NEW MANAGEMENT FORUM

Central Knowledge Society

ปัญหาเกี่ยวกับการวิเคราะห์ระบบงาน : Problems with Job Analysis

สวัสดี ครับ

วันนี้ขอเล่าเรื่อง Job Analysis ให้จบเลยแล้วกัน จะได้มีความเข้าใจเรื่องการวิเคราะห์ระบบงานได้อย่างถูกต้อง และเข้าใจปัญหาของการวิเคราะห์ระบบงานได้อย่างเหมาะสม และจะได้มีการเตรียมการวางแผนล่วงหน้าในการแก้ไขปัญหาต่อไป

ไม่มีกระบวนการใดที่จะทำได้ถูกต้องทั้งหมด ถึงแม้จะมีจุดมุ่งหมายการทำงานที่ดีและถูกต้องแล้วก็ตาม  การวิเคราะห์งานก็เป็นหนึ่งในนั้นที่จะต้องมีปัญหาในกระบวนการทำงานด้วยเช่นกัน เพราะกระบวนการทำงานของการวิเคราะห์งานจะต้องเกี่ยวข้องกับบุคคลที่หลากหลาย วิธีการและเครื่องมือที่หลากหลาย จะต้องมีการเตรียมการ และการวางแผนล่วงหน้า (รวมทั้งจะต้องดู ดิน ฟ้า อากาศ ฤกษ์ งาม ยามดี ก่อนที่จะเข้าไปติดต่อใคร สัมภาษณ์ใคร และต้องรู้จัก กาละเทศ ด้วยครับ)  ดังนั้นการที่จะวิเคราะห์งาน จำเป็นจะต้องพิจารณาปัจจัยต่างๆ รวมทั้งความต้องการขององค์กร  เวลาที่จะต้องใช้  บุคลากรที่จะต้องเตรียมและมีความพร้อม  งบประมาณด้านการเงินสำหรับทำโครงการนี้

เพราะเป็นสิ่งที่จะต้องพิจารณาตั้งแต่กระบวนการวิเคราะห์งานทั้งหมด การเลือกสรรเครื่องมือที่จะนำมาใช้ที่ออกแบบโดยมนุษย์ เพื่อนำมาวัดประสิทธิภาพและบังคับใช้กับมนุษย์เท่านั้น  นอกจากนี้จะต้องรับฟังปัญหา แนวโน้มของปัญหาที่เกิดขึ้นในขณะปฎิบัติงานที่เกี่ยวข้องกับทีมงานทรัพยากรบุคคลและเจ้าหน้าที่ที่ถูกสัมภาษณ์ หรือ เก็บข้อมูลสำหรับการวิเคราะห์งานในครั้งนี้  การที่จะทำกระบวนการวิเคราะห์งานที่มีประสิทธิภาพนั้น จะต้องมีการวางแผนอย่างเหมาะสมในทางปฎิบัติ และอาจจะต้องใช้ค่าใช้จ่ายที่สูงพอประมาณ และเกิดความยุ่งยากสำหรับเจ้าหน้าที่ในการปฎิบัติงาน เพราะเจ้าหน้าที่ผู้วิเคราะห์งานจำเป็นจะต้องเข้าใจกระบวนการวิเคราะห์งานอย่างถ่องแท้ ชัดเจน และจะต้องแบกภาระความรับผิดชอบนี้ ในการเข้าไปเก็บข้อมูลและวิเคราะห์งาน เพื่อให้ได้งานที่มีประสิทธิภาพมากขึ้น ด้วยการปฎิบัติอย่างระมัดระวัง รอบคอบ และสุภาพอ่อนน้อม รู้จักกาลเทศ รู้จักเข้ากับผู้ใหญ่ มีวาจาที่สุภาพอ่อนน้อม ฯลฯ

(คลิกที่ภาพเพื่อขยาย)

  • ขาดการสนับสนุนจากผู้บริหาร : ปัญหานี้เป็นปัญหาที่ใหญ่ที่สุดที่เกิดขึ้น เมื่อนักวิเคราะห์งานไม่ได้รับการสนับสนุนที่เหมาะสมด้านการบริหารจัดการจากผู้บริหาร เพราะจำเป็นจะต้องมีนโยบายที่ชัดเจน ให้อำนาจในการตัดสินใจระดับหนึ่ง และเข้าร่วมประชุมรับฟังปัญหาขณะปฎิบัติงาน  นอกจากนี้ในขั้นตอนการทำงานจะต้องสื่อสารความต้องการของผู้วิเคราะห์งานไปยังผู้บริหารระดับกลาง และพนักงานเพื่อเพิ่มผลผลิตหรือประสิทธิภาพของการทำงาน หรือ กระบวนการทำงานให้ถูกต้องเหมาะสม ในกรณีของการสื่อสารที่ไม่เหมาะสม  เนื่องจากพนักงานอาจจะไม่ให้ความสนใจ  ใช้ความรู้สึกส่วนตัวตัดสินด้วยการใช้อารมณ์ต่อต้าน  หรือพวกเขาคิดว่ากำลังถูกจับผิด ถูกตรวจสอบการทำงานใดๆ ที่เกี่ยวข้องกับพวกเขา   ซึ่งนักวิเคราะห์งานจำเป็นจะต้องพยามหลีกเลี่ยงสถานการณ์ดังกล่าว ด้วยการสื่อสารไปยังพนักงานที่เป็นกลุ่มเป้าหมายที่จะมีปัญหาอย่างไม่เป็นทางการ และด้วยความเหมาะสม ด้วยความสุภาพ อ่อนน้อม ยึดหลักพรหมวิหาร 4 ในใจตลอดเวลา
  • ขาดความร่วมมือจากพนักงาน : ถ้าเราพูดคุยเกี่ยวกับการตรวจสอบความรับผิดชอบงานที่แท้จริง หรือคาดคั้นเอาคำตอบเกี่ยวกับหน้าที่การทำงานที่แท้จริงเปรียบเทียบกับผลลัพธ์ของานที่ทำกับประสิทธิภาพของานของทุกคนด้วยมาตรฐานเดียวกัน (บอกได้เลยครับ มีปัญหาแน่ๆ) เพราะนักวิเคราะห์งานจะไม่ได้ข้อมูลที่เป็นจริงเลยจากพนักงานรายนั้นๆ และจะเป็นตัวที่สร้างกระแสต่อต้านคุณในการทำงานวิเคราะห์ระบบงานในครั้งนี้ด้วย  คุณจะต้องเข้าไปติดต่อพูดคุยแบบไม่เป็นทางการก่อน เพื่อทำความรู้จัก และทำความเข้าใจพนักงานที่นักวิเคราะห์งานจะสัมภาษณ์ รู้จักนิสัยพวกเขา รู้จักสไตล์ของพวกเขา รู้จักงานของพวกเขาดีพอ (ต้องทำการบ้านไปพอสมควร) สอบถามกลุ่มของพวกเขาจากหน่วยงานอื่นๆ ก่อนในลักษณะสายสืบ (แล้วค่อยไปคุยกับเป้าหมาย)  ในกรณีที่พวกเขายังไม่พร้อมที่จะร่วมให้ข้อมูลกับนักวิเคราะห์งาน หรือให้ข้อมูลที่ผิดๆ มักจะทำให้เกิดการสูญเสียทั้งด้านการเงิน และเวลาของบุคลากรที่เข้าไปวิเคราะห์งาน   ดังนั้นจำเป็นอย่างมากที่จะต้องศึกษานิสัย ลักษณะงาน ผลิต ผลลัพธ์ ประสิทธิภาพการทำงานของกลุ่มเป้าหมายให้ชัดเจนก่อนลงมือปฎิบัติการ
  • ไม่สามารถระบุความต้องการของการวิเคราะห์ระบบงาน : ถ้าวัตถุประสงค์และความต้องการของกระบวนการวิเคราะห์งานไม่ได้ถูกกำหนดอย่างถูกต้อง ชัดเจน มีเป้าหมายที่แน่นอน มีการกำหนดกระบวนการทำงานที่เป็นขั้นๆ  การส่งเจ้าหน้าที่นักวิเคราะห์งานไปทำการสำรวจและเก็บข้อมูล ก็จะเป็นการตรวจสอบและวิจัยที่ไร้ประโยชน์  ผู้จัดการฝ่ายทรัพยากรบุคคลจะต้องตัดสินใจล่วงหน้าว่า “ทำไมกระบวนการวิเคราะห์งานี้จะต้องเกิดขึ้น” และ “เป้าหมายที่ชัดเจนของการวิเคราะห์งานในครั้งนี้เพื่ออะไร”  ห้ามบอกว่าทำงานน้เพราะผู้บริหารสั่งลงมาก็เลยทำ  “มันจะต้องได้ผลลัพธ์ ประสิทธิภาพ ที่เกิดประโยชน์กับพนักงานส่วนใหญ่ และองค์กรในภาพรวมด้วย”
  • ความลำเอียงของนักวิเคราะห์ระบบงาน : วิธีการทำงานที่สมดุลและเป็นกลางเป็นสิ่งที่จำเป็นในการแบกภาระของกระบวนการวิเคราะห์ระบบงาน  เพื่อให้ได้ข้อมูลที่เป็นจริง มีความถูกต้อง ประเมินผลได้  รวมทั้งนักวิเคราะห์ระบบงานจะต้องมีใจที่เป็นกลาง ถ้าคิดว่าจะไม่สามารถหลีกเลี่ยงปัญหาความไม่เป็นกลางได้จริงๆ หรือเคยทำแล้วมีปัญหามากทำให้เกิดการทะเลาะกันภายในองค์กร ก็จำเป็นจะต้องมีการจ้างที่ปรึกษาจากภายนอกมาช่วยในการดำเนินงานแทน   จริงๆ แล้วนักวิเคราะห์ระบบงานจะต้องยึดหลักพรหมวิหาร 4    และ   ธรรมาภิบาลขององค์กรเป็นหลัก
  • การใช้ข้อมูลเพียงด้านเดียวไม่มีการตรวจสอบที่มาของข้อมูล : นักวิเคราะห์ระบบงานจะต้องพิจารณาข้อมูลที่ได้รับมา ด้วยการตรวจสอบย้อนกลับ และหาข้อมูลอื่นๆ มาอ้างอิง หรือประเมินสถานการณ์แวดล้อมร่วมกับเอกสารที่ได้รับ  เพราะการเชื่อถือเอกสาร หรือ ข้อมูลที่ได้รับมาเพียงด้านเดียวอาจจะทำให้เกิดความไม่ถูกต้อง และทำให้วัตถุประสงค์ในการวิเคราะห์ค่างานผิดพลาดได้ง่าย

ที่กล่าวมาข้างต้นนี้เป็นเพียงตัวอย่างปัญหาเบื้องต้นของการวิเคราะห์ระบบงาน ซึ่งในความเป็นจริงยังมีปัญหาอีกมากที่ยังไม่ได้กล่าวถึง เช่น ระยะเวลาในการวิเคราะห์ค่างานไม่เพียงพอ ทรัพยากรบุคคลที่มีความรู้และทักษะด้านนี้มีน้อย  ขาดการติดต่อสื่อสารที่เป็นระบบและความต่อเนื่อง ความรับผิดชอบของเจ้าหน้าที่นักวิเคราะห์งานต่ำ  รูปแบบการเตรียมตัวสำหรับการวิเคราะห์งานไม่เป็นระบบตามขั้นตอน   ขาดการทดสอบ ตรวจสอบเอกสารหลักฐานที่ได้รับมาทั้งหมด  ขาการให้กำลังใจ แรงจูงใจในการทำงานด้านการวิเคราะห์ระบบงานของเจ้าหน้าที่  ฯลฯ

อย่างไรก็ตาม เรา ขอเป็นกำลังใจให้กับผู้กล้าเสียสละเพื่อองค์กร “ในการทำการวิเคราะห์ระบบงาน” ให้กับองค์กรของท่าน ของให้ท่านทำหน้าที่นี้ด้วยความสุจริตใจ เต็มใจ เสียสละ และหวังซึ่งประโยชน์ที่จะเกิดขึ้นเพื่อองค์กรของท่าน สาธุ

ขอให้ทุกๆ ท่านโชคดี มีความสุขเถิด

เอกกมล  เอี่ยมศรี

ผู้เรียบเรียง

http://www.interfinn.com 

https://eiamsri.wordpress.com 

พฤศจิกายน 10, 2012 - Posted by | Human Resource Development |

ยังไม่มีความเห็น

ใส่ความเห็น

Fill in your details below or click an icon to log in:

WordPress.com Logo

You are commenting using your WordPress.com account. Log Out / เปลี่ยนแปลง )

Twitter picture

You are commenting using your Twitter account. Log Out / เปลี่ยนแปลง )

Facebook photo

You are commenting using your Facebook account. Log Out / เปลี่ยนแปลง )

Google+ photo

You are commenting using your Google+ account. Log Out / เปลี่ยนแปลง )

Connecting to %s

%d bloggers like this: