NEW MANAGEMENT FORUM

Central Knowledge Society

การวิเคราะห์ระบบงาน (Job Analysis) และการบริหารคุณภาพรวม (TQM)


สวัสดี ครับ

วันนี้อยากจะคุยเรื่อง การวิเคราะห์ระบบงาน (Job Analysis) และการบริหารคุณภาพรวม (TQM) เป็นเรื่องที่น่าสนใจสำหรับองค์กรทุกระดับ เพราะเป็นเรื่องที่สอดคล้องกันเหมือนกับ พี่น้อง ในครอบครัวเดียวกันเลยครับ  เรามาดูซิว่าจะให้ปฎิบัตอย่างไรกันดี เพื่อนำไปใช้กับองค์กรของคุณเอง

Total Quality Management : TQM เป็นวิธีการจัดการที่มุ่งเน้นการทำงานเป็นทีม และทีมงานนี้จะเป็นกลุ่มผู้เชี่ยวชาญที่ได้รับการคัดเลือกจากผู้บริหารและตัวแทนพนักงานมาอย่างดี มีความซื่อสัตย์ และมีความมุ่งเน้นที่จะปรับปรุงประสิทธิภาพขององค์กรอย่างต่อเนื่อง และการจ้างงานอย่างต่อเนื่องรวมทั้งมีการประเมินมูลค่าของพวกเขา   ขณะที่การวิเคราะห์ค่างาน Job Analysis เป็นการสืบส่วนและข้อเสนอแนะ เกี่ยวกับคุณสมบัติของแต่ละตำแหน่งงานที่มีแนวทางการวิเคราะห์แยกออกจากกัน  และการเก็บรวบรวมข้อมูลที่เกี่ยวข้องกับงาน ซึ่งเป็นการดำเนินงานโดยปกติของกระบวนการดำเนินการเพิ่มประสิทธิภาพในองค์กร  โดยเฉพาะอย่างยิ่งฝ่ายทรัพยากรบุคคลที่คัดสรรทรัพยากรบุคคลในทีมงานที่มาดำเนินการด้าน TQM ซึ่งเป็นวิธีการใหม่และเกือบจะไม่สอดคล้องกันแบบ 100% กับแนวทางการบริหารจัดการทรัพยากรบุคคลแบบดั้งเดิม ซึ่งการวิเคราะห์ค่างานจำเป็นจะต้องปรับปรุงวิธีการให้สอดคล้องกับ TQM

ข้อแตกต่างระหว่าง การวิเคราะห์ระบบงาน Job Analysis และ TQM

แนวคิดของการบริหารคุณภาพ TQM จะเน้นการพัฒนาอย่างต่อเนื่องของกระบวนการจัดการสำหรับการพัฒนาพนักงาน เช่น พนักงานในองค์กรได้นำ TQM มาใช้ในการปรับปรุงกระบวนการทำงานภายในองค์กรให้เกิดประสิทธิภาพสูงขึ้น  ซึ่งพวกเขา และ เธอ ไม่ควรจำกัดความสามารถของตนเองเพียงการเพิ่มประสิทธิภาพเล็กๆ น้อยๆ สำหรับงานพื้นฐานของพวกเขาเท่านั้น  ซึ่งในความเป็นจริงแล้วพวกเขาควรจะพิจารณาตัวเลือกอื่นๆ มีลักษณะงานที่มีความสำคัญ หรือ พยามลดค่าใช้จ่ายในการปฎิบัติงาน  และการลดขั้นตอนการปฎิบัติงานที่ซ้ำซ้อนลง เป็นต้น         “ดังนั้นทีมงานที่ได้รับการคัดเลือก หรือหน่วยงานที่ทำเป็นต้นแบบในองค์กร จำเป็นจะต้องพยามที่จะเรียนรู้ให้มากขึ้นด้วยการสำรวจกระบวนการทำงานทั่วทั้งองค์กร” ในขณะที่กระบวนการวิเคราะห์งานจะดำเนินการเพื่อตรวจสอบสิ่งที่พนักงานควรจะทำและวิธีการปฎิบัติหน้าที่เฉพาะเจาะจง และกิจกรรมที่มีความสำคัญและต้องดำเนินการ

การบริหารงานแบบ TQM เป็นวิธีการที่มุ่งเน้นไปที่การพัฒนาทุกกรอบ 360 องศา ของพนักงานและคาดว่าพวกเขาจะทำทุกอย่างให้ดีกว่าเดิม  ด้วยการมุ่งหวังการทำงานให้บรรลุระดับที่สูงขึ้นด้วยคุณภาพและประสิทธิภาพ  นอกจากนี้การปรับปรุงอย่างต่อเนื่องยังมุ่งเน้นที่จะพัฒนาพวกเขาให้เป็นระดับมืออาชีพ   ในส่วนของการวิเคราะห์ค่างาน Job Analysis จะเป็นการกำหนดหน้าที่เฉพาะทาง และความรับผิดชอบของพนักงาน  ที่แต่ละคนต้องทำเฉพาะสิ่งที่ได้รับมอบหมายให้  ซึ่งเป็นแนวทางที่ตรงข้ามกับ TQM

รายละเอียดของงานและการพูดคุยเกี่ยวกับข้อกำหนดของลักษณะงานของพนักงาน การสรุปหน้าที่การทำงาน และความรับผิดชอบในงานนั้นๆ  คุณสมบัติเฉพาะของงานเหล่านั้น เช่น การศึกษาเฉพาะทาง  สภาพการทำงานที่ไม่สะอาด  มีความเสียงภัย  การวิเคราะห์ค่างาน Job Analysis จะไม่มีการวิเคราะห์หรือศึกษาเกี่ยวกับการรักษาคุณภาพในการปฎิบัติงาน  การลดความสูญเสียในการผลิต หรือ การลดระยะเวลาในการปฎิบัติงานให้สั้นลงและมีคุณภาพเหมือนเดิม  หรือคุณภาพในการให้บริการและการจัดส่ง

ขณะที่ TQM ไม่จำกัดเพียงแค่ให้พนักงานทำงานได้รับมอบหมายได้ตามปกติ หรือตามขอบเขตของงานที่ต้องกระทำตามหน้าที่พื้นฐานการทำงาน  เพราะการวิเคราะห์ค่างาน Job Analysis เป็นการวิเคราะห์ค่างาน เพื่อกำหนดมาตรฐานของตำแหน่งงานเหล่านั้น กำหนดหน้าที่ความรับผิดชอบของพนักงานผู้ปฎิบัติงาน   ซึ่งพนักงานไม่ได้รับการมอบหมายให้ทำการวิเคราะห์กระบวนการทำงานทั้งระบบที่เกี่ยวข้อง หรือเข้าไปสำรวจการทำงานของแผนกอื่นๆ ที่เกี่ยวข้องในเส้นทางของกระบวนการทำงานเส้นทางนั้น Job Process Work Flow Analysis ซึ่งพนักงานเหล่านั้นจะทำงานเพียงเท่าที่ได้รับมอบหมายเท่านั้น

ความเชื่อมโยงของการวิเคราะห์ค่างาน Job Analysis กับ TQM 

การวิเคราะห์ระบบงานที่สอดคล้องกับ TQM ก็จะเป็นในส่วนของการเป้าประสงค์ขององค์กร  และการทำงานแบบ Pre และ Post องค์กรใดๆ ก็ตามมีความประสงค์จะพัฒนาประสิทธิภาพการทำงานภายในองค์กรให้ประสบความสำเร็จแบบเป็นรูปธรรม  คุณจำเป็นจะต้องสร้างทีม 18 มนุษย์ทองคำ ขึ้นมาให้ได้ก่อน การที่จะสร้างทีมงาน 18 มนุษย์ทองคำขึ้นมาได้นั้น คุณจำเป็นจะต้องทำการวิเคราะห์ Job Analysis ของฝ่ายงานต่างๆ ทั่วทั้งองค์กร เพื่อกำหนดขอบเขตการพัฒนาและปรับปรุงกระบวนการทำงาน  หรือ กำหนดขั้นตอนที่จำเป็นจะต้องพัฒนาอย่างเร่งด่วน  หรือ พัฒนาปรับปรุงในด้านใดๆ  เมื่อคุณได้ข้อมูลพื้นที่หน่วยงาน และ ขั้นตอนการปฎิบัติงานภายในองค์กรที่จำเป็นจะต้องปรับปรุงหรือพัฒนาแล้ว  คุณก็จะต้องทำการสำรวจมาตรฐานคุณภาพของพนักงานทั้งหมดทั่วทั้งองค์กร เพื่อค้นหา คัดสรร  ประเมินคุณภาพ  คัดกรอง  หา 18 มนุษย์ทองคำให้ได้ ที่เป็นตัวแทนขององค์กร ในการมาประชุมร่วมกันในลักษณะ Brainstorming และจัดทำแผนการปฎิรูปการปฎิบัติงานให้มีประสิทธิภาพ และกำหนดรูปแบบการทำงานทุกขั้นตอนอย่างละเอียด หลังจากนั้นก็นำระบบ TQM มาปรับใช้กับแผนการปฎิรูปองค์กรที่ได้มีการประชุมร่วมกันวางแผนอย่างหน้าดำ คร่ำเครียด หมดไวน์ไป 3 ลัง ที่รีสอร์ทเขาใหญ่  (แซวเล่นนะครับ)  อย่างไรก็ตาม ฝ่ายทรัพยากรบุคคลจะต้องเข้าไปมีส่วนร่วมในการแจ้งด้วยหนังสือเวียน  จัดการประชุมแบบ focus group กับหน่วยงานที่โชคดีต้องนำ TQM ไปปฎิบัติให้เกิดผลลัพธ์ที่เป็นรูปธรรม ภายในระยะเวลาที่กำหนด โดยมีมนุษย์ทองคำ 18 คน เป็นที่ปรึกษาและคอยประเมินผลร่วมกับทรัพยากรบุคคล

การทำงานทุกอย่างที่เพิ่่มขึ้นจากมาตรฐานเดิม ทำงานหนักขึ้น  เงินเดือนเท่าเดิม  ไม่การสัญญาว่าจะได้อะไรเป็นการตอบแทน  ไม่มีการวางแผนระยะกลางและระยาว ภายหลังจากการทำ TQM ที่ชัดเจนและเป็นที่ยอมรับของหน่วยงานที่ปฎิบัติหน้าที่นั้นๆ   เรารับรองได้เลยครับ “ไม่ประสบความสำเร็จแน่นอน” ไม่ต้องเสียเวลาทำเลยครับ

ผู้บริหารจะต้องมีนโยบายที่ชัดเจน แน่นอน จับต้องได้  ปฎิบัติได้  ฝ่ายทรัพยากรบุคคล นำผลที่ได้ไปอยู่ในกระบวนการเลื่อนขั้นเลื่อนตำแห้น่ง เพิ่มอัตราผลตอบแทน  การสร้างสิ่งจูงใจ  การกำหนดสิทธิให้เป็นทายาทโดยตำแหน่งต่อจากรุ่นพี่  เป็นต้น  รวมทั้งจะต้องมีการนำเสนอผลงานขึ้นบอร์ดขององค์กร และสื่อประชาสัมพันธ์ต่างๆ ให้เป็นรูปธรรม ตีฆ้อง ร้องเป่า ให้มันยิ่งใหญ่นะครับ ห้ามไปแปะบนป้ายในลิฟท์   กิจกรรแปะในห้องน้ำตรงกระจก (ห้ามทำเด็ดขาด)

สุดท้ายนี้ก็ไม่อยากจะเล่าให้ซีเรียสมากนัก แค่อยากจะบอกว่า TQM มีอะไรดีกว่าที่คุณคิด ถ้าคุณนำเครื่องมือชนิดนี้มารวมกับ Job Analysis คุณจะได้คำตอบที่สามารถตอบผู้บริหารได้เกี่ยวกับผลลัพธ์ของการเพิ่มประสิทธิภาพองค์กรอย่างเป็นรูปธรรม

หน่วยงานใด อยากให้ผมไปอธิบายเกี่ยวกับวิธีการปฎิบัติด้าน TQM ที่เชื่อมโยงกับ Job Analysis ก็สามารถติดต่อมาได้นะครับ เรามีเครื่องมือที่ใช้ทำงานได้จริงแจกให้กับผู้เข้ารับการอบรมนำไปปฎิบัติ เป็นเครื่องมือง่ายๆ แต่ใช้ได้ผลจริง ติดต่อ คุณเอกกมล  เอี่ยมศรี  โทรศัพท์ 081 588 1532

ขอให้ทุกๆ ท่านโชคดี ความสุข หรือ ความทุกข์ อยู่ที่เราปล่อยวางได้แค่ไหน ครับ

เอกกมล  เอี่ยมศรี

ผู้เรียบเรียง

http://www.interfinn.com 

https://eiamsri.wordpress.com 

Advertisements

ธันวาคม 26, 2012 - Posted by | Human Resource Development |

2 ความเห็น »

  1. ขอบคุณครับNEW MANAGEMENT FORUM ​เขียน:

    ความเห็น โดย chutpongdjop | มกราคม 3, 2013 | ตอบกลับ


ใส่ความเห็น

Fill in your details below or click an icon to log in:

WordPress.com Logo

You are commenting using your WordPress.com account. Log Out / เปลี่ยนแปลง )

Twitter picture

You are commenting using your Twitter account. Log Out / เปลี่ยนแปลง )

Facebook photo

You are commenting using your Facebook account. Log Out / เปลี่ยนแปลง )

Google+ photo

You are commenting using your Google+ account. Log Out / เปลี่ยนแปลง )

Connecting to %s

%d bloggers like this: