  • คณะผู้บริหาร BCM จะต้องมีการกำหนดและจัดสรรทรัพยากรที่จำเป็นอย่างเพียงพอสำหรับการพัฒนา BCM รวมถึงการกำหนดบทบาทหน้าที่และความรับผิดชอบ
  • การพัฒนาความรู้ความสามารถที่จำเป็นของบุคลากรต่างๆ ที่เกี่ยวข้องกับระบบ BCM ไว้อย่างชัดเจน
  • ผู้บริหารระดับสูงจะต้องมีการมอบหมายหรือแต่งตั้งผู้บริหารองค์กร เพื่อทำหน้าที่รับผิดชอบในการกำกับดูแลการนำนโยบาย BCM ไปปฎิบัติ

ความสามารถของบุคลากร

  • บุคลากรที่จะมาอยู่ในคณะทำงาน BCM ประกอบด้วย
    • ประธานบริษัท
    • กรรมการผู้จัดการ
    • รองกรรมการผู้จัดการ
    • ผู้ช่วยกรรมการผู้จัดการ
    • เฉพาะหัวหน้าฝ่ายงานหลักๆ ที่อาวุโส และมีประสบการณ์ในธุรกิจสูง
    • ผู้ประสานงานระหว่าง คณะทำงาน BCM และ BCP อีก 1 คน

ดังนั้นทีม BCM ไม่ต้องการปริมาณเยอะมากแต่ต้องการบุคลากรที่มีความรู้ ความสามารถ สามารถตัดสินใจปัญหาที่เกิดขึ้นได้ มีความรู้เกี่ยวกับกระบวนการผลิต เทคนิคการผลิต ประสบการณ์ในการทำงานและแก้ไขปัญหามาเยอะมาก

  • คณะทำงาน BCM จะต้องได้รับการอบรมหรือมีความรู้เกี่ยวกับการขั้นตอนการทำงานของ BCP ทั้งระบบ รวมทั้งการวิเคราะห์สถานการณ์ที่รุนแรงจากการกำหนดเหตุการณ์ด้วย Business Impact Analysis : BIA (รายละเอียดหาอ่านได้ในเว็บบล็อกนี้ครับ)

การสร้างวัฒนธรรมองค์กรด้าน BCM 

  • ผู้บริหารคณะทำงาน BCM จะต้องสร้างจิตสำนักด้าน BCM ให้เกิดกับองค์กร ไม่ใช่รอให้เกิดปัญหาขึ้นมาก่อนแล้วค่อยมา “ตะโกนใส่กันว่าใครจะต้องรับผิดชอบในความผิดนี้”  ดังนั้นการออกแบบระบบ BCM ที่ดีจะต้องมีการทบทวนแผน BCM ลำดับการสั่งการ และกรอบนโยบายการตัดสินใจให้ทันสมัยและสมเหตุสมผลตลอดเวลา
  • สื่อสารให้กับหัวหน้าหน่วยงานในองค์กรทราบว่า คณะทำงาน BCM ประกอบไปด้วยใครบ้าง และมีกรอบนโยบายของ BCM อย่างไร  มีช่องทางการสื่อสารติดต่อกับคณะทำงาน BCM ในภาวะฉุกเฉินอย่างไร

เอกสารและการบันทึกข้อมูลสำหรับแผน BCM ประกอบด้วย 

  • ขอบเขต วัตถุประสงค์ และขั้นตอนการปฎิบัติงานของระบบ BCM
  • นโยบายการสั่งการตามกรอบ BCM
  •  การจัดสรรทรัพยากรที่จำเป็นจะต้องใช้ เช่น สถานที่สำหรับใช้ประชุมวางแผน ที่ไหน?  และจะสื่อสารกันอย่างไร ผ่านช่องทางไหนให้เร็วที่สุด  ข้อมูลที่จะต้องเชื่อมต่อได้เพื่อใช้ในการตัดสินใจ อะไรบ้าง? เป็นต้น
  • ความสามารถของบุคลากร และบันทึกการฝึกอบรมที่เกี่ยวข้อง
  • การวิเคราะห์ผลกระทบทางธุรกิจในกรณีเกิดภัยพิบัติที่รุนแรง (BIA)
  • การประเมินความเสี่ยงองค์กร
  • กลยุทธ์การสร้างความต่อเนื่องทางธุรกิจ
  • โครงสร้างการตอบสนองต่ออุบัติการณ์
  • แผนการสร้างความต่อเนื่องทางธุรกิจ BCP
  • แผนการฝึกซ้อม BCM
  • การดูแลรักษา และการจัดเตรียมความพร้อมสำหรับ BCM

หัวข้อทั้งหมดนี้จะต้องระบุในเอกสารแผน BCM ขององค์กรครับ

ขั้นตอนทั้งหมดที่กล่าวมานี้จะทำให้ท่าน พอเข้าใจว่าการจัดทำแผน BCM มีความสำคัญกับองค์กรอย่างมาก ในช่วงเวลาที่เกิดภัยพิบัติที่รุนแรง ว่าจะต้องดำเนินการอย่างไร ในการนำเสนอบทความนี้อาจจะไม่ละเอียดมากเพียงพอที่จะทำให้ท่านเข้าใจได้อย่าง 100% ผมก็ขอโทษเพราะเรื่องนี้ไม่สามารถเล่าได้ด้วยตัวอักษรแล้วเข้าใจได้เลย

เพราะจะต้องลงมือทำ Workshop ร่วมกันและตอบคำถามร่วมกันแบบจริงจัง ด้วยการคิดแบบเป็นขั้นตอนๆ ที่ชัดเจนและสามารถปฎิบัติได้จริง

หวังว่าข้อมูลเบื้องต้นนี้จะมีประโยชน์กับองค์กรของท่านไม่มากก็น้อย

ด้วยความหวังดี

เอกกมล  เอี่ยมศรี
ผู้เรียบเรียง

http://www.interfinn.com

Advertisements

มกราคม 11, 2017 Posted by | ฺBusiness Continuity Management : BCM | | ใส่ความเห็น

   

%d bloggers like this: