NEW MANAGEMENT FORUM

Central Knowledge Society

การทำแผนบริหารโครงการให้เป็นจริง :The Real “Project Plan”


สวัสดีครับ

วันนี้ เราอยากจะคุยกันเรื่องการทำแผนบริหารโครงการให้เป็นจริง ไม่ใช่วาดบนกระดาษให้สวยงามเท่านั้น  การเขียนโครงการให้ดี สามารถนำไปใช้งานได้จริง เป็นเรืองที่ยากพอสมควร เพราะคนที่เขียนแผนจะต้องเข้าใจโครงสร้างของโครงการเป็นอย่างดี และกระบวนการทำงานแต่ละส่วนอย่างเด่นชัด รวมทั้งเข้าใจความสามารถของทีมงาน มีประสบการณ์ในการทำงานลักษณะนี้มาก่อน เป็นต้น

เหตุการณ์สมมติ 

“ฉันจำเป็นต้องมีแผนงานโครงการเพื่อนำเสนอให้ลูกค้า เช้าพรุ่งนี้” และฉันในฐานะผู้จัดการโครงการจำเป็นจะต้องรับภาระนี้ ฉันควรจะเริ่มจากสิ่งใดก่อนดี ถึงจะทำให้โครงสร้างการทำงานได้เร็ว และสามารถส่งมอบได้ทันในวันพรุ่งนี้

การจัดทำแผนงานโครงการ หรือ แผนบริหารจัดการโครงการตามมาตรฐานของ PMI  สิ่งแรกที่จำเป็นจะต้องทำเป็นการกำหนดขอบเขตของโครงการและผลลัพธ์ที่คาดว่าจะได้รับจากการบริหารงานโครงการในครั้งนี้  นอกจากนี้ก็ศึกษากระบวนการทำงานของโครงการทั้งระบบ และวางแผนป้องกันการเกิดปัญหาในกรณี มีการเปลี่ยนแปลงในแผนงานโครงการ  เพราะการเปลี่ยนแปลงในแผนงานของโครงการจะมีผลต่อการกำหนดเสร็จของโครงการ  ดังนั้นในขั้นตอนการอธิบายวิธีการดำเนินงานของโครงการทุกขั้นตอนจะต้องมีการวางแผนการเปลี่ยนแปลงรูปแบบบางอย่างไว้ด้วยเสมอ

การวางแผนโครงการ จะมีขั้นตอนที่ซ้ำกันทุกโครงการ  แต่จะมีจุดที่แตกต่างประกอบด้วยเอกสาร วัตถุดิบ ทรัพยากร ขอบเขตการดำเนินงาน และรูปแบบผลลัพธ์ที่ต้องการหลังเสร็จสิ้นโครงการ  ดังนั้น ในขั้นตอนนี้ คุณจำเป็นจะต้องนำข้อมูลการวางแผนงานโครงการในอดีตมาปัดฝุ่น และคัดลอกรูปแบบหัวข้อการวางแผนงานจัดทำโครงการที่ดีในอดีตมาตั้งต้นได้เลยครับ

ขั้นตอนที่จำเป็นในการวางแผนงานโครงการ (แบบเร่งด่วน)

  • กระบวนการและวิธีการในการบริหารโครงการจะต้องมีรูปแบบอย่างที่ทีมงานของคุณเคยปฎิบัติ หรือมีประสบการณ์ร่วมกันมาก่อน (ห้ามคิดใหม่ ทำใหม่ และมีคุณรู้อยู่คนเดียว) 
  • ลำดับขั้นตอนการดำเนินงานจะต้องเป็นอย่างที่คุณ และทีมงานมีความเข้าใจตรงกัน หรือเคยทำมาก่อนเท่านั้น
  • รายละเอียดของเครื่องมือ และเทคนิคที่ใช้ในกระบวนการบริหารงานโครงการ คุณจะต้องเข้าใจ และสามารถอธิบายได้อย่างชัดเจน เพราะในขั้นตอนนี้ คุณอาจจะลอกมาจากโครงการในอดีต แต่คุณจะต้องอธิบายเครื่องมือที่จะนำมาใช้ในการบริหารงานโครงการได้อย่างดี
  • คุณจะต้องเข้าใจปัญหาและอุปสรรคของกระบวนการทำงานในทุกขั้นตอนของโครงการที่่คุณกำลังจะทำ หรือ เขียนแนวทางในการบริหารโครงการครั้งนี้ แบบมืออาชีพจริงๆ ไม่ใช่การเขียนส่งเพื่อให้มีข้อมูลเสนอนาย หรือ กลุ่มลูกค้า เพราะคุณจะเสียหน้าอย่างมากถ้าไม่สามารถตอบปัญหาต่างๆ ที่ถูกซักถามแบบเป็นพายุได้
  • วิธีการที่จะใช้ในการตรวจสอบขั้นตอนต่างๆ ของโครงการที่คุณบริหารงานอยู่บรรลุวัตถุประสงค์ตามขั้นตอนที่คุณวางแผนไว้ล่วงหน้า
  • วิธีการที่คุณใช้ในการบริหารจัดการค่าใช้จ่าย และประเมินค่าใช้จ่ายต่างๆ ที่เกิดขึ้นในการบริหารงานโครงการ ให้อยู่ในกรอบของงบประมาณที่กำหนดไว้ตั้งแต่ตอนต้น
  • การกำหนดตัวชีัวัดความสำเร็จ KPI ด้านประสิทธิภาพการทำงานของโครงการ ในระหว่างการดำเนินการ
  • เทคนิค หรือ วิธีการที่คุณจะใช้ในการติดต่อสื่อสารกับทีมงาน และกลุ่มผู้มีส่วนได้ส่วนเสียในการดำเนินงานของโครงการคุณ
  • การบริหารจัดกับโครงการที่มีการแบ่งเฟสการทำงานออกเป็น หลายส่วนของโครงการ
  • การบริหารจัดการเนื้อหาและขอบเขต ระยะเวลา เพื่ออำนวยความสะดวกในการตัดสินใจระหว่างดำเนินงานโครงการ

ในการทำแผนงานโครงการขนาดใหญ่ ส่วนมาจะมีแผนย่อยๆ อยู่ภายใต้โครงการขนาดใหญ่ อาทิ 

  • การวางแผนจัดการขอบเขตการดำเนินงานของโครงการ (จำเป็นจะต้องใช้ข้อมูล เอกสารหลักฐาน ข้อมูลจากการสำรวจ ทีมงานที่มีประสบการณ์ ช่วยกันวางแผนให้ครอบคลุม)
  • การกำหนดรูปแบบ และขั้นตอนของแผนการบริหารจัดการ
  • การวางแผนการบริหารจัดการด้านค่าใช้จ่าย และการเบิกจ่ายงบประมาณ (ขั้นตอนนี้คุณจำเป็นจะต้องมีทีมงานธุรการที่่มีความรู้เรื่องบัญชี การวางแผนงบประมาณ และประมาณการเงินสดล่วงหน้า ที่มีความเป็นมืออาชีพมาช่วย)
  • มีทีมงานที่จะมาควบคุมด้านการวางแผนจัดการด้านคุณภาพ QC ของโครงการ ทุกขั้นตอน
  • มีทีมงานด้านการบริหารความเสี่ยง เพื่อแก้ไขปัญหาเฉพาะหน้า และการเปลี่ยนแปลงต่างๆ
  • มีการวางแผนด้านการบริหารจัดการบุคลากร ที่เพิ่มขึ้น หรือ ลดลง ตามช่วงเวลา และกระบวนการทำงาน ในแต่ละขั้นตอน
  • ทีมงานที่จะมาช่วยในการวางแผนและบริหารจัดการด้านการสื่อสารภายในโครงการกับทีมงานทุกระดับชั้น และการเตรียมเอกสารสำหรับนำเสนอผู้ลงทุน และผู้มีส่วนได้ส่วนเสียจากโครงการนี้
  • การวางแผนการเบิกจ่าย การตรวจรับ การส่งมอบ ตามสัญญาการจัดซื้อ จัดจ้าง

ข้อเสนอแนะ

แนวทางที่นำเสนอในขั้นตอนเหล่านี้ อาจจะยาก และทำให้สับสนบางประการสำหรับนักเขียนแผนงานโครงการมือใหม่ หรือ ผู้ที่ยังไม่มีประสบการณ์ในการเขียนโครงการขนาดใหญ่มาก่อน ก็ขอให้ทุกๆ ท่าน อ่านบทความเกี่ยวกับเทคนิคการเขียนโครงการเบื้องต้นใน Blog นี้และทำความเข้าใจในแต่ละกระบวนการอีกครั้ง ก่อนที่จะอ่านบทความนี้

ส่วนท่านที่มีประสบการณ์แล้วก็อย่าประมาท ขอให้ท่านพยามทำการตรวจสอบโครงการของท่านตามขั้นตอนที่ได้นำเสนอมาข้างต้นนี้อย่างต่อเนื่อง และชัดเจน เพราะอย่างลืมว่าแผนงานโครงการจะต้องมีการเปลี่ยนแปลงตามช่วงเวลา ไม่ได้ทำแล้วจะตายตัวไปตลอด ดังนั้น คุณจำเป็นจะต้องคอยบริหารแผนงานโครงการให้มีความทันสมัยอยู่เสมอ

สุดท้ายนี้ขอให้ทุกๆ ท่านมีความสุขในวันตรุษจีน ครับ รวยๆ เฮงๆ มีความสุขตลอดปีใหม่จีน ครับ

 

เอกกมล เอียมศรี

ผู้เรียบเรียง

http://www.interfinn.com 

https://eiamsri.wordpress.com 

 

Advertisements

กุมภาพันธ์ 10, 2013 - Posted by | Project Risk Management |

ยังไม่มีความเห็น

ใส่ความเห็น

Fill in your details below or click an icon to log in:

WordPress.com Logo

You are commenting using your WordPress.com account. Log Out / เปลี่ยนแปลง )

Twitter picture

You are commenting using your Twitter account. Log Out / เปลี่ยนแปลง )

Facebook photo

You are commenting using your Facebook account. Log Out / เปลี่ยนแปลง )

Google+ photo

You are commenting using your Google+ account. Log Out / เปลี่ยนแปลง )

Connecting to %s

%d bloggers like this: