NEW MANAGEMENT FORUM

Central Knowledge Society

วิธีการสร้างแผนบริหารความเสี่ยง ? : How to create a Risk Management Plan ?

สวัสดี ครับ

เมื่อตอนที่แล้ว เราได้ทำการเล่าเกี่ยวกับวิธีการวิเคราะห์และตรวจสอบความเสี่ยงระดับองค์กร และมีการกำหนดรูปแบบของแผนบริหารความเสี่ยงในระดับองค์กร  ซึ่งเราเชื่อว่าคำถามที่ตามมา คือ วิธีการจัดทำแผนบริหารความเสี่ยงทำอย่างไร?  ซึ่งในวันนี้ เราจะมาคุยกันเกี่ยวกับวิธีการสร้างแผนบริหารความเสี่ยงระดับองค์กร   การบริหารความเสี่ยงเป็นกระบวนการที่ต่อเนื่องและทำซ้ำ ซ้ำ ในการวิเคราะห์และจัดการปัญหาที่เป็นความเสี่ยงในระดับองค์กร  ดังนั้นการวางแผนบริหารความเสี่ยงก็เป็นสิ่งที่จำเป็นในการบริหารจัดการเชิงรุก และการวางแผนบริหารจัดการความเสี่ยงจำเป็นจะต้องมีการบริหารจัดการด้านกลยุทธ์ที่เหมาะสม และตอบสนองต่อยุทธศาสตร์ขององค์กรด้วย  ด้วยการพิจารณาดังนี้

การกำหนดกลยุทธ์และเป้าหมายในการบริหารจัดการความเสี่ยง : คุณจำเป็นจะต้องมีการระบุเป้าหมายของคุณ ในการบริหารจัดการความเสี่ยงที่สามารถวัดผลลัพธ์ได้  ไม่ยากในการปฎิบัติจนเกินไป  สามารถตรวจสอบผลลัพธ์ที่ได้จากการบริหารแผนความเสี่ยงย้อนกลับไปยังเป้าหมายของการบริหารความเสี่ยงได้ ซึ่งคุณจำเป็จะต้องมีการกำหนดเป้าหมายผลลัพธ์ของการบริหารความเสี่ยงที่เป็นตารางข้อมูลแสดงรายละเอียด เช่น

  • ประเภทของความเสี่ยง S-O-F-C
  • การบริหารความเสี่ยงนี้ใช้กลยุทธ์แบบใด?
  • เป้าหมาย  วัตถุประสงค์ และผลลัพธ์ที่คาดว่าจะเกิดขึ้น จะต้องสอดคล้องกัน ทำแล้วได้อะไร?
  • กระบวนการทำงาน มาตรการ  กิจกรรมหลัก กิจกรรมย่อยในแผนบริหารความเสี่ยงเป็นอย่างไร ?
  • ตัวชี้วัดความสำเร็จของแผนบริหารจัดการความเสี่ยง คืออะไร และเป็นอย่างไร?
  • งบประมาณที่ใช้ในการบริหารแผนฯ มีจำนวนเท่าใด ?
  • หน่วยงานใดเป็นผู้รับผิดชอบแผนบริหารความเสี่ยงนี้ ?
  • ระยะเวลาในการติดตามประเมินผล แผนบริหารจัดการความเสี่ยงนี้มีช่วงเวลาใดบ้าง?
  • กำหนดช่วงเวลา และรูปแบบในการนำเสนอความก้าวหน้าของแผนบริหารจัดการความเสี่ยงให้ คณะทำงานด้านการบริหารความเสี่ยง หรือ คณะกรรมการบริหารระดับสูง เมื่อใด ?

แผนหรือยุทธวิธี : คุณจำเป็นจะต้องมีการกำหนดยุทธวิธี ที่จะทำให้แผนบริหารความเสี่ยงนี้บรรลุผลสำเร็จตามวัตถุประสงค์ เชิงกลยุทธ์ของคุณ เช่น ด้านการตลาด วัตถุประสงค์ คือ การเพิ่มฐานลูกค้าให้ได้ถึง 50% ภายในสิ้นปีนี้ ดังนั้นคุณจำเป็นจะต้องมีการกำหนดยุทธวิธีที่จะทำให้สำเร็จ ตามลำดับขั้นที่คุณวางแผนไว้ทีละขั้นๆ

แผนปฎิบัติการ : คุณจะต้องมีการระบุกิจกรรม มาตรการ ที่เป็นแผนปฎิบัติการเป็นรายสัปดาห์  รายเดือน และรายไตรมาส เพื่อให้การดำเนินงานเป็นไปตามลำดับขั้น และบรรลุตามเป้าหมายการดำเนินงานของคุณ  แต่คุณจะต้องมีการวางแผนสำรองในกรณีที่กิจกรรม หรือ มาตรการต่างๆ ไม่ประสบความสำเร็จ หรือผิดพลาดในขั้นตอนการปฎิบัติ  ด้วยความยุ่งยากในการปฎิบัติงาน  สถานการณ์ความเสี่ยงเปลี่ยนแปลง  งบประมาณไม่เพียงพอ  ทรัพยากรบุคคลขาดทักษะความรู้   ฯลฯ

กระบวนการบริหารความเสี่ยง : คุณจำเป็นจะต้องมีการประเมินสถานการณ์และระดับความรุนแรงของการบริหารความเสี่ยง เพื่อให้บรรลุตามเป้าหมายของคุณ  ซึ่งเครื่องมือที่สำคัญและได้รับความนิยมในกระบวนการบริหารความเสี่ยง มี 3 ขั้นตอน

  • การค้นหาและระบุความเสี่ยงระดับองค์กร
  • ประเมินระดับความเสี่ยง โอกาสเกิด และผลกระทบ
  • พัฒนาแผนบริหารจัดการความเสี่ยง

กระบวนการสร้างแผนบริหารความเสี่ยงที่เหมาะสมกับองค์กร

  1. ระบุลักษณะและประเภทของความเสี่ยงที่อาจจะส่งผลกระทบต่อเป้าหมายขององค์กร
    โปรดระลึกเสมอว่าผลกระทบต่อเป้าหมายขององค์กร อาจจะมาจากปัจจัยบวก หรือ ปัจจัยลบ ก็ได้ ดังนั้นคุณจำเป็นจะต้องมีการวิเคราะห์ SWOT Analysis ของความเสี่ยงองค์กร และทำการค้นหาสาเหตุของความเสี่ยงด้วย Root Cause Analysis เพื่อค้นหาต้นกำเนิดของสาเหตุความเสี่ยง และนำสาเหตุความเสี่ยงทั้งหมดมาจัดกลุ่ม แบ่งหมวด เพื่อให้ง่ายแก่การออกมาตรการ และแนวทางในการบริหารจัดการความเสี่ยงตามลำดับขั้นของความสำคัญ
  2. ประเมินระดับโอกาสเกิด และ ความรุนแรงของ ความเสี่ยง
    การประเมินความเสี่ยง คุณจำเป็นจะต้องมีการเก็บรวบรวมข้อมูลด้วยระบบคอมพิวเตอร์ และทำการสำรวจในพื้นที่ความเสี่ยงจริง ด้วยการสัมภาษณ์ หรือ ทำแบบสอบถามประเมินสถานการณ์ด้านความเสี่ยง (Checklist Template)  ซึ่งในขั้นตอนนี้ คุณควรจะมีการปฎิบัติดังนี้
    –  มีการกำหนดเกณฑ์คะแนน โอกาสเกิด  และเกณฑ์คะแนน ผลกระทบ ที่มีความเหมาะสม และครอบคลุมรายปัจจัยความเสี่ยง (ห้ามใช้วิธีการสร้างกฎเกณฑ์เดียว ใช้กับทุกสถานการณ์ หรือใช้เกณฑ์กลางๆ ที่ไม่มีความชัดเจน หรือไม่สอดคล้องกับปัจจัยเสี่ยงรายตัว)
    – มีการกำหนดเกณฑ์ Risk Appetite และ Risk Tolerance ระดับองค์กร และ ระดับปัจจัยเสี่ยงรายตัว และสามารถนำมาใช้ได้จริง
    – มีการระบุสาเหตุความเสี่ยงแยกรายปัจจัยเสี่ยง และมีการระบุคะแนนความสำคัญของสาเหตุความเสี่ยง รวมทั้งมีการกำหนดความสัมพันธ์ของสาเหตุความเสี่ยง กับปัจจัยเสี่ยง และภายในกลุ่มของสาเหตุความเสี่ยง เพื่อหาต้นกำเนิดของสาเหตุความเสี่ยง
  3. การวางแผนตอบสนองต่อความเสี่ยงที่ระบุ
    เมื่อคุณดำเนินการตามข้อ 2. เสร็จแล้วคุณก็จะต้องจัดลำดับความสำคัญของความเสี่ยงที่มีความรุนแรงสูง และสาเหตุของความเสี่ยง ที่เป็นต้นกำเนิดของความเสี่ยง จากการกำหนดความสัมพันธ์ของสาเหตุความเสี่ยงภายในกลุ่ม  ต่อมาคุณก็จำเป็นจะต้องเลือกวิธีการจัดการความเสี่ยงเหล่านี้
    – ยอมรับความเสี่ยง
    – ลด/บรรเทา ความเสี่ยง
    – หลีกเลี่ยงความเสี่ยง
    – ถ่ายโอนความเสี่ยง
  4. การกำหนดมาตรการ/กิจกรรมเพื่อบริหารจัดการความเสี่ยง 
    ในขั้นตอนนี้ คุณจำเป็นจะต้องมีการตั้งคณะทำงานฯ เพื่อระดมสมองมาบริหารจัดการความเสี่ยง โดยมีผู้รับผิดชอบความเสี่ยง risk owner เป็นผู้ดูแล และมีคณะทำงานฯ เป็นผู้ให้ความเห็น ข้อแนะนำ กำกับดูแล ติดตาม และประเมินผล ตามระยะเวลาที่กำหนด
  5. การติดตามประเมินผลแผนบริหารจัดการความเสี่ยง
    การติดตามประเมินผลก็เป็นขั้นตอนที่สำคัญอีกเช่นกัน เพื่อตรวจสอบกระบวนการบริหารจัดการความเสี่ยง สามารถดำเนินการได้อย่างมีประสิทธิภาพ และบรรลุตามวัตถุประสงค์ของการบริหารจัดการความเสี่ยง ซึ่งเป็นหน้าที่ของคณะทำงานฯ ที่จะต้องมีการเรียกประชุมเพื่อตรวจสอบความก้าวหน้าของแผนฯ
  6. การทบทวนแผนบริหารความเสี่ยง
    กระบวนการทบทวนทวนแผนบริหารความเสี่ยงก็มีความสำคัญ เพราะแผนบริหารความเสี่ยงไม่สามารถยืนยันได้ว่าจะมีการระบุกิจกรรม หรือ มาตรการจัดการความเสี่ยงที่มีประสิทธิภาพ และควบคุมความเสี่ยงได้ตามที่ต้องการเสมอไป  รวมทั้งอาจจะต้องมีการปรับปรุงมาตรการ หรือ กิจกรรมลดความเสี่ยงบางประเภทให้มีความเหมาะสมตามสถานการณ์ความเสี่ยงที่เปลี่ยนแปลงไป

ส่วนที่ยากที่สุดของแผนบริหารความเสี่ยง คือ ใครจะเป็นผู้นำความคิด  กิจกรรม  มาตรการต่างๆ มารวมกันจนกลายเป็นแผนบริหารความเสี่ยงที่มีความเหมาะสมกับประด็นความเสี่ยงแต่ละตัวที่มีความสำคัญสูง เพราะเจ้าหน้าที่ส่วนใหญ่ก็ยังขาดทักษะในการบริหารจัดการความเสี่ยง และมีการโยกย้ายตำแหน่งภายในองค์กรทุกปี  ซึงเจ้าหน้าที่บริหารความเสี่ยงก็อยากย้ายไปอยู่ส่วนงานอื่นๆ เพราะงานบริหารความเสี่ยงมีความยุ่งยากมาก  ต้องคอยตอบคำถามผู้บริหาร  กำกับดูแลหน่วยงานที่เป็นเจ้าของความเสี่ยง  เข้ารับการอบรมเกี่ยวกับมาตรการบริหารความเสี่ยงที่มีความยุ่งยาก  ซับซ้อน  ตอบคำถามและจัดทำเอกสารด้านการบริหารความเสี่ยง ให้กับองค์กรและหน่วยงานภายนอกองค์กร  ถูกผู้บริหารเพ่งเล่งกรณีที่มีปัญหาแล้วหน่วยงานบริหารความเสี่ยงตอบไม่ได้ หรือไม่มีคำตอบ “หน่วยงานบริหารความเสี่ยงไม่ใช่ หน่วยงานที่จะรู้งานของคนอื่นๆ ทุกเรื่องนะครับ” แต่เป็นหน่วยงานที่กำกับดูแลการบริหารจัดการความเสี่ยง และการวิเคราะห์ความเสี่ยงที่อาจจะเกิดขึ้นในองค์กร ด้วยทฤษฎีการบริหารความเสี่ยงที่ได้รับการอบรมมาเท่านั้น

ดังนั้น ทุกหน่วยงานจำเป็นจะต้องมีการฝึกอบรมด้านการบริหารความเสี่ยง  แต่อยากให้มีการศึกษาวิเคราะห์ ข้อมูลความเสี่ยงภายในองค์กรของท่านให้ชัดเจน  กำหนดวัตถุประสงค์ของการฝึกอบรให้ชัดเจน  ให้เจ้าหน้าที่มีประสบการณ์พอสมควรเข้ารับฟัง และประชุมร่วมกับวิทยากรหรือที่ปรึกษา เกี่ยวกับปัญหาที่ท่านประสบอยู่ และให้ช่วยแนะนำแบบลักษณะโค้ช  ไม่ใช่แค่มาเล่าทฤษฎีให้หมดชั่วโมง แล้วก็กลับบ้านนะครับ

สุดท้ายนี้ขอให้ทุกๆ ท่านประสบความสำเร็จในการบริหารจัดการความเสี่ยง ครับ

เอกกมล เอี่ยมศรี

ผู้เรียบเรียง

http://www.interfinn.com

https://eiamsri.wordpress.com 

พฤษภาคม 20, 2013 - Posted by | Risk Management |

ยังไม่มีความเห็น

ใส่ความเห็น

Fill in your details below or click an icon to log in:

WordPress.com Logo

You are commenting using your WordPress.com account. Log Out / เปลี่ยนแปลง )

Twitter picture

You are commenting using your Twitter account. Log Out / เปลี่ยนแปลง )

Facebook photo

You are commenting using your Facebook account. Log Out / เปลี่ยนแปลง )

Google+ photo

You are commenting using your Google+ account. Log Out / เปลี่ยนแปลง )

Connecting to %s

%d bloggers like this: