NEW MANAGEMENT FORUM

Central Knowledge Society

กระบวนการวิเคราะห์ระบบงาน : Job Analysis Process

สวัสดี ครับ

วันนี้เราอยากจะเล่าเรื่อง Job Analysis อีกสักครั้งเพราะหลายท่านสนใจเรื่องนี้มาก และอยากจะได้วิธีการที่ชัดเจน สามารถนำไปปฎิบัติได้จริง หรือใช้เป็นแนวทางในการเจราพูดคุยกับที่ปรึกษาขององค์กรในการทำงานร่วมกันให้มีทิศทางเดียวกัน เพื่อให้บรรลุวัตถุประสงค์ของการจัดซื่้อจัดจ้าง เราก็เลยอาสาตัวเองนำเสนอข้อมูลเกี่ยวกับ Job Analysis อีกครั้งครับ

การที่จะกำหนดตัวพนักงานที่ดี และเหมาะสมกับทักษะด้านความรู้และความสามารถของพวกเขา จะใช้วิธีการตรวจสอบความต้องการของพนักงานภายในองค์กรอย่างไร?  วิธีการที่จะจำกัดลักษณะงานที่ไม่จำเป็นทำอย่างไร?  วิธีการตั้งค่ามาตรฐานการวัดประสิทธิภาพการทำงานจริงๆ ทำอย่างไร?  วิธีการระบุงานและจัดทำแผนเพื่อเติมเต็มความต้องการและระดับความสามารถของพวกเขา ทำอย่างไร?  คำถามเหล่านี้เป็นสิ่งที่นักวิเคราะห์ระบบงานจะต้องตอบให้ได้และเป็นที่ยอมรับของพนักงานส่วนใหญ่ด้วยครับ

การที่จะตอบคำถามข้างต้นได้จำเป็นจะต้องมีการวิเคราะห์งานอย่างมีประสิทธิภาพ เหมาะสม และท้่วถึงทั้งองค์กร เพราะองค์กรจะเจริญก้าวหน้าได้อย่างรวดเร็วจะต้องเกิดจากผู้จัดการ / ผู้อำนวยการฝ่าย/ หัวหน้ากอง /หัวหน้าส่วน และหัวหน้างาน ทำงานทุกอย่างด้วยความท้าทาย ขยัน พุ่งเป้าไปที่ผลสำเร็จขององค์กรเป็นหลัก  (ส่วนนี้เราขอไม่ต้องมาก ประมาณ 30-40% ของทั้งองค์กรก็พอ เพราะในโลกแห่งความเป็นจริงหายากมากครับ)  ดังนั้นการสรรหาทรัพยากรมนุษย์ ที่จะระบุตามตำแหน่งที่สำคัญๆ ของหน่วยงาน ส่วนงานที่สำคัญๆ จะต้องมีการวิเคราะห์ Job Analysis อย่างละเอียด และชัดเจน มีทักษะ ความรู้  ความสามารถ  ความพึงพอใจและการตัดสินใจในการเพิ่มความรับผิดชอบและหน้าที่พิเศษต่างๆ  (พูดง่าย ตำแหน่งที่ได้มา จะต้องไม่ค้านสายตามคนดู) 

กระบวนการที่มีประสิทธิภาพ และมีความถูกต้องของการวิเคราะห์งานที่ดี จะช่วยให้องค์กรสามารถรักษาบุคลากรที่มีความรู้ ความสามารถ และความขยันที่จะพุ่งเป้าให้องค์บรรลุผลสำเร็จต่อไปเรื่อยๆ  แต่ถ้าองค์กรใดใช้วิธีการวิเคราะห์งานด้วยระบบอุปภัมภ์ เป็นหลักประเภท เด็กนาย  เด็กท่าน  เด็กฉัน (กิ๊ก)  อายุเยอะแล้วให้ไปนั่งก่อนเกษียณอายุ เพื่อกินตำแหน่ง (โดยที่เจ้าตัวไม่ต้องการ หรือ ทีมงานในส่วนนั้นไม่ต้องการ)  ฯลฯ ด้วยการเตะพวกขยันทำงาน เถียงนาย (ถ้านายทำงานไม่ถูกต้อง) พวกที่ทำงานเก่งเกินหน้า เกินตา ฉัน ส่งมันไปอยู่แผนกที่ไม่มีใครอยากไป หรือส่งไปอยู่ต่างจังหวัด ให้ไกลหูไกลตา  พวกที่เป็นเด็กใหม่ไฟแรง ก็ส่งไปอยู่ห้องแช่แข็ง ให้มัน…..เสียก่อนแล้วค่อยมาใช้งานทีหลัง เป็นต้น

การที่จะทำการวิเคราะห์งาน จะต้องมีการกำหนดขั้นตอนกระบวนการที่มีเหตุผล  และทำการฝึกอบรมเจ้าหน้าที่ฝ่ายบุคคลให้มีความเข้าใจขั้นตอนที่ชัดเจน  มีการเก็บรวบรวมความต้องการของตำแหน่งงานต่างๆ และความต้องการของพนักงานทั่วทั้งองค์กร และทำการประเมินผลเพื่อจัดวางพนักงานที่มีทักษะให้ตรงกับตำแหน่งงานที่ต้องการความสามารถของพนักงาน ซึ่งกระบวนการวิเคราะห์งานเพื่อให้บรรลุผลสำเร็จมีกระบวนการ ดังนี้

(คลิกที่รูปภาพเพื่อขยายใหญ่)

  • ระบุวัตถุประสงค์ของการวิเคราะห์งาน : กระบวนการใดไร้ประโยชน์ ไม่ตรง สอดคล้องกับวัตถุประสงค์ขององค์กร และหน่วยงานที่กำหนด  ขั้นตอนแรกในกระบวนการ คือ การกำหนดความต้องการ และผลลัพธ์ของความต้องการที่จะให้เกิดขึ้นของหน่วยงานและองค์กร
  •  ใครเป็นคนดำเนินการวิเคราะห์ Job Analysis : ขั้นตอนนี้มีความสำคัญเป็นลำดับสอง ในกระบวนการวิเคราะห์งาน คือ การตัดสินใจที่คัดสรรพนักงานของฝ่ายทรัพยากรบุคคลของพวกเขาในขณะที่การจ้างงานบางตำแหน่งหรือบางอย่างจำเป็นจะต้องปรึกษาฝ่ายทรัพยากรบุคคลเกี่ยวกับการวิเคราะห์ตำแหน่งงานนั้นๆ  หรืออาจจะต้องจ้างที่ปรึกษาหรือผู้เชี่ยวชาญมาช่วยให้ความเห็น หรืออาจจะพิสูจน์คุณประโยชน์ที่จะได้รับ  ในลักษณะเป็นกลาง โดยไม่เข้าข้างฝ่ายใด
  • วิธีการและขั้นตอนการทำ Job Analysis : เป็นวิธีการที่ใช้ในการวิเคราะห์งาน ที่จะต้องดำเนินการตามแผนงานที่ได้วางแผนไว้เกี่ยวกับวิธีการดำเนินการกระบวนการทั้งหมด จะต้องดำเนินการเพื่อตรวจสอบงานที่มีความเฉพาะเจาะจง
  • กระบวนการตัดสินใจเชิงกลยุทธ์ : ขั้นตอนนี้เป็นเวลาที่จะทำให้การตัดสินใจเชิงกลยุทธ์ ดำเนินไปตามขอบเขตของการมีส่วนร่วมของพนักงาน ในกระบวนการและขั้นตอนที่เป็นรายละเอียดที่ได้มีการเก็บรวบรวมข้อมูลและการบันทึกแหล่งที่มาของข้อมูล และวิธีการเก็บรวบรวมข้อมูลเพื่อนำมาประมวลผลและแยกแยะเป็นหมวด
  • การฝึกอบรมเจ้าหน้าที่นักวิเคราะห์งาน : ขั้นตอนการฝึกอบรมนักวิเคราะห์งานเกี่ยวกับวิธีการในการดำเนินการและวิธีการที่ใช้เลือกเก็บรวบรวมและ recording จากข้อมูลการทำงานของฝ่ายงาน / กอง / ส่วน / งาน ทั่วทั้งองค์กร
  • การเตรียมการกระบวนการวิเคราะห์งาน : การสื่อสารภายในองค์กรที่จะต้องทำไปตามขั้นตอน ซึ่งผู้อำนวยการฝ่ายทรัพยากรบุคคล จะต้องสื่อสารสิ่งที่ถูกต้องเพื่อให้พนักงานมีการสนับสนุนอย่างเต็มที่ของพวกเขาที่นักวิเคราะห์งาน  นอกจากนี้ยังจะต้องเตรียมการเวทีอภิปรายแบบวงเล็กๆ และจัดเตรียมเอกสาร  แบบสอบถาม และการสัมภาษณ์ความคิดเห็นต่างๆ เพื่อใช้ประการอบการวิเคราะห์งาน เป็นต้น
  • การเก็บรวบรวมข้อมูล : การเก็บรวบรวมข้อมูลที่เกี่ยวข้องกับงาน รวมทั้งคุณสมบัติด้านการศึกษาของพนักงาน  ทักษะความสามารถ ความรู้  ความชำนาญ และความสนใจ เพื่อนำมาใช้เป็นข้อมูลสำหรับการจัดตำแหน่งให้ตรงกับความสามารถของพนักงาน  นอกจากนี้จำเป็นที่จะต้องมีการข้อมูลสภาพการทำงาน  กิจกรรมการทำงานตามลำดับชั้น  การรายงาน  หน้าที่และความรับผิดชอบที่เกี่ยวข้องและพฤติกรรมของพนักงาน
  • จัดหมวดของเอกสาร, ตรวจสอบและทบทวน : เอกสารที่ได้มีการเก็บรวบรวมมาจะต้องมีการจัดหมวดหมู่ที่ชัดเจน  มีการตรวจสอบระยะเวลาที่เก็บมา และมีการทบทวนข้อมูลใหม่ๆ ทุกๆปี เพื่อให้มีความทันสมัย และเหมาะสมตามสถานการณ์ที่เปลี่ยนแปลงไป  เพราะทุกครั้งทีมีปัญหาเกี่ยวกับการทำงาน ข้อมูลที่ถูกจัดเก็บจะต้องถูกนำมาอ้างอิงเสมอๆ
  • พัฒนา Job Description และข้อกำหนดพิเศษ : ขั้นตอนนี้เป็นการแยกแยะข้อมูลที่ได้มีการเก็บรวบรวมที่เป็นประโยชน์ต่อองค์กร ของทุกแผนกทั่วทั้งองค์กร และมีการอธิบายรายละเอียดการทำงาน  บทบาทและหน้าที่  กิจกรรมสำคัญๆ และความรับผิดชอบของงานที่จะต้องดำเนินการ  รวมทั้งคุณสมบัติของพนักงาน เช่น ประสบการณ์ ความรู้ ทักษะ ประสบการณ์  ความสามารถพิเศษ ฯลฯ ที่จะดำเนินการในแผนกต่างๆ เหล่านี้

ดังนั้นกระบวนการวิเคราะห์งานจะช่วยในการระบุมูลค่าและความสำคัญของงาน ที่มีความเฉพาะเจาะจง หรือจำเป็นจะต้องใช้ความสามารถพิเศษของบุคลากร ที่ดีที่สุดเท่าที่จะหาได้  รวมทั้งการกำจัดลักษณะงานที่ไม่เป็นประโยชน์ และไม่สร้างคุณค่าให้กับองค์กร และการตั้งค่ามาตรฐานในการวัดประสิทธิภาพการทำงานของหน่วยงานต่างๆ ในองค์กร และตำแหน่งที่มีความสำคัญๆ

สุดท้ายนี้หวังเป็นอย่างสูงว่า ข้อมูลที่ได้นำเผยแพร่ในครั้งนี้จะมีประโยชน์สำหรับหน่วยงานต่างๆ ให้นำไปใช้ในการวางแผนและทบทวนการวิเคราะห์งาน ขององค์กรตน ให้เกิดประโยชน์สูงสุด

ขอให้ทุกๆ ท่านโชคดี

เอกกมล  เอี่ยมศรี

ผู้เรียบเรียง

http://www.interfinn.com 

https://eiamsri.wordpress.com 

พฤศจิกายน 4, 2012 - Posted by | Human Resource Development |

ยังไม่มีความเห็น

ใส่ความเห็น

Fill in your details below or click an icon to log in:

WordPress.com Logo

You are commenting using your WordPress.com account. Log Out / เปลี่ยนแปลง )

Twitter picture

You are commenting using your Twitter account. Log Out / เปลี่ยนแปลง )

Facebook photo

You are commenting using your Facebook account. Log Out / เปลี่ยนแปลง )

Google+ photo

You are commenting using your Google+ account. Log Out / เปลี่ยนแปลง )

Connecting to %s

%d bloggers like this: