NEW MANAGEMENT FORUM

Central Knowledge Society

เทคนิคการวิเคราะห์สาเหตุของความเสี่ยง ภาค 1 : Risk Root Cause Analysis (Part I)

สวัสดีครับ

วันนี้อยากจะเขียนเกี่ยวกับการบริหารความเสี่ยงเพิ่มเติมอีกสักเรื่อง เป็นเรื่องที่มีความสำคัญอย่างมากเช่นกัน สำหรับใช้ในการวิเคราะห์และบริหารจัดการความเสี่ยงที่เกิดขึ้นภายในองค์กร ให้บรรลุวัตถุประสงค์ตามที่ต้องการ ซึ่งเทคนิคที่ใช้วิเคราะห์สาเหตุความเสี่ยง มี 2 แบบ 1) Determine the Root Cause : 5 Whys  2) The Cause and Effect (a.k.a. Fishbone Diagram)  เรามาเรียนรู้พร้อมกันเลยครับ

การตรวจสอบสาเหตุความเสี่ยง : 5 Whys 

การวิเคราะห์สาเหตุความเสี่ยงจะเริ่มต้นด้วยคำว่า “ทำไม?” ซึ่งอาจจะเป็นเทคนิคที่หลายคนชื่นชอบ เพราะมีความสัมพันธ์กับแนวคิดของ Six Sigma DMAIC   เราจะไม่พูดถึง Six Sigma เพราะอยู่กันคนละส่วนกัน

ส่วนมากแล้วเราจะตั้งคำถามซ้ำๆ กันว่า “ทำไม? 5 ครั้งในปัญหาเดิม” เพื่อที่จะค้นหาว่าทำไม? ถึงเกิดเหตุการณ์นี้ขึ้นมาได้ มีสาเหตุมาจากอะไร? มีความเกี่ยวข้องหรือสัมพันธ์กับอะไร?  ซึ่งคำตอบของคำถามทำไมครั้งที่ 4-5 จะทำให้เข้าใจเหตุผลที่ชัดเจนขึ้นสำหรับสาเหตุของปัญหาที่จะนำคุณไปสู่อีกคำถามหนึ่ง  แต่ก็มีบ่อยครั้งที่ตั้งคำถามน้อยกว่า 5 ครั้งก็ได้คำตอบ  และก็มีบ่อยครั้งที่ต้องตั้งคำถามมากกว่า 5 ครั้งขึ้นไปถึงจะได้คำตอบที่ชัดเจนของสาเหตุปัญหา

ประโยชน์ที่ได้รับจาก 5 Whys

  • ช่วยระบุสาเหตุที่แท้จริงของปัญหา
  • กำหนดความสัมพันธ์ระหว่างสาเหตุของปัญหาที่มีความแตกต่างกัน
  • เป็นเครื่องมือที่ง่ายมาก ไม่จำเป็นจะต้องใช้ข้อมูลทางสถิติ

เมื่อไหร่ที่ 5 Whys จะมีประโยชน์มากที่สุด 

  • เมื่อมีปัญหาที่เกี่ยวข้องกับปัจจัยเสี่ยงและสาเหตุความเสี่ยงที่ปฎิสัมพันธ์กับมนุษย์
  • มีการบริหารจัดการธุรกิจแบบ วัน-ต่อ-วัน

เทคนิคการใช้ 5 Whys ให้ประสบความสำเร็จ

  1. เขียนปัญหาลงไปในกระดาษแบบเฉพาะเจาะจง การเขียนปัญหาลงไปจะช่วยให้คุณกำหนดแนวความคิดได้อย่างเป็นระบบ และมีแบบแผน สามารถอธิบายมันได้อย่างสมบูรณ์ นอกจากนี้ยังช่วยให้ทีมงานสามารถกำหนดเป้าหมายของการแก้ไขปัญหาได้อย่างเหมาะสม
  2. ให้เริ่มต้นคำถามด้วย “ทำไมปัญหานี้จึงเกิดขึ้น?” และให้เขียนคำตอบลงมาด้านล่าง และให้ขึ้นคำถามใหม่ต่อๆ ไปด้วย  “ทำไมปัญหานี้จึงเกิดขึ้น?” ลงมาเรื่อยจนกว่าคุณจะพบคำตอบที่คุณพอใจ
  3. ถ้าคำตอบที่คุณได้ไม่สามารถวิเคราะห์สาเหตุได้ชัดเจน หรือมีความแตกต่างของคำตอบเป็นจำนวนมาก   ให้คุณเปลี่ยนคำถามตั้งต้นใหม่ให้มีความเฉพาะเจาะจงมากขึ้น
  4. เมื่อคุณได้คำตอบครบทุกคำถามที่คุณตั้งแล้ว สามารถวิเคราะห์สาเหตุของความเสี่ยงแต่ละปัญหาหรือปัจจัยเสี่ยงได้แล้ว ให้คุณพยามทำการเชื่อมโยงคำตอบของสาเหตุความเสี่ยงกับปัจจัยเสี่ยงที่เกิดขึ้นว่า สิ่งใด? รายการใด? หรือ อะไร?  ที่มีความสัมพันธ์กันบ้าง

ตัวอย่าง วิธีการวิเคราะห์แบบ 5 Whys

ปัญหา : ลูกค้าไม่พึงพอใจที่คุณไม่สามารถจัดส่งผลิตภัณฑ์ไปได้ครบตามที่ตกลงภายในเวลาที่กำหนด

  1. ทำไม : ลูกค้าถึงไม่พอใจในผลิตภัณฑ์ที่จัดส่ง
    >> การสั่งซื่อผลิตภัณฑ์ของลูกค้ามีความหลากหลายมาก และสั่งในปริมาณที่น้อยทำให้ต้องมีการปรับกระบวนการผลิตใหม่ทุกครั้งที่ผลิตสินค้าแตกต่างจากเดิม ทำให้ผลิตไม่ทันตามกรอบเวลา จัดส่งล่าช้ากว่ากำหนด ทำให้ลูกค้าไม่พอใจ
  2. ทำไม : กระบวนการผลิตจะต้องปรับปรุงใหม่ทุกครั้งที่ผลิตสินค้าเปลี่ยนแปลงไปจากเดิม
    >> บริษัทมีเครื่องจักรหลักที่เป็นตัวผสมสูตรในการผลิต เพียงเครื่องจักรเดียวทำให้จำเป็นจะต้องหยุดทำความสะอาดเครื่องจักร และกระบวนการผลิตจะมีสูตรของวัตถุดิบไม่เหมือนกันทำให้ทำร่วมกันไม่ได้
  3. ทำไม : กระบวนการผลิตในปัจจุบันไม่มีการปรับปรุงด้วยการใช้เทคนิคหรือเครื่องมืออื่นๆ มาช่วยในการแยกเส้นทางการผลิต หรือ การผสมตามสูตรของผลิตภัณฑ์
    >> กระบวนการผลิตใช้เส้นทางการผลิตเส้นทางเดียว ไม่มีการแยกสายพานส่วนผสมด้านการผลิต หรือ มีเครื่องจักรแยกตามผลิตภัณฑ์  นอกจากนี้ไม่มีการปรับปรุุงกระบวนการผลิตมานานกว่า 2 ปีแล้ว
  4. ทำไม : ผู้เชี่ยวชาญด้านการผลิตของบริษัท ไม่นำเสนอแนวทางแก้ไขปัญหาด้านการผลิตที่สามารถตรวจสอบพบ
    >> ผู้เชี่ยวชาญด้านการผลิตมีเพียง 2 คน และมีผู้ช่วยในด้านการผลิตที่ขาดทักษะความรู้และประสบการณ์ เพราะเริ่มรับเข้าทำงานได้ไม่นาน  ขาดการประชุมระดมสมองเกี่ยวกับการพัฒนาเส้นทางการผลิตแบบใหม่
  5. ทำไม : บริษัทไม่ลงทุนเปลี่ยนเครื่องจักรให้ทันสมัย และไม่ประชุมปรับปรุงเครื่องจักรให้สามารถแก้ไขปัญหาด้านการผลิตได้
    >> ผู้บริหารไม่ให้ความสนใจเท่าที่ควร  ไม่มีการจัดสรรงบประมาณมาพัฒนาเครื่องจักร  เพราะผู้บริหารให้ความสนใจกับด้านการตลาดมากเกินไป  ใช้งบประมาณด้านการตลาดมากเกินไป

วิธีการวิเคราะห์ 5 Whys

เมื่อคุณได้ลองเขียนปัญหาขึ้นมาและช่วยกันประชุมระดมสมอง หาสาเหตุของปัญหาที่เกิดขึ้นมาจากสาเหตุใดบ้าง? และเกี่ยวข้องกับใคร?  ใช้เงินงบประมาณไหม?  สามารถแก้ไขได้ทันทีหรือไม่? สาเหตุของปัญหานี้มีความเชื่อมโยงกับสาเหตุปัญหาอื่นๆ หรือไม่?  เกี่ยวข้องกับปัจจัยเสี่ยงใดอีกบ้าง?   ซึ่งคุณจะสามารถเชื่อมโยงสาเหตุของปัญหาได้จากแหล่งกำเนิดเดียวกัน หรือมีความสัมพันธ์กันได้

การวิเคราะห์ 5 Whys จำเป็นจะต้องวิเคราะห์ สม่ำเสมอและต่อเนื่องภายหลังจากที่ได้มีการบริหารจัดการความเสี่ยง หรือมีมาตรการลดความเสี่ยงด้วยวิธีการต่างๆ แล้วเพื่อจะได้ตรวจสอบระดับความเสี่ยง และความรุนแรงของปัญหาว่ามีผลกระทบรุนแรงเท่าเดิม หรือ บรรเทาลงหรือไม่?  นอกจากนี้ช่วยในการตรวจสอบ และวัดประสิทธิภาพของมาตรการและเครื่องมือในการลดความเสี่ยงด้วย

สุดท้ายนี้ก็ขอจบการวิเคราะห์ Risk Root Cause Analysis เพียงเท่านี้ก่อน โอกาสหน้าจะมาอธิบายเกี่ยวกับการวิเคราะห์ Root Cause Analysis ด้วย ทฤษฎีก้างปลา “Fishbone Diagram” ซึ่งมีความน่าสนใจเช่นเดียวกัน และมีความละเอียดกว่า 5 Whys โปรดติดตามตอนต่อไป

ขอให้ทุกๆ ท่านมีความสุขในวันศุกร์สิ้นเดือน

เอกกมล  เอี่ยมศรี

ผู้เรียบเรียง

http://www.interfinn.com

http://eiamsri,wordpress.com

พฤษภาคม 31, 2013 - Posted by | New Management, Risk Management |

ยังไม่มีความเห็น

ใส่ความเห็น

Fill in your details below or click an icon to log in:

WordPress.com Logo

You are commenting using your WordPress.com account. Log Out / เปลี่ยนแปลง )

Twitter picture

You are commenting using your Twitter account. Log Out / เปลี่ยนแปลง )

Facebook photo

You are commenting using your Facebook account. Log Out / เปลี่ยนแปลง )

Google+ photo

You are commenting using your Google+ account. Log Out / เปลี่ยนแปลง )

Connecting to %s

%d bloggers like this: