NEW MANAGEMENT FORUM

Central Knowledge Society

การวิเคราะห์ระบบงาน : Job Analysis

สวัสดี ครับ

วันนี้ก็เป็นวันสุขแล้วเพราะเป็นสุดท้ายของการทำงานเป็นวันศุกร์ของสัปดาห์ ที่หลายท่านเฝ้ารอคอยมาอย่างยาวนาน  วันนี้อากาศดีและอยากจะเขียนบทความเกี่ยวกับ HRD อีกสักระยะเพราะมีกลุ่มเพื่อนๆ ที่รู้จักกันอยากให้เล่าเรื่องนี้ให้ฟังบ้างก็เลยอาสาไปค้นข้อมูลและนำมาเล่าให้ฟัง เผื่อว่าจะมีประโยชน์ให้กับหน่วยงานต่างๆ ได้นำเป็นข้อสังเกต

การวิเคราะห์ระบบงาน 

การวิเคราะห์งานเป็นกระบวนการของการกำหนดลักษณะหรือเนื่้อหาของงานโดยการจัดเก็บและจัดการข้อมูลเกี่ยวข้องกับงาน การวิเคราะห์งานที่สมบูรณ์จะมีการเก็บข้อมูลที่เกี่ยวข้อง 5 ปัจจัย ดังนี้

1) งานทีต้องการจะทำให้บรรลุผลสำเร็จ

2) กิจกรรมที่จำเป็นจะต้องทำ หรือเป็นพฤติกรรมของลักษณะงานนั้นๆ

3) อุปกรณ์ เครื่องไม้ เครื่องมือที่จำเป็นจะต้องใช้

4) ปัจจัยและสภาพแวดล้อมในการทำงาน

5) ลักษณะส่วนบุคคลที่่จำเป็นสำหรับทำงานนั้นๆ หรือความสนใจพิเศษที่จะต้องมี

วิธีการวิเคราะห์งาน

วิธีการวิเคราะห์งานสามารถแบ่งออกเป็นสี่ประเภทขั้นพื้นฐาน

(1)  วิธีการสังเกต

(2) เทคนิคการสัมภาษณ์

(3) แบบสอบถาม, รวม Checklist เกี่ยวกับงาน

วิธีการสังเกต

สังเกตกิจกรรมการทำงานและพฤติกรรมของผู้ปฎิบัติงานเป็นวิธีการวิเคราะห์งานที่สามารถนำมาใช้ได้อย่างอิสระหรือร่วมกับวิธีการอื่นๆ ของการวิเคราะห์งานได้  ตัวอย่าง การวิเคราะห์งานตามข้อสังเกต 3 ข้อ อาทิ (1) การสังเกตโดยตรง  (2) การวิเคราะห์วิธีการทำงานร่วมกับเวลาในการทำงาน และศึกษาแนวทางการปฎิบัติงานนั้นๆ  (3) เทคนิคต่างๆ เหตุการณ์สำคัญๆ ที่เกิดขึ้น แม้ว่าพวกจะถูกจ้างด้วยวิธีการเดียวกัน แต่สิ่งที่แตกต่างในการทำงานด้วยวิธีการสังเกต และตั้งข้อสังเกตต่างๆ จะทำให้เกิดประโยชน์ในการวิเคราะห์งาน

การสังเกตโดยตรง

โดยใช้การสังเกตโดยตรงด้วยการวิเคราะห์เพียงข้อสังเกตพนักงานในการปฎิบัติหน้าที่ และทำการบันทึกข้อสังเกตที่พบได้ขณะที่พวกเข้าปฎิบัติงาน  ผู้สังเกตการณ์จำเป็นะจ้องจดบันทึกข้อมูลทั่วไปหรือผลงานจากรูปแบบที่มีประเภทโครงสร้างสำหรับความคิดเห็น ทุกอย่างจะถูกตั้งข้อสังเกต  เช่น สิ่งที่ทำให้งานสำเร็จ  อุปกรณ์ที่ถูกนำมาใช้  สภาพแวดล้อมการทำงาน หรือ ปัจจัยอื่นๆ ที่เกี่ยวข้องกับงาน

วิธีการสังเกตโดยตรงมีข้อจำกัด : เป็นข้อจำกัดบางอย่างที่เป็นธรรมชาติเกี่ยวกับการวิเคราะห์งาน ครั้งแรกพวกจะไม่สามารถจับภาพลักษณะของงาน เช่น กระบวนการตัดสินใจ หรือ การวางแผนตั้งแต่กระบวนการตัดสินใจ  จะไม่สามารถสังเกตเห็น  นอกจากการสังเกตจากภายนอกจะให้ข้อมูลเล็กๆ น้อยๆ ที่เกี่ยวข้องกับความต้องการส่วนบุคคลสำหรับงานต่างๆ เพราะชนิดของข้อมูลนี้ยังไม่เด่นชัด และสังเกตได้อย่างง่ายดาย  ดังนั้นวิธีการสังเกตจะให้ข้อมูลเล็กๆ น้อยๆ ที่ได้จากการปฎิบัติงาน

วิธีการวิเคราะห์งาน ด้วยการสังเกตที่มีความซับซ้อนในการทำงานการวิเคราะห์วิธีการใช้เพื่ออธิบายการผลิตงานด้วยตนเองซ้ำ เช่น โรงงานหรืองานชุมนุมบรรทัด วิธีการเหล่านี้ถูกนำมาใช้โดยวิศวกรอุตสาหกรรม เพื่อกำหนดอัตรามาตรฐานการผลิตที่ใช้ในการกำหนดอัตราค่าจ้าง  ประเภทขอการวิเคราะห์งานด้วยวิธีการศึกษาเวลาและการเคลื่อนไหวและการวิเคราะห์การปฎิบัติงาน ใช้การศึกษาวิธีการปฎิบัติงาน ซึ่งวิศวกรอุตสาหกรรมจะทำการสังเกตและจดบันทึกกิจกรรมของคนงานแต่ละคน ด้วยการใช้นาฬิกาจับเวลา และคำนวณเวลาที่ใช้ในการปฎิบัติงานแต่ละครั้ง แต่ละกลุ่ม แต่ละแผนก ด้วยการแยกองค์ประกอบของาน และใช้กล้องถ่ายวิดีโอ ในการเก็บภาพวิธีการปฎิบัติงาน และเทคนิคในการทำงานแต่ละขั้นตอน ของแต่ละกลุ่ม แต่ละทีมงาน ของกิจกรรมต่างๆ ที่จะต้องปฎิบัติ   ภาพยนต์เป็นเครื่องมือในการวิเคราะห์เพื่อค้นหาวิธีการที่ยอมรับได้ในการทำงานและตั้งเป็นค่ามาตรฐานเกี่ยวกับวิธีการทำงานบางอย่างได้  ข้อมูลเหล่านี้อาจจะเป็นประโยชน์สำหรับการพัฒนาโปรแกรมการฝึกอบรมและการกำหนดอัตราค่าจ้างพนักงาน

เหตุการณ์สำคัญที่เกิดขึ้น

เทคนิคการวิเคราะห์เหตุการณ์สำคัญที่เกิดขึ้นเกี่ยวข้องกับการสังเกตและการบันทึกตัวอย่างของพฤติกรรมที่มีประสิทธิภาพโดยเฉพาะอย่างยิ่งใช้ตรวจสอบและตรวจับลักษณะการทำงานที่ไม่ได้ผล หรือ ผิดพลาด  วิธีการของพฤติกรรมที่ใช้ในการตัดสินใจให้เป็น “ได้ผลลัพธ์” หรือ “ไม่ได้ผลลัพธ์” ในแง่ของผลผลิตจากพฤติกรรมการปฎิบัติงาน

ข้อมูลต่อไปนี้จะถูกบันทึกไว้สำหรับแต่ละเหตุการณ์ “ในกรณีวิกฤติ” (1) สิ่งที่นำไปสู่เหตุการณ์ที่เกิดขึ้น และสถานการณ์ที่มันเกิดขึ้น (2) สิ่งที่พนักงานปฎิบัติขณะทำกิจกรรมโดยเฉพาะอย่างยิ่งขั้นตอนการทำงานที่ (มีประสิทธิภาพ) และ ขั้นตอนการทำงานที่ (ไม่มีประสิทธิภาพ)  (3) พฤติกรรมการรับรู้และการแก้ไขปัญหาเฉพาะหน้าของพนักงาน /ทีมงาน / แผนก/ กลุ่มงาน  (4) การตัดสินใจที่เป็นในระดับการควบคุมการทำงานของพนักงานที่จะทำให้งานบรรลุผลสำเร็จ และความรับผิดชอบของพนักงานในขั้นตอนการปฎิบัติงานต่างๆ

วิธีการที่สำคัญสำหรับเหตุการณ์ที่เกิดขึ้นมีความแตกต่างจากการสังเกตโดยตรงและการทำงานด้วยวิธีการวิเคราะห์ข้อสังเกตว่าพฤติกรรมที่ไม่ถูกบันทึกว่าเป็นพฤติกรรมที่ยังไม่เกิดขึ้น  แต่หลังจากที่พฤติกรรมที่ได้รับการตัดสินมีประสิทธิภาพโดยเฉพาะอย่างใดอย่างหนึ่ง หรือไม่ได้ผลในแง่ของผลผลิต  ซึ่งหมายความว่าคนที่ใช้วิธีการที่สังเกตเหตุการณ์สำคัญๆ ที่เกิดขึ้นจะต้องอธิบายพฤติกรรมในการดำเนินการย้อนหลัง หรือความเป็นจริงที่เกิดขึ้นในการดำเนินงานกิจกรรมที่มีข้อผิดพลาดเหล่านั้นได้อย่างถูกต้อง ด้วยข้อมูลที่มาจากการจดบันทึกของผู้สังเกตการณ์  ซึ่งเป็นการยากมากที่จะสามารถเก็บรายละเอียดทั้งหมดด้วยการมองวิธีการปฎิบัติงานและบันทึกพฤติกรรมของพนักงาน

เทคนิคการสัมภาษณ์

เทคนิคการสัมภาษณ์ที่เกี่ยวข้องกับการอภิปรายระหว่างนักวิเคราะห์งาน (หรือการสัมภาษณ์อื่น) และอาศัยผู้เชี่ยวชาญเป็นผู้ออกแบบคำถามที่ใช้ในการสัมภาษณ์ ข้อมูลพื้นฐานในการปฎิบัติงาน ในลักษณะ One-to-One เรียกว่าการสัมภาษณ์รายบุคคล  แต่ถ้าเป็นการสัมภาษณ์พนักงานตั้งแต่ 2 คนขึ้นไป จะเรียกว่าการสัมภาษณ์แบบกลุ่ม  การวิเคราะห์ข้อมูลจากการสัมภาษณ์งานรายบุคคลและแบบกลุ่ม   มักจะเป็นการสัมภาษณ์โดยผู้บังคับบัญชาของพนักงานในการวิเคราะห์งาน  นอกจากนี้อาจจะเป็นการผสมระหว่างผู้บังคับบัญชาและผู้เชี่ยวชาญเกี่ยวกับการวิเคราะห์งาน ที่มีความรู้ ความเข้าใจในลักษณะงานแบบนี้เป็นพิเศษ  การสัมภาษณ์ลักษณะนี้จะเรียกว่า การประชุมเชิงวิชาการ  เมื่อสิ้นสุดการสัมภาษณ์หรือการอภิปรายโต้ตอบกัน ก็จะเป็นการสรุปรายละเอียดของงานที่สะท้อนถึงความคิดเห็นของผู้เชี่ยวชาญ

การออกแบบการสัมภาษณ์ในลักษณะการประชุมเชิงวิชาการ จำเป็นอย่างมากที่จะต้องมีการออกแบบโครงการการจัดงานที่เป็นมาตรฐาน  กำหนดเป้าหมาย และวัตถุประสงค์ในการสัมภาษณ์  กำหนดหัวข้อที่จะใช้ในการสัมภาษณ์  เชิญตัวแทนพนักงานที่มีความรู้ความเข้าใจในงานนั้นๆ อย่างถ่องแท้  ผู้เชี่ยวชาญมีความเข้าในลักษณะงานนั้นๆ เป็นอย่างดี  มีความสามารถในการวิเคราะห์งานลักษณะนี้มาก่อน  เป็นต้น

เทคนิคการสังเกตและการสัมภาษณ์การวิเคราะห์งานมักจะใช้ในการพัฒนาวิธีการที่ซับซ้อนมากขึ้นของการวิเคราะห์งาน และจำเป็นจะต้องมีการเตรียมการล่วงหน้า  มีการกำหนดกลุ่มพนักงานที่มีความสำคัญและเป็นตัวแทนของพนักงานส่วนใหญ่  มาเล่ารายละเอียดและตอบข้อซักถามของผู้เชี่ยวชาญการวิเคราะห์งาน

แบบสอบถาม, รวม Checklist เกี่ยวกับงาน

การจัดทำแบบสอบถามสามารถกรอกโดยพนักงานแต่ละบุคคล หรือ โดยนักวิเคราะห์งาน สำหรับกลุ่มของพนักงาน ด้วยการตอบแบบสอบถามที่มีความแตกต่างกันในแต่ระดับของการปฎิบัติงาน และโครงสร้างตำแหน่งของพนักงาน  แบบสอบถามที่ไม่มีโครงสร้าง ด้วยการตั้งคำถามในลักษณะเปิดกว้าง หรือ ขอคำตอบที่ไม่ได้ระบุรายละเอียดที่ชัดเจน

ตัวอย่างแบบสอบถามปลายเปิด 

      • อธิบายหน้าที่การทำงานของคุณ
      • อธิบายลักษณะการทำงานประจำวันของคุณ
      • คุณมีทักษะ ความรู้ ความเข้าใจ ในลักษณะงานที่คุณทำอยู่ หรือไม่?

รายการตรวจสอบสำหรับการวิเคราะห์งานด้วยการแบบสอบถาม

ข้อเสนอแนะ : การออกแบบสอบถามจะต้องใช้การตรวจสอบเพื่อประเมินรูปแบบการปฎิบัติงาน และเป็นการรวบรวมข้อมูลที่ปฎิบัติงานอยู่ประจำ  การออกแบบสอบถามควรจะมีคำถามที่เหมาะสม ง่ายแก่การเข้าใจ  คำถามชัดเจน ไม่กำกวม  ไม่ตีความได้หลายด้าน  มีความเฉพาะเจาะจง  มีเป้าหมายที่ชัดเจนในการนำคำตอบไปใช้งานด้านการวิเคราะห์งานได้จริง

ตัวอย่างแนวคำถาม

ระบุลักษณะงาน

– ชื่องานที่ปฎิบัติ

– ที่อยู่หรือสถานที่ปฎิบัติงาน

– จำนวนเฉลี่ยของงานและความสำคัญของงานที่ปฎิบัติอยู่

งานที่ดำเนินการ 

– อะไรเป็นหน้าที่/ความรับผิดชอบที่ดำเนินการอยู่

– วิธีการที่พนักงานปฎิบัติงานอยู่เป็นประจำ

– ทำไม พนักงานจะต้องปฎิบัติงานในลักษณะนี้

– ความถี่  ของงานที่มีความเฉพาะเจาะจง หรือ เร่งด่วนในช่วงเวลาปฎิบัติงาน

ทักษะและความรู้ ในการปฎิบัติงาน

– ระดับวุฒิการศึกษา

– ประสบการณ์ในการทำงานลักษณะนี้

– ระดับทักษะและความเชี่ยวชาญในงานที่ปฎิบัติอยู่

– ปัญหาที่พบขณะปฎิบัติงาน หรือข้อผิดพลาที่ค้นพบ

– แนวทางแก้ไขปัญหาระหว่างการปฎิบัติงาน

ทักษะพิเศษ ที่จำเป็นในการปฎิบัติงาน 

– ความสามารถในการคำนวณคณิตศาสตร์

– ร่างการที่แข็งแรง ระดับมาตรฐาน

– บุคลิกส่วนตัวที่ดี  ภาพลักษณ์ภายนอกที่ดูดี โดดเด่น

ความต้องการทางกายภาพ 

– ลักษณะการทำงานแบบนี้ต้องการความอดทนสูง และใช้อุปกรณ์ขนาดใหญ่

– สภาพแวดล้อมในการทำงาน มีความเสี่ยงอันตราย ความชื้นสูง  หรือ อากาศร้อน  อากาศหนาว กว่าปกติ

– เป็นลักษณะงานที่ไม่มีใครพึงประสงค์

– ต้องทำงานในเวลากลางคืน เป็นประจำ

ความรับผิดชอบ 

– ค่าใช้จ่ายในอุปกรณ์มีราคาแพงจะต้องใช้ทักษะ และความรับผิดชอบสูง

– จำเป็นจะต้องเดินทางและมีสินทรัพย์มูลค่าสูงเกี่ยวเนื่องขณะเดินทาง

– งานที่มีงบประมาณและค่าใช้จ่ายในการดำเนินงานที่สูง

– ต้องใช้ความสัมพันธ์ที่เป็นลักษณะเครือข่าย และสร้างพันธมิตรใหม่ๆ อย่างมาก

ฯลฯ

ข้อมูลข้างต้นนี้ เป็นเพียงตัวอย่างของคำถามที่ใช้ในการตั้งแบบสอบถามเพื่อใช้ในการวิเคราะห์งาน เพื่อกำหนดแนวทางการปฎิบัติงานเพื่อให้เกิดประสิทธิภาพสูง และเป็นการวิเคราะห์เพื่อหาวัตถุประสงค์ ของแนวทางหลักสูตรที่จะใช้ในการฝึกอบรมพนักงานให้เกิดทักษะและประสิทธภาพในการปฎิบัติงานให้สูงขึ้น  ด้วยการปิดช่องว่างของการขาดทักษะ และเทคนิคในการปฎิบัติงานใหม่ๆ ที่เป็นประโยชน์ต่อองค์กร และทีมงานในอนาคต ต่อไป  หน่วยงานใดๆ อยากให้ไปเล่าให้ฟังเกี่ยวกับเทคนิคการวิเคราะห์งานขององค์กรท่านสามารถติดต่อได้ที่คุณ เอกกมล เอี่ยมศรี โทรศัพท์ 081 588 1532 หรือ อีเมล์ info@interfinn.com 

สุดท้ายหวังเป็นอย่างสูงว่าข้อมูลที่ได้นำเสนอในครั้งนี้จะเกิดประโยชน์แก่ท่านๆ ทั้งหลายบ้าง เพื่อใช้เป็นแนวทางในการกำหนดวิธีการวิเคราะห์งานในองค์กรของท่านเพื่อให้เกิดประโยชน์สูงสุด

ขอให้ทุกๆ ท่านโชคดีมีชัยชนะ

เอกกมล เอี่ยมศรี

ผู้เรียบเรียง

http://www.interfinn.com 

https://eiamsri.wordpress.com

ตุลาคม 27, 2012 - Posted by | Human Resource Development |

ยังไม่มีความเห็น

ใส่ความเห็น

Fill in your details below or click an icon to log in:

WordPress.com Logo

You are commenting using your WordPress.com account. Log Out / เปลี่ยนแปลง )

Twitter picture

You are commenting using your Twitter account. Log Out / เปลี่ยนแปลง )

Facebook photo

You are commenting using your Facebook account. Log Out / เปลี่ยนแปลง )

Google+ photo

You are commenting using your Google+ account. Log Out / เปลี่ยนแปลง )

Connecting to %s

%d bloggers like this: