NEW MANAGEMENT FORUM

Central Knowledge Society

Business Continuity Management : BCM คืออะไร ? ภาค 1


สวัสดีครับ

ผมขอโทษอย่างสูงที่ไม่ได้เขียนบทความใหม่ๆ มานานมากแล้ว ด้วยติดภาระกิจที่ปรึกษาให้หน่วยงานรัฐวิสาหกิจ และบรรยายหลักสูตรต่างๆ ให้กับบริษัทเอกชน แต่ความจริงคือ ผมแบ่งเวลาไม่ดีพอ ทำให้บริหารงานด้านเขียนบทความได้ไม่ดีพอ แต่จะพยามทำให้ดีขึ้นครับ

วันนี้อยากจะเล่าเรื่อง Business Continuity Management : BCM เพราะเวลาที่ผมไปบรรยายเรื่อง การบริหารจัดการแผนภัยพิบัติที่รุนแรง ให้กับหน่วยงานต่างๆ เวลาพูดคำศัพท์เหล่านี้ต่าง มองตากันเอง และสงสัยว่า วิทยากรพูดภาษาอะไร (ฟังไม่รู้เรื่องเลย…ศัพท์เทพ..อีกแร๊ะ)

ดังนั้น ผมขออนุญาเล่าเรื่องคำศัพท์ที่ควรรู้ก่อนน่ะครับ แล้วค่อยเข้าเรื่องที่จะเล่าวันนี้

ชื่อคำศัพท์

ความหมาย

หน้าที่ผู้รับผิดชอบ

Business Continuity Management

(BCM)

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

การรวมกลุ่มเป็นคณะทำงานระดับผู้บริหารขององค์กร ประกอบด้วย
– ประธานบริษัท
– กรรมการผู้จัดการ
– ผู้ช่วยกรรมการผู้จัดการ
– หัวหน้าฝ่ายหลักๆ ที่สำคัญเพื่อกำหนดกรอบการบริหารจัดการองค์กรในภาวะวิกฤติรุนแรงและตัดสินใจว่า(1) ย้ายทีมงานบุคลากรทั้งหมด และ/หรือ ยัายฐานการผลิตไปยังสถานที่สำรองกรณีนี้จะเกิดขึ้นได้ถ้ามีโรงงานสำรองหรือพันธมิตรทางธุรกิจที่ชัดเจนมีกระบวนการผลิตที่ใกล้เคียงกันมาก

(2) ไม่หนี ไม่ย้าย สู้อยู่ที่เดิม (สู้โ…ย) กรณีนี้จำเป็นจะต้องวางแผนขั้นสูงเพราะย้ายไปไหนไม่ได้เลย และรายละเอียดของกรอบนโยบายจะต้องดีมาก ชัดเจน ปฎิบัติได้จริง เพื่อให้องค์กร สามารถปฎิบัติงานได้อย่างต่อเนื่อง

กำหนดกรอบนโยบายการย้าย(ไม่ย้าย) ทีมงานและ/หรือ กระบวนการผลิตหลักๆ พร้อมกำหนดงบประมาณที่จะต้องใช้ในการดำเนินงานที่ชัดเจนและเพียงพอ

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

ชื่อคำศัพท์

ความหมาย

หน้าที่ผู้รับผิดชอบ

Business Continuity Plans
(BCP) 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

เป็นขั้นตอนการกำหนดแผนของกระบวนการบริหารจัดการ การทำงานทีละขั้น ทีละตอนระดับฝ่ายฯ ทุกฝ่ายครับของกระบวนการบริหารจัดการองค์กรในภาวะวิกฤตที่รุนแรงมากขั้นตอนนี้จำเป็นจะต้องมีการแบ่งแยกหน้าที่ความรับผิดชอบออกเป็น 2 ส่วนด้วยกัน ดังนี้

1) กระบวนการผลิต/บริการหลักๆ ประกอบด้วยกี่ฝ่าย เช่น 4 ฝ่าย ฝ่าย A ทำเกี่ยวกับอะไร? และถ้าขั้นตอนใดบ้างของฝ่าย A ที่จะต้องทำงานอย่างต่อเนื่องหยุดไม่ได้เลยขั้นตอนใดบ้างของ ฝ่าย A ที่หยุดการทำงานได้ไม่เกิน 4 ชั่วโมงขั้นตอนใดบ้างของ ฝ่าย A ที่หยุดได้มากกว่า 4 ชั่วโมง แต่ไม่เกิน 24 ชม.จะต้องเขียนอธิบายขั้นตอนการทำงานให้ชัดเจนว่าต้องเชื่อมต่ออินเตอร์เน็ตกับระบบฐานข้อมูลกับคอมพิวเตอร์หลักไหมสามารถย้ายกระบวนการผลิตไปใช้เครื่องจักรสำรองที่เตรียมไว้ได้ไหมสายการผลิตอะไรบ้าง ที่สามารถย้ายได้สายการผลิตอะไร ย้ายไม่ได้ กระทบกับกับลูกค้ากี่ราย มูลค่าเสียหายด้านการตลาดเท่าใด  ต้องเสียค่าปรับที่ส่งสินค้าไม่ทันไหมอื่นๆ เป็นต้น

ในขั้นตอนนี้ จะต้องเขียนคำอธิบายให้ชัดเจนจนครบทั้ง 4 ฝ่ายที่เลือก

2) กระบวนการสนับสนุนประกอบด้วยกี่ฝ่าย เช่น 6 ฝ่ายฝ่าย X ทำเกี่ยวกับอะไร? และถ้าจำเป็นจะต้องย้ายไปทำงานที่สถานที่สำรอง จะต้องการอะไรบ้างในการทำงานที่สถานที่สำรอง เช่น

– อินเตอร์เน็ตเชื่อมต่อกับระบบ Server หลักองค์กร
– คอมพิวเตอร์ / เครื่องพิมพ์ / อุปกรณ์สำนักงานเท่าที่จำเป็นจำนวน….ตัว/ชิ้น
– จำนวนบุคลากรที่เก่งๆ ไปทำงานที่สถานที่สำรอง (เน้นต้องเก่งทำงานแทนคนอื่นได้) และปริมาณเท่าที่จำเป็น (ห้ามย้ายไปเยอะ)

ในขั้นตอนนี้จะต้องเขียนขั้นตอนการทำงาน ให้ชัดเจน อุปกรณ์ที่จะต้องใช้ ข้อมูลที่ต้องการปริมาณคนที่จะต้องไปประจำสถานที่สำรอง จนครบ 6 ฝ่ายที่เลือก

ฝ่ายเป็นหัวหน้าทีม BCP เพราะต้องทำแผน BCP การทำงานทีละขั้น ทีละตอนระดับฝ่ายฯ ทุกฝ่ายครับ

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

ชื่อคำศัพท์

ความหมาย

หน้าที่ผู้รับผิดชอบ

Business Impact Analysis
(BIA) 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

การกำหนดเหตุการณ์ภัยพิบัติที่รุนแรงมาก ขั้นตอนนี้ ทีม EMT  มีความสำคัญมากทีช่วยในการคัดเลือกประเภทของภัยพิบัติที่องค์กรยอมรับไม่ได้ทำให้ขั้นตอนหลักๆทั้งหมดขององค์กรหยุดชะงัก ระยะเวลานานเกินกว่าที่ผู้บริหารองค์กรและลูกค้ายอมรับได้ เช่น มากกว่า 6 ชม.  1 วัน  3 วัน หรือ มากกว่า 1 สัปดาห์ เป็นต้น

ทีมงานผู้เชี่ยวชาญขององค์กร จะต้อง
กำหนดประเภทของภัยพิบัติที่ทำให้
องค์กรเสียหายถึงขั้นหยุดชะงัก เช่น
น้ำท่วม  ไฟไหม้ส่วนที่เป็นสาย
การผลิตหลักทั้งหมดเกิดความเสียหายหนัก (ที่เกิดจากธรรมชาติ) ภัยพิบัติที่เกิดจากมนุษย์ เช่น จราจลรุนแรงโดนโจมตีระบบ Servers หลักๆ จนล่มและข้อมูลได้รับความเสียหาย

เมื่อกำหนดประเภทของความเสีย และ
ลักษณะของความเสียหายที่องค์กร
ได้รับผลกระทบแล้ว ก็จะต้องทำการ
วางแผนกอบกู้ธุรกิจให้กลับมาเหมือนเดิมตามขั้นตอนอย่างละเอียดทีละขั้นๆ จนสามารถกลับมาทำงานได้ตามสภาวะปกติ (ที่สำคัญต้องใช้เวลาให้น้อยที่สุด)

ในขั้นตอนนี้การที่จะทำให้กลับมาฟื้นได้เร็ว ก็ต้องมีการวางแผน BCP ที่ดีอย่างละเอียด พร้อมมีการทดสอบกระบวนการทำงานต่างๆอย่างน้อยปีละครั้ง เพื่อให้เกิดประสบการณ์แก่พนักงานผู้ปฎิบัติงาน ไม่ตื่นเต้นตกใจ
(กรี๊ดๆ กรี๊ดๆ อย่างเดียวทำอะไรไม่ได้)

คณะทำงาน ทีม EMT มีความสำคัญมากในการช่วยกำหนดเหตุการณ์พิบัติภัยที่รุนแรงมากจนทำให้กระบวนการทำงานหลักๆ ขององค์กร หยุดชะงัก จะมาจากพิบัติภัยธรรมชาติ อะไรบ้าง เช่น น้ำท่วม  ไฟไหม้  แผ่นดินไหว ต้องรุนแรงขนาดไหนถึงจะทำให้หยุดการทำงานทั้งหมด

พิบัติภัยจากมนุษย์ เช่น ไฟฟ้าดับ จราจล ประท้วงรุนแรง  ระเบิด จะต้องรุนแรงขนาดไหน และลักษณะแบบไหน เป็นต้น

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

ชื่อคำศัพท์

ความหมาย

หน้าที่ผู้รับผิดชอบ

Emergency Management Team
(EMT)

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

องค์กรจะต้องสร้างทีมงาน EMT ขึ้นมาโดยการคัดเลือกพนักงานที่มีทักษะความรู้เกี่ยวกับกระบวนการผลิตหลักๆ/บริการหลักๆ ขององค์กรเป็นอย่างดี ไปเข้ารับการอบรมเกี่ยวกับ หลักสูตร Emergency Plan และการปฐมพยาบาลขั้นต้นและขั้นกลาง และหลักสูตรการเจรจากลุ่มจราจล

เพราะทุกๆ ครั้งที่เกิดภัยพิบัติที่รุนแรง
EMT จะต้องเข้าไปสำรวจความเสียหายและประเมินผลกระทบต่อองค์กร ให้คณะทำงาน BCM ทราบทุกนาที
พร้อมให้ความเห็นว่าความรุนแรงมาก
สามารถทำให้องค์กรหยุดกระบวนการ
ผลิตหลักๆ หรือ บริการการหลักๆ หรือไม่ความรุนแรงของภัยพิบัติจำเป็นจะต้องย้ายกระบวนการผลิตไปสถานที่สำรองหรือสามารถทำงานที่เดิมได้แต่ต้องปรับปรุงซ่อมแซมความเสียหายก่อนกระบวนการตัดสินใจว่าจะย้าย หรือ อยู่ต่อที่เดิมเป็นหน้าที่ของ BCM ต้องตัดสินใจและสั่งการลงมา

กลุ่มหัวหน้าพนักงานที่มีประสบการณ์สูงมีความรู้ด้านวิศวกรรมมีความรู้ด้านลูกค้าได้รับการคัดเลือกให้เข้ารับการอบรม และเป็นทีม EMT

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

ชื่อคำศัพท์

ความหมาย

หน้าที่ผู้รับผิดชอบ

Emergency Plans

 

 

 

 

 

 

 

 

แผนฉุกเฉิน (Emergency Plan) ปกติจะใช้ในกรณีที่เกิดอุบัติเหตุที่ไม่รุนแรงมากสามารถใช้อุปกรณ์ดับเพลิง หรือ เครื่องมือต่างๆ ที่อยู่ภายในองค์กร หรือ โดยทีมงานผู้เชี่ยวชาญเฉพาะด้านขององค์กร ที่ได้รับการอบรมมาอย่างดีแก้ไขปัญหาได้ ไม่ทำให้องค์กรหยุดชะงักด้านการผลิตหลักๆ/บริการหลักๆ

ดังนั้น สรุปได้เลย Emergency Plan เป็นแผนแบบป้องกันความเสียหาย ที่ไม่ทำให้ กระบวนการผลิตหลักๆ ขององค์กรทั้งหมดหยุดชะงัก หรือ เสียหายทำให้ต้องย้ายไปทำงานที่สถานที่สำรองแทน

ทีมงานผู้รับผิดชอบจะเป็นหัวหน้าทีมวิศวกรรม หรือ ทีมปฎิบัติการหลักพร้อมด้วยทีมงานดับเพลิงที่ผ่านการอบรมเรื่องเพลิงในโรงงานหรือเครื่องจักรมาแล้ว

 

 

 

 

 

 

 

 

วันนี้ผมขอเล่าประมาณนี้ก่อน หมดหน้ากระดาษเสียก่อน เด๋วจะมาเล่าเรื่องการจัดทำ BCM ให้ทราบว่ามีขั้นตอนอย่างไรบ้าง และมีความจำเป็นมากขนาดไหน

ขอให้ทุกๆ ท่านโชคดีมีความสุข ในปี 2017

เอกกมล  เอี่ยมศรี
ผู้เรียบเรียง

 

มกราคม 8, 2017 Posted by | ฺBusiness Continuity Management : BCM | | ใส่ความเห็น

   

%d bloggers like this: