NEW MANAGEMENT FORUM

Central Knowledge Society

แนวคิดเกี่ยวกับ Business Continuity Plan : BCP

สวัสดี ครับ

วันนี้อยากจะเล่าเรื่อง Business Continuity Plan : BCP ให้ทุกๆ ท่านเข้าใจแนวคิดเบื้องต้นของ BCP เพราะเราเชื่อว่า ในอนาคตแนวคิดเกี่ยวกับ BCP จะมีประโยชน์หลายอย่าง และมีความจำเป็นเพิ่มขึ้นเรื่อยๆ  เพราะการที่ธุรกิจถูกกระทบจากปัจจัยภายนอก  นับวันจะมีความรุนแรงมากขึ้นเรื่อยๆ  และขยายวงกว้างมากขึ้น เช่น การล้มสลายด้านการควบคุมการเงินในสหภาพยุโรป  การที่ธุรกิจด้านการเงินในสหรัฐอเมริกาปิดกิจการอย่างต่อเนื่องและเป็นสถาบันการเงินขนาดใหญ่และมีชื่อเสียงชั้นนำของโลกทั้งนั้น  ปัญหาก็คือ ทำไมสถาบันการเงินขนาดใหญ่พวกนี้ถึงล้มสลายได้ในพริบตา ด้วยประสบการณ์ทางการเงินที่มากกว่า 10 ปีขึ้นไป  ไม่ได้ช่วยปกป้องหรือมีแนวทางป้องกันปัญหาเหล่านี้เลยหรือไม่

ประเทศไทย ก็ประสบปัญหานี้มาแล้วในยุค “ต้มยำกุ้ง” ที่ค่าเงินบาทตกไปที่ 50 กว่าบาทต่อดอลลาร์ ประเทศต้องขอกู้ยืมเงินจากกองทุน IMF มาชำระหนี้สินจากค่าเงินกู้ยืมระหว่างประเทศเพื่อไม่ให้ประเทศเสียเครดิตจนกลายเป็นประเทศมีปัญหาด้านการชำระเงินระหว่างประเทศ  หรือ การที่มีกองทุน Hedge Fund ที่มีหน้าที่เก็งกำไรค่าเงินระหว่างประเทศและทำ  Arbitrage ระหว่างประเทศ โดยไม่สนใจประเทศที่ถูกเก็งกำไรจะล้มสลายทางเศรษฐกิจเท่าใดก็ตาม (พวกนี้กำลังเดินอยู่ในกรุงเทพฯ และรอเวลาที่พวกท่านๆๆ ประมาทหรือไม่มีมาตรควบคุมทางการเงินที่ไม่ดีพอ)

อ้าวถ้าอย่างนั้น BCP เป็นเครื่องมือที่เหมาะสำหรับธุรกิจขนาดใหญ่ๆ และ ธุรกิจระหว่างประเทศเท่านั้นหรอ  คำตอบ ไม่ใช่ ครับ แต่เป็นเครื่องมือสำหรับทุกธุรกิจที่ต้องการวางแผนกอบกู้ธุรกิจให้กลับมาเหมือนเดิม ในสภาวะที่เกิดวิกฤติอย่างรุนแรง  รวดเร็ว  และทำให้เกิดความเสียหายทางธุรกิจอย่างรุนแรงจนต้องมีการหยุดกิจการ (ชั่วคราว) หรือ (ถาวร)  ขึ้นอยู่กับการวางแผน BCP ของผู้เป็นเจ้าของกิจการ และคณะผู้บริหารขององค์กรนั้นๆ

คำถาม : ถ้าผมสนในเกี่ยวกับ BCP แล้วไม่มีความรู้เลยจะทำอย่างไร ?

คำตอบ : ค้นคว้าอ่านตำราจาก อินเตอร์เน็ต  หรือ เข้าอบรมเรื่อง BCP กับเว็บไซต์ http://www.interfinn.com  เพราะคุณไม่มีความรู้ ก็ต้องเริ่มต้นเรียนหนังสือก่อนครับ

คำถาม : การทำ BCP จำเป็นจะต้องใช้เงินเยอะๆ และต้องเชิญผู้เชี่ยวชาญมาให้ความเห็นและควบคุม หรือ เป็นที่ปรึกษาในการทำงานด้านนี้หรือไม่ ?

คำตอบ : การทำ BCP จำเป็นจะต้องมาจากการทำงานร่วมกันของผู้เชี่ยวชาญในแต่ละสาขาภายใน บริษัท หรือ องค์กร และเชิญผู้เชี่ยวชาญจากภายนอกมาให้ความเห็นกับกรอบแนวทางปฎิบัติ ไม่จำเป็นจะต้องทำเป็น TOR และจ้างที่ปรึกษา เพราะจำทำให้ล่าช้า  นอกจากนี้กรรมการตรวจรับก็ไม่เข้าใจ BCP ทำให้ผิดพลาดได้ง่าย และบ่อยครั้งทีทำแล้วไม่สำเร็จ

คำถาม : ถ้าอย่างนั้น เชิญผู้เชี่ยวชาญ มาให้คำแนะนำและอบรมวิธีการจะดีที่สุด และค่อยๆทำกันไปภายในองค์กร ใช่หรือไม่?

คำตอบ : ใช่ วิธีการทำ BCP ที่ดีที่สุดมาจากกระบวนการทำงานของ ผู้เชี่ยวชาญภายในองค์กรเป็นผู้ดำเนินการและกำกับควบคุมโดยผู้เชี่ยวชาญจากภายนอกมาให้ความเห็นและกรอบแนวทางปฎิบัติ จะดีที่สุด  เพราะคุณและทีมงานจะรู้ว่าต้องทำอย่างให้องค์กร กลับสภาพเดิมได้ในเวลาที่สั้นที่สุด

การวางแผนธุรกิจให้มีความต่อเนื่อง (Business Continuity Plan)  เป็นกระบวนการกู้คืนธุรกิจเพื่อเริ่มต้นใหม่ และการบำรุงรักษาธุรกิจทั้งหมดไม่ใช่แค่การกู้คืนเฉพาะเทคโนโลยีสารสนเทศ แต่ก็ต้องยอมรับว่าการกอบกู้ และฟื้นฟูระบบไอที เป็นสิ่งสำคัญเพราะการฟื้นฟูระบบเหล่านี้เป็นการฟื้นฟูการดำเนินธุรกิจ

การวางแผนธุรกิจให้มีความต่อเนื่อง (BCP) เกี่ยวข้องกับการพัฒนาองค์กร และการจัดลำดับความสำคัญของวัตถุประสงค์ทางธุรกิจ และการดำเนินงานที่สำคัญที่มีความจำเป็นสำหรับการกู้คืน  ดังนั้นองค์กรจำเป็นจะต้องพิจารณาทุกกระบวนการดำเนินงานที่สำคัญๆ ภายในองค์กร สำนัก/ฝ่าย/กอง/แผนก/ส่วน/งาน  และจัดลำดับความสำคัญของกระบวนการฟื้นฟูของแต่ละแผนก  นอกจากนี้ระบบจะต้องตอบสนองต่อการหยุดชะงักและแนวทางกู้คืนธุรกิจ  ซึ่งกรอบของ BCP นี้จำเป็นจะต้ององค์ประกอบที่เป็นแผนระยะสั้น   ระยะกลาง และระยะยาว ในการดำเนินการกอบกู้ธุรกิจ  การกำหนดมาตรฐานใหม่หลังจากการกอบกู้ธุรกิจเสร็จ เพราะมาตรฐานหลายอย่างอาจจะเปลี่ยนไปและไม่ตรงใจกลุ่มลูกค้าเดิมเพราะเพิ่งกอบกู้ธุรกิจเสร็จ เหมือนเป็นการนับ 1 ใหม่อีกครั้งเลยครับ   ดังนั้นการจัดการควรมีการจัดลำดับความสำคัญของวัตถุประสงค์ทางธุรกิจและการดำเนินงานที่สำคัญ หรือ มีความจำเป็นเร่งด่วน เพื่อความอยู่รอดขององค์กรหรือธุรกิจ  เพราะการกอบกู้ทุกอย่าง จำเป็นจะต้องใช้เงินทั้งนั้น และเวลา รวมทั้งความร่วมมือร่วมใจของพนักงานทุกคน

การวางแผนธุรกิจให้มีความต่อเนื่อง (BCP) ของบริษัทส่วนใหญ่จะให้ความสำคัญแต่เฉพาะระบบ IT อย่างเดียว แต่ทำให้ละเลยจุดอื่นๆ ไปอย่างหน้าเสียดาย ดังนั้นเราเสนอให้มีการจัดแบ่งสัดส่วนการตั้งกองทุนสำหรับ (BCP) ขึ้นภายในองค์กรทุกองค์กรขนาดใหญ่ และองค์กรที่มีเครือข่ายเป็นจำนวนมากๆ ดังนี้

สัดส่วนการสำรองเงินทุนและทรัพยากรสำหรับ BCP
ชื่อกิจกรรม สัดส่วนสำรอง
เงินทุนสำรองสำหรับ BCP  5% ของกำไรทุกปี
    – แบ่งซื้อทองคำเป็นทุนสำรอง เพราะเงินตรามีลดมูลค่าเร็วมาก
    – อัญมณีมูลค่าสูง เพราะมีการเคลื่อนย้ายง่าย เก็บรักษาง่าย
ทีมงานผู้เชี่ยวชาญภายในองค์กร ทดสอบ 1 ครั้ง/ปี
   – มีการทดสอบระบบสำรองในหน่วยงานหลักๆ
   – มีการทดสอบระบบสำรองจับเวลาและตรวจสอบผลลัพธ์กับข้อมูลในอดีต
   – มีการสร้างระบบข้อมูลสำรองไว้ใน Backup Site และ Data Storage ฟรี เช่น Google Drive, Sky Drive
 ของหน่วยงานต่างๆ เช่น เอกสารแบบฟอร์มต่างๆ  เอกสารรายชื่อลูกค้า ใบแจ้งหนี้ย้อนหลัง 3 เดือน
 ข้อมูลต่างๆ ที่มีลำดับชั้นความลับต่ำ และใช้บ่อย ไม่ต้องการไปรบกวน Server องค์กร
 สามารถทำได้เองในระดับเจ้าหน้าที่แผนก หรือ สำนัก
 มีการเก็บซอง Username และ Password แยกในที่ปลอดภัย เช่น ที่บ้านของหัวหน้า
   – มีการสร้างทีมผู้เชี่ยวชาญเฉพาะกิจ ที่มีความรู้จริงๆ (Dream Team)
ทำแผนที่การเคลื่อนย้ายอุปกรณ์ที่จำเป็นและสำคัญ อบรม 1 ครั้ง/ปี
   – มีการทำแผนที่และวิธีการเคลื่อนย้ายอุปกรณ์ พร้อมเครื่องมือที่สำคัญในการเคลื่อนย้ายต่างๆ
   – มีการอบรมเตรียมความพร้อมในการเคลื่อนย้าย
ติดต่อสถานที่ปฎิบัติงานหลัก (สำรอง) กรณีฉุกเฉิน อบรม 1 ครั้ง/ปี
   – มีการทำแผนที่และวิธีการเดินทางของพนักงานไปยังสถานที่สำรองแห่งใหม่
   – มีการอบรมเตรียมความพร้อมในการเคลื่อนย้ายของพนักงาน

สิ่งเหล่านี้เป็นตัวอย่าง ขั้นต้นและอย่างง่ายๆ ที่ทุกองค์กรจำเป็นจะต้องมีการวางแผนในขั้นต้น เพราะเป็นขั้นหลัก ที่ต้องดำเนินการในขั้นแรกเพื่อให้แผน BCP ดำเนินการต่อไปได้

กระบวนการวิเคราะห์ความเสี่ยงก่อนการทำแผน BCP

1. การวิเคราะห์ผลกระทบทางธุรกิจ

2. การประเมินความเสี่ยง

3. การบริหารความเสี่ยง

4. การตรวจสอบความเสี่ยงและการทดสอบ

ซึ่ง 4 ขั้นตอนนี้จะสะท้อนให้เห็นว่าเป็นกระบวนการวางแผนความต่อเนื่องทางธุรกิจ ที่ครบวงจรและควรที่จะมีการปรับเปลี่ยนตามสถานการณ์ และภัยคุกคามที่อาจจะมีขึ้นในอนาคต แสดงว่าทุกองค์กรจะต้องมีการดำเนินการทั้ง 4 ขั้นตอนใหม่ทุกๆ ปี

หน้าที่ความรับผิดชอบของผู้บริหารระดับสูงในการกำกับดูแลธุรกิจอย่างต่อเนื่องในกระบวนการวางแผน BCP

  • การกำหนดนโยบายวิธีการจัดการและควบคุมความเสี่ยง
  • การสรรหาบุคลากรที่มีความรู้ ความเชี่ยวชาญ และจัดสรรทรัพยากรทางการเงินให้เพียงพอ ที่จะดำเนินการกอบกู้ BCP
  • กำหนดให้องค์กรมีการทบทวนแผน และเตรียมความพร้อมด้าน BCP ทุกปี และทดสอบหน่วยงานจริงอย่างน้อย 1 ครั้ง/ปี
  • พนักงานได้รับการฝึกฝนเกี่ยวกับขั้นตอน BCP จนเกิดความเข้าใจ และมีความเชื่อมั่น และตระหนักถึงหน้าที่ของพวกเขาในการดำเนินการตามแผน BCP
  • ต้องเชิญผู้เชี่ยวชาญแต่ละสาขาจากภายนอกมาให้ความเห็นในการเตรียมความพร้อมในการดำเนินงานตามแผน BCP ทั่วทั้งองค์กร
  • ต้องมีการทบทวนโปรแกรมการทดสอบ BCP และผลการทดสอบเป็นประจำ เช่น ด้าน IT เทียบกับผลลัพธ์ในอดีตมีความถูกต้องตรงกัน

ข้อมูลข้างต้นเป็นหน้าที่ความรับผิดชอบของผู้บริหาร และคณะกรรมการบริหารององค์กร ที่จะต้องดำเนินการตามขั้นตอนข้างต้น เพื่อให้องค์กรแน่ใจว่า มีการประเมิน และดำเนินการตามลำดับความสำคัญของการบริหารและควบคุมความเสี่ยงให้เป็นส่วนหนึ่งของการดำเนินธุรกิจ และกระบวนการวางแผนทั้งหมด คณะกรรมการและผู้บริหารระดับสูง ควรกำหนดนโยบายว่า องค์กร จะต้องมีการจัดการควบคุม และบริหารจัดการความเสี่ยงที่มีการกล่าวไว้ข้างต้น  และคณะกรรมการและผู้บริหารระดับสูงจำเป็นจะต้องเข้าใจผลกระทบของความเสี่ยงที่ระบุเหล่านี้และสนับสนุนการวางแผนธุรกิจให้มีความต่อเนื่อง

เราขอจบการอธิบายเกี่ยวกับแนวคิด BCP ในเบื้องต้นไว้เพียงเท่านี้ก่อนเพื่อจะได้ไม่เครียด หรือ เบื่อที่จะอ่านไปเสียก่อน เพราะเรื่องนี้จะต้องเล่าให้ฟังในหลายด้าน หลายมุมมอง  และมีเครื่องมือที่เข้ามาเกี่ยวข้องหลายประเภทพอสมควร  ขอให้ทุกๆ ท่าน คอยติดตามอ่านใน บล็อกนี้ต่อไป

ขอให้ทุกๆ ท่านมีความสุข สมหวัง ดังที่ปรารถนา

เอกกมล  เอี่ยมศรี

ผู้เรียบเรียง

http://www.interfinn.com 

https://eiamsri.wordpress.com 

มีนาคม 24, 2013 - Posted by | Business Continuity Plan : BCP |

ยังไม่มีความเห็น

ใส่ความเห็น

Fill in your details below or click an icon to log in:

WordPress.com Logo

You are commenting using your WordPress.com account. Log Out / เปลี่ยนแปลง )

Twitter picture

You are commenting using your Twitter account. Log Out / เปลี่ยนแปลง )

Facebook photo

You are commenting using your Facebook account. Log Out / เปลี่ยนแปลง )

Google+ photo

You are commenting using your Google+ account. Log Out / เปลี่ยนแปลง )

Connecting to %s

%d bloggers like this: