NEW MANAGEMENT FORUM

Central Knowledge Society

ประมาณการค่าใช้จ่ายโครงการ : Estimating Project Costs


สวัสดี ครับ

วันนี้อยากจะคุยเรื่องการประมาณการค่าใช้จ่ายโครงการ : Estimating Project Costs เพราะหลายท่านต่างประสบปัญหาการตั้งประมาณการค่าใช้จ่ายอย่างไร? ให้เพียงพอกับกับการดำเนินงานโครงการให้ประสบความสำเร็จ ตามวัตถุประสงค์ และไม่เกิดภาระกับองค์กรตอนหลังว่างบประมาณไม่พอ?

การตัดสินใจเกี่ยวกับวิธีการประมาณการค่าใช้จ่ายโครงการ เป็นสิ่งที่สำคัญมากและจำเป็นจะต้องทำต่อเนื่องหลังจากที่ได้มีการวางแผนงานเกี่ยวกับโครงการเสร็จสิ้นแล้ว  โครงการที่ดำเนินการจำเป็นจะต้องใช้ทรัพยากรประมาณเท่าใด?

ดังนั้น เรามาดูกฎง่ายๆ ที่จะช่วยให้คุณสามารถประมาณการค่าใช้จ่ายโครงการที่มีความแม่นยำพอสมควร ในระดับที่น่าเชื่อถือได้

  • การรวบรวมสมมติฐานที่จะนำมาใช้ในการวางแผนโครงการ และการระบุปริมาณทรัพยากรต่างๆ ทั้งที่เกี่ยวข้องกับคน ไม่ใช่คน  ระยะเวลา  ขอบเขตของงาน  ทีมงานระดับมืออาชีพ และ เป้าประสงค์ของงาน จะใช้เวลาประมาณร้อยละ 80 ของการทำงาน จำเป็นจะต้องปรับเปลี่ยนให้มีความทันสมัยอยู่เสมอ และกันความเสียหายประมาณ 5% ไว้ในโครงการเป็นอย่างน้อย 
  • นำข้อมูลจากหลายๆ โครงการที่ใช้เวลาทำงานโครงการนานกว่าปกติ มาศึกษาและค้นหาสาเหตุของปัญหา  หรือโครงการที่่ความใกล้เคียงกันมาเป็นต้นแบบและหาทางป้องกันปัญหาเหล่านั้นไว้ล่วงหน้าก่อนดำเนินงานโครงการ
  • คุณและทีมงานระดับผู้บริหาร จะต้องไม่เป็นคนที่มองโลกในแง่ดี จนเกินไป
  • ขอคำแนะนำจากผู้เชี่ยวชาญเฉพาะด้านในเรื่องที่คุณไม่แน่ใจเกี่ยวกับการตั้งสมมติฐานในบางเรื่องและระยะเวลาที่ต้องดำเนินการในส่วนนั้นๆ
  • รวบรวมค่าใช้จ่ายหลักๆ และค่าใช้จ่ายรอง ที่สำคัญค่าใช้จ่ายปลีกย่อยแบบคาดไม่ถึง คุณก็ต้องไม่ประมาท จำเป็นจะต้องลงรายละเอียด ห้ามทำเป็นงบประมาณก้อนใหญ่ๆ เพราะมันง่ายที่จะคำนวณ แต่ไม่มีการแตกรายละเอียดเด็ดขาด  รวมทั้งงบประมาณต่างๆ ที่เกี่ยวข้องกับการเงินจำเป็นจะต้องบวกระยะเวลาเข้าไปอย่างน้อย 2 เท่าเพราะต้องเผื่อเวลาตรวจรับด้วย
  • มีการวางแผนในสภาวะฉุกเฉิน สำหรับการแก้ไขปัญหาการประชุมและกิจกรรมอื่นๆ ที่ไม่คาดคิด ตลอดอายุโครงการ
  • การกำหนดค่าใช้จ่ายในแต่ละงาน Work Breakdown การทำงานในแต่ละส่วนงานให้ลึกถึงหน่วยงานย่อยของแต่ละส่วนหรือขั้นตอนการทำงาน อย่าพยามสุ่มตัวเลขแบบเป็นก้อนใหญ่ๆ เด็ดขาด
  • ยอมรับด้วยความอดทนกับลูกค้าของคุณสำหรับการทำงานเพิ่มเติมที่ไม่ได้กำหนดใน TOR
  • สื่อสารกับสมมติฐานใดๆ เช่น ข้อยกเว้น หรือ ข้อจำกัด ที่คุณกำหนดไว้ในโครงการให้ลูกค้าทุกคนเข้าใจ ด้วยความจริงใจ
  • ให้ทีมงานของคุณทุกคน เข้าใจในงบประมาณค่าใช้จ่ายที่มีจำกัด ในแต่ละส่วนงานอย่างระเอียด เพื่อป้องกันปัญหาความเข้าใจผิดเรื่องงบประมาณที่เป็นก้อนใหญ่ๆ

ในขั้นตอนดังกล่าวข้างต้น ขอให้คุณใช้เวลากับงานี้ให้มากๆ และตรวจสอบความถูกต้องอย่างสม่ำเสมอ แม้ว่าคุณจะส่งรายการให้กับลูกค้าไปแล้วก็ตาม

ข้อผิดพลาดทั่วไป 

สิ่งเหล่านี้เป็นข้อผิดพลาดทั่วไป ที่เกิดจากการประมาณการค่าใช้จ่ายโครงการไม่ถูกต้อง 

  • ไม่เข้่าใจสิ่งที่มีความสำคัญที่ทำให้โครงการเสร็จสมบูรณ์ และรายละเอียดของรายการทำงานทุกส่วนของโครงการ
  • ไม่มีการเริ่มต้นประมาณการค่าใช้จ่ายด้วยจำนวนเงินและค่าใช้จ่ายโครงการที่สามารถดำเนินการได้จริง
  • ไม่มีการกำหนดประเภทของทรัพยากรที่ใช้ในโครงการมากกว่าร้อยละ 80
  • ไม่มีการกำหนดแผนฉุกเฉิน หรือ พยากรณ์จุดที่ผิดพลาดหรือมีความเสี่ยงสูงล่วงหน้า
  • มีความล้มเหลว เพราะไม่มีการกำหนดขอบเขตของโครงการที่ชัดเจน ทำให้สามารถขยายขอบเขตการทำงานของโครงการออกไปได้ โดยลูกค้าไม่ยอมรับขอบเขตงานของคุณ
  • การขาดแคลนทรัพยากร และวัตถุดิบหลัก ที่ใช้ในการบริหารจัดการโครงการ
  • ขาดประสบการณ์ในการกำหนดประมาณการณ์ค่าใช้จ่ายโครงการขนาดใหญ่มาก่อน
  • ไม่มีการเก็บข้อมูลเกี่ยวกับรายละเอียดของโครงการในอดีตที่มีปัญหามาเปรียบเทียบและหาทางป้องกัน

เทคนิคการประมาณการค่าใช้จ่าย 3 แบบ

การประมาณการค่าใช้จ่าย 3 แบบ เป็นเทคนิคที่จะช่วยให้ผู้จัดการโครงการจัดการกับข้อมูลประมาณการที่ดีขึ้น การออกแบบประมาณการค่าใช้จ่าย 3 แบบได้รับความนิยม และทำให้พยากรณ์ความเสียหาย และค่าใช้จ่ายที่เกินงบได้พอสมควร ซึ่งทั้งหมดนี้จะต้องทำการคำนวณแบบค่าเฉลี่ยถ่วงน้ำหนักของประมาณการทุกครั้ง

การประมาณการค่าใช้จ่ายสำหรับงานเฉพาะหรือกิจกรรมเกี่ยวกับทรัพยากรทั้งที่เกี่ยวข้องกับการเงินและไม่เกี่ยวข้องกับการเงิน

สามารถแสดงเป็นสูตรคำนวณได้ ดังนี้

E = (B + 4 M +W) /6

    B = best-case (1/6)

    M = most likely (4/6)

    W = worst case (1/6)

ขั้นตอนนี้จะยุ่งยากสักหน่อย เพราะคุณจำเป็นจะต้องทำการประมาณการค่าใช้จ่าย ออกเป็น 3 แบบ และ 3 กรณีที่ไม่เหมือนกัน รวมทั้งรูปแบบสมมติฐานที่ต่างๆ กัน ในบางประเด็น เพื่อให้เกิดการเปลี่ยนแปลงของมูลค่า ของค่าใช้จ่ายโครงการ  รวมทั้งนำทั้ง 3 โครงการมาเข้าสูตรคำนวณ เฉพาะ ค่าผลรวมของค่าใช้จ่ายทั้งหมด และหารด้วย 6 คุณก็จะได้ค่าเฉลี่ยของโครงการที่ใกล้เคียงความจริงมากที่สุด

ซึ่งคุณก็อาจจะสร้าง ประมาณการค่าใช้จ่ายโครงการที่เป็นค่ากลาง หรือ ค่าที่ 4 เพื่อนำไว้ใช้ของคุณเอง ก็ได้ (ถ้าคุณขยันนะ)

สุดท้ายนี้ก็ขอนำเสนอแนวทางการประมาณการค่าใช้จ่ายแบบง่ายๆ และเทคนิคเบื้องต้นที่คุณจะต้องไม่พลาด หรือ หาทางป้องกันสิ่งเหล่านี้ไว้ล่วงหน้าแล้ว โดยที่คุณจะมาแก้ไขปัญหาเฉพาะหน้าไม่ได้เพราะส่วนใหญ่จะแก้ไขไม่ทัน กับงบประมาณไม่เพียงพอ ทีมงานไม่เข้าใจ สุดท้ายโครงการล้มเหลว

ขอให้ทุกๆ ท่าน เดินอยู่ในหนทางที่ไม่ประมาท และมีสติตลอดเวลา

ขอให้ทุกๆ ท่านโชคดีมีความสุข

เอกกมล เอี่ยมศรี

ผู้เรียบเรียง

http://www.interfinn.com

https://eiamsri.wordpress.com 

http://www.facebook.com/pages/Interfinn-Business-College/366946776746602

 

Advertisements

กุมภาพันธ์ 3, 2013 - Posted by | Project Risk Management |

ยังไม่มีความเห็น

ใส่ความเห็น

Fill in your details below or click an icon to log in:

WordPress.com Logo

You are commenting using your WordPress.com account. Log Out / เปลี่ยนแปลง )

Twitter picture

You are commenting using your Twitter account. Log Out / เปลี่ยนแปลง )

Facebook photo

You are commenting using your Facebook account. Log Out / เปลี่ยนแปลง )

Google+ photo

You are commenting using your Google+ account. Log Out / เปลี่ยนแปลง )

Connecting to %s

%d bloggers like this: