NEW MANAGEMENT FORUM

Central Knowledge Society

การจัดการกับการเปลี่ยนแปลง : คุณได้วางแผนสำหรับอุปสรรคเหล่านี้รึยัง?


สวัสดี ครับ

วันนี้เราอยากจะคุยกันเกี่ยวกับการบริหารการเปลี่ยนแปลงอีกสักครั้ง เพราะเราเชื่อว่าผู้ที่เป็นผู้จัดการโครงการ หรือ ผู้รับผิดชอบโครงการ จำเป็นจะต้องเตรียมพร้อมกับความเปลี่ยนแปลงของโครงการตลอดอายุของโครงการ  ดังนั้นขอให้ทุกๆ ท่านพิจารณาตามขั้นตอนที่จะเล่าให้ฟังด้านล่างนี้นะครับ

โครงการที่มีการเปลี่ยนแปลงส่วนใหญ่นั้นจะต้องมีผู้รับผิดชอบโครงการที่เรียกว่า “Project Manager” เป็นผู้ควบคุมกระบวนการทำงานต่างๆในเชิงลึกและความซับซ้อนของการเปลี่ยนแปลง เพราะบ่อยครั้งที่ผู้บริหารระดับสูง หรือ ผู้ที่อนุมัติเงินงบประมาณจะมองเฉพาะในภาพรวมๆ แต่จะไม่ลงรายละเอียดทำให้ไม่สามารถประเมินการเปลี่ยนแปลงเล็กๆน้อยๆ ที่เป็นสัญญาณบอกเหตุได้  เพราะผู้จัดการโครงการส่วนใหญ่จะต้องมีการทำ Project Risk Planing และ Emergency Planing เสมอ เพื่อรองรับกับการเปลี่ยนแปลงที่อาจจะเกิดขึ้นโดยไม่รู้ว่าจะเกิดเมื่อใด?

1) ใครคือคนที่อยู่ในตำแหน่งที่จะต้องดำเนินการในสภาวะที่มีการเปลี่ยนแปลง (Who’s in Charge?)

เมื่อความจำเป็นในการเปลี่ยนแปลงถูกกำหนดไว้ว่าอาจจะมีการเปลี่ยนแปลงในเอกสารตารางค่าใช้จ่ายของกระบวนการงานที่โครงการจะต้องทำ? ผู้จัดการโครงการจำนวนมากจึงจำเป็นที่จะต้องมีการวางแผนสำรองที่เรียกว่า ”  Project Risk Planing และ Emergency Planing “ กับทุกโครงการและมีการวางกำกับตำแหน่งของบุคคลที่จะต้องดำเนินการ ในสภาวะเกิดการเปลี่ยแปลงในระดับต่างๆ ถึงแม้ว่าคุณจะมีคณะกรรมการควบคุมการเปลี่ยนแปลงที่เกิดขึ้นของโครงการในแต่ละช่วงเวลา  นอกจากนี้คุณจะต้องมีการประมาณการค่าใช้จ่ายต่างๆ ที่นอกเหนือจากการคาดหมาย และเพื่อให้แน่ใจว่าการเปลี่ยนแปลงจะไม่ส่งผลต่อการดำเนินการของโครงการ และการดำเนินการโครงการเสร็จสิ้นตามเวลา ดังนั้นคุณจำเป็นที่จะต้องมีการฝึกฝนทีมงานและการติดต่อสื่อสารระหว่างทีมงานที่ประสิทธิภาพตลอดกระบวนการเพื่อให้ประสบความสำเร็จ

2) ประเภทของการปรับเปลี่ยน (Type of Modification)

ประเภทของการปรับเปลี่ยนที่จำเป็น หรือมีความสำคัญสูงสุด เพราะมันเป็นการเปลี่ยนแปลงที่ทีมงานโครงการหรือองค์กรจะต้องรับรู้ผลของการเปลี่ยนแปลงที่จะเกิดขึ้นอย่างชัดเจน การกำหนดประเภทของการเปลี่ยนแปลงที่จะเกิดขึ้นก่อนที่คุณจะส่งมอบผลงานโครงการไปยังคณะกรรมการควบคุมการเปลี่ยนแปลง

ถ้าทีมงานต้องการจัดรูปแบบประเภทของการเปลี่ยนแปลงที่แตกต่างกันที่เกิดขึ้นกับโครงการขององค์กร เพราะถ้าคุณไม่ได้กำหนดประเภทของการเปลี่ยนแปลง คุณจะได้รับความวุ่นวาย การติเตียนจากผู้ที่ได้รับผลกระทบของการเปลี่ยนแปลงในครั้งนี้  รวมทั้งคุณจะได้รับการร้องเรียนและความสับสนจากบรรดาของผู้ที่ได้รับผลกระทบ  ดังนั้นคุณจะจำเป็นจะต้อง “ตั้งสติให้ได้” และอย่าสับสนหรือเกี่ยวข้องกับผู้ที่ไม่ได้มีส่วนร่วมรับรู้ในการเปลี่ยนแปลง  ตรวจสอบให้แน่ใจว่าเมื่อคุณได้ระบุความต้องการที่จะตอบสนองต่อการเปลี่ยนแปลงที่คุณได้จัดประเภทของการเปลี่ยนแปลงเรียบร้อยแล้ว

3) แรงต้านทาน (Resistance)

แรงต้านทานของโครงการต่อการเปลี่ยนแปลง ซึ่งผู้จัดการโครงการส่วนใหญ่จะมองข้ามและใช้การพูดคุยกับทีมงานแบบไม่เป็นทางการเสียส่วนใหญ่  ซึ่งอาจจะทำให้คุณไม่ทราบข้อมูลที่แท้จริงว่าโครงการมีความสามารถรองรับแรงต้านทานได้มากน้อยแค่ไหน?

ดังนั้นคุณจำเป็นที่จะต้องทำการวิเคราะห์และรู้จักลักษณะและประเภทต่างๆของแรงเสียดทาน แรงต้านทาน เช่น มีกลุ่มคนที่ไม่พอใจในการดำเนินงานของโครงการและพยามท้าทายผู้ปฎิบัติงานของโครงการ?  กลุ่มคนที่มีความคิดต่อต้านโครงการแต่ไม่เปิดเผยตัวแต่รอจังหวะที่โครงการเริ่มมีปัญหาจะก่อกวนโครงการ?  คุณจำเป็นที่จะต้องมีการศึกษาและเก็บรวบรวมข้อมูลทั่วไปเกี่ยวกับความต้านทานของการเปลี่ยนแปลง?  ซึ่งคุณจำเป็นที่จะต้องมีการวางแผนสำหรับดำเนินการด้านความต้านทานของการเปลี่ยนแปลง ที่รวมอยู่ในการวางแผนการจัดการของคุณหรือไม่?  หากคุณตอบว่ายังไม่มีการวางแผนใดๆ ก็ขอให้คุณเริ่มคิดเสียตั้งแต่วันนี้เลยว่าจะทำอย่างไร?

4) การสื่อสาร (Communication)  

คุณจำเป็นที่จะต้องมีการเตรียมความพร้อมสำหรับการสื่อสารการเปลี่ยนแปลงของโครงการหรือองค์กร เตรียมรึยัง? คุณจำเป็นจะต้องฉลาดเลือกใช้ระบบการสื่อสารไปยังทีมงานที่เกี่ยวข้องกับการบริหารจัดการการเปลี่ยนแปลงใดๆ ของโครงการ เช่น ผ่าน Twitter  , Facebook, Email, SMS, etc. เพื่อให้ทุกคนรับทราบปัญหาและแนวทางปฎิบัติตามแผน หรือรายงานสถานการณ์ของความเปลี่ยนแปลงใดๆ มายังทีมงานคณะกรรมการควบคุมการเปลี่ยนแปลงของโครงการหรือองค์กรทุกระยะเป็นต้น

ผู้เชี่ยวชาญด้านการบริหารจัดการโครงการจะบอกคุณเกี่ยวกับความล้มเหลว ในการสื่อสารและการเปลี่ยนแปลงได้อย่างถูกต้องเป็นจำนวนหนึ่ง เหตุผลที่กระบวนการเปลี่ยนแปลงที่ทำให้การสื่อสารล้มเหลว เหตุผลที่กระบวนการเปลี่ยนแปลงที่ล้มเหลว ส่วนใหญ่จะเกิดจาก เช่น ทีมงานไม่รู้หน้าที่ของตนเอง?  ทีมงานขาดการซักซ้อมหรือเตรียมความพร้อมทำให้บกพร่องในด้านการติดต่อสื่อสาร? คนที่เกี่ยวข้องไม่เข้าใจคำถาม?  จะเกิดอะไรขึ้นถ้าพวกเขาเห็นหรือได้ยินการเปลี่ยนแปลงที่เป็นแรงต้าทานจากภายนอก?  ดังนั้นคุณจำเป็นที่จะต้องมีการวางแผนเรื่องการสื่อสารในสภาวะฉุกเฉินให้ดีและมีการเตรียมความพร้อมตลอดเวลา (ห้ามละเลยเด็ดขาด) 

5) การระดมสมอง (Brainstorming Sessions)

ไม่ว่าการเปลี่ยนแปลงที่มีผลกระทบต่อโครงการหรือองค์กร มากหรือน้อย ซึ่งในความเป็นจริงถ้าทีมงานและผู้มีส่วนได้ส่วนเสียได้รับโอกาสในการเข้ามามีส่วนร่วมในกระบวนการดำเนินงานของโครงการในบางส่วนที่ไม่สำคัญมากนัก แต่จะให้ความรู้สึกที่ดีและการมีส่วนร่วมกับผู้มีส่วนได้ส่วนเสีย และทำให้งานราบรื่นขึ้นได้ มีส่วนร่วมในการเสนอความเห็นด้านผลกระทบของโครงการต่อพื้นที่ ชุมชน ผู้ใช้บริการต่างๆ ในลักษณะเวทีพิจารณ์ ได้ครับ

ถ้าหากคุณใช้วิธีการตัดสินใจด้วยระบบเผด็จการเกี่ยวกับการเปลี่ยนแปลงที่เกิดขึ้นกับโครงการหรือองค์กร หรือผู้ที่รับผลกระทบหรือผู้ที่เกี่ยวข้องเหล่านั้น  โดยไม่ให้พวกเขาได้รับรู้หรือมีส่วนร่วมในการแก้ไขปัญหาเหล่านี้ การดำเนินงานโครงการของคุณจะล้มเหลวในทุกระดับ การใช้วิธีการระดมสมองนี้จะช่วยให้การทำงานมีลักษณะเป็นทีม และมีความโปร่งใสมากขึ้น รวมทั้งจะทำให้ไม่เกิดการต่อต้านทั้งจากภายในและภายนอกองค์กรด้วย

 6) บทบาทที่เล่น (Role-Playing)

วิธีการนี้เหมือนกับการระดมสมองของทีมงาน เพราะบทบาทและวิธีที่เราแสดงออกจะเป็นกระบวนที่มีความสำคัญเช่นกัน เพราะการที่คุณแสดงออกด้วยวิธีการที่สามารถควบคุมอารมณ์ได้ สถานการณ์ความรุนแรงก็จะลดลง  นอกจากนี้คุณได้มีการวางแผนเกี่ยวกับความเปลี่ยนแปลง ตามขั้นตอนที่ 1  มีการสื่อสารกันภายในทีมตามขั้นตอนที่ 4  และมีการระดมสมองตามขั้นตอนที่ 5   ดังนั้นบทบาทที่คุณแสดงออกต่อหน้าสื่อมวลชน หรือ กลุ่มผู้มีส่วนได้ส่วนเสียจึงเป็นภาพลักษณ์ของความสงบนิ่ง และพร้อมรับมือกับปัญหาที่เกิดขึ้นอย่างดี และมีทีมงานที่พร้อมสนับสนุนที่มาเสนอแบบแพ็คเก็จ จะดูน่าเชื่อถืออย่างมาก

7) การสนับสนุนและการเสนอแนะ (Support and Guidance) 

ถึงแม้ว่าคุณจะได้มีการทำการสื่อสารกันภายในทีมงานด้วยระบบสื่อสารที่มีประสิทธิภาพ  และมีการระดมสมองเพื่อช่วยกันหาทางออกของปัญหาหรือการเปลี่ยนแปลงที่เกิดขึ้นเป็นอย่างดี  แต่สิ่งหนึ่งที่คุณขาดไม่ได้เลยคือ “ทีมงานสนับสนุน” ที่จะเป็นผู้ช่วยที่สำคัญในการประสานงานต่างๆ การนัดหมายการประชุม การติดต่อสื่อสารเพื่อแจ้งความก้าวหน้า หรือ ความรุนแรงของการเปลี่ยนแปลง นอกจากนี้จำเป็นที่จะต้องเชิญผู้เชี่ยวชาญบางสาขาที่เป็นสาขาเฉพาะมาให้ “ข้อเสนอแนะ” กับทีมงานและกลุ่มที่ระดมสมองเพื่อเลือกช่องทางการแก้ไขปัญหาหรือความเปลี่ยนแปลงที่ถูกต้องให้ได้

ทีมงานสนับสนุนจะช่วยคุณทำการพัฒนาคู่มือสำหรับดำเนินการต่างๆ เพิ่มเติมหรือเปลี่ยนแปลงใหม่  จัดทำโปสเตอร์ชี้แจงขั้นตอนการทำงานใหม่ๆ  ทำรายงานสรุปจากที่ประชุมเกี่ยวกับแนวทางต่างๆ  ซึ่งทีมงานพวกนี้จำเป็นที่จะต้องมีการฝึกทักษะมาดีพอสมควรครับ

8) การตระหนักถึงความจำเป็น

หลายโครงการล้มเหลวเพราะผู้นำไม่ตระหนักถึงความต้องการที่เปลี่ยนแปลงไป หรือ การเปลี่ยนแปลงของโครงการที่เปลี่ยนไปจากแผนเดิมที่กำหนดไว้  ด้วยการที่มีความเชื่อมั่นในตนเองสูง ทำให้ละเลย และไม่สนใจกลุ่มผู้มีส่วนได้ส่วนเสียที่ได้รับผลกระทบจากโครงการ (ทั้งภายในและภายนอก) ดังนั้นผู้จัดการโครงการมีความจำเป็นอย่างมากที่จะต้องเป็นคนหูไว  ตาไว  รับฟังความคิดเห็นของผู้อื่น และนำมาไตร่ตรองด้วยความรอบคอบอีกครั้ง

เมื่อมีการเปลี่ยนแปลงและได้รับการยอมรับและระบุวิธีการนำเสนอที่ชัดเจน เข้าใจง่าย แก่กลุ่มผู้มีส่วนได้ส่วนเสียรับทราบ และนำเสนอทางเลือกที่คิดว่าดีที่สุด (ผ่านความเห็นชอบจากคณะกรรมการเปลี่ยนแปลงแล้ว) และคุณเป็นเพียงผู้นำเสนอแนวทางการตัดสินใจในครั้งนั้น ว่าองค์ประกอบที่จำเป็นและแนะนำสิ่งที่ดีและเหมาะสม

9) ผู้บริหาร หรือ ผู้ให้การสนับสนุนด้านเงินทุนไม่สนใจ

ถ้าคุณพบความเปลี่ยนแปลงที่เกิดขึ้นกับโครงการ หรือ องค์กร และมีการสรุปเป็นรายงานหรือนำเสนอให้ผู้บริหารรับทราบด้วยวาจา  แต่ทางกลุ่มผู้บริหาร หรือ ผู้ที่ให้เงินทุนสนับสนุนโครงการปฎิเสธ ที่จะรับฟังหรือไม่สนใจในการเปลี่ยนแปลงในครั้งนั้น  ซึ่งส่วนใหญ่แล้วผู้บริหารหรือผู้ที่ให้เงินทุนสนับสนุนโครงการ จะไม่ให้ความสนใจกับการเปลี่ยนแปลงใดๆ ของโครงการเพราะกลัวว่า ตนเองจะต้องจ่ายเงินเพิ่มให้กับการสร้างระบบป้องกันการเปลี่ยนแปลงเหล่านั้นโดยไม่จำเป็น

คุณจำเป็นอย่างมากจะต้องชี้แจงให้ผู้บริหารรับทราบว่า คุณจะต้องมีการเตรียมการกับวิธีการเปลี่ยนแปลงของโครงการที่เกิดขึ้น ถึงแม้ว่าจำเป็นที่จะต้องใช้เงินเพิ่มขึ้นเพื่อประหยัดช่วงเวลาของการทำงานโครงการให้เสร็จทันเวลา (งานนี้ ผู้จัดการโครงการจำเป็นที่จะต้องแสดงฝีมือแล้วละครับ)

10) ทราบเมื่อคุณลงมือทำ (Know When You’re Done) 

นี้เป็นอุปสรรคในการเปลี่ยนแปลงอีกครั้งที่คุณจำเป็นจะต้องเตรียมทำใจรองรับ และเตรียมแผนฉุกเฉินไว้สำรอง แต่ถ้าคุณได้มีการเตรียมการเป็นอย่างดีตามขึ้นตอนต่างๆ ทั้ง 9 ขั้นตอนที่เราได้นำเสนอมาตั้งแต่ต้น ก็ทำให้เชื่อได้ว่าคุณมีความพร้อมที่จะรองรับกับปัญหาที่เกิดขึ้น หรือ ความเปลี่ยนแปลงต่างๆ

ขั้นตอนการเปลี่ยนแปลงที่เพิ่มขึ้นและการใช้ภาวะผู้นำที่มีความสุขุม  การตัดสินใจที่ชาญฉลาด มีทีมงานที่มีความสามารถพอสมควร และมีระบบการติดต่อสื่อสารที่ดีและรวดเร็ว ก็จะทำให้คุณทำงานโครงการได้อย่างราบรื่นพอสมควรเลยครับ  (แต่งานนี้ก็ขึ้นอยู่กับ “ดวง” ด้วยส่วนหนึ่งครับ)

สุดท้ายนี้ เราเชื่อว่าทุกๆ คน พร้อมที่จะรับมือกับอุปสรรค และการเปลี่ยนแปลงที่จะเข้ามาพบคุณแบบที่คุณคาดไม่ถึงกันพอสมควรแล้วครับ ขอให้ทุกๆ คนนำไปฝึกปฎิบัติจนขึ้นใจ และทำอย่างเป็นธรรมชาติ จะทำให้คุณกลายเป็นมืออาชีพ และประสบการณ์จะสอนให้คุณกลายเป็นผู้เชี่ยวชาญในอนาคต ครับ

ขอให้ทุกๆ ท่านโชคดี มีเงินใช้ นะครับ

เอกกมล เอี่ยมศรี

ผู้เรียบเรียง

http://www.interfinn.com 

https://eiamsri.wordpress.com 

http://www.oknation.net/blog/ProjectManagement/

Advertisements

พฤษภาคม 21, 2012 - Posted by | Project Risk Management

ยังไม่มีความเห็น

ใส่ความเห็น

Fill in your details below or click an icon to log in:

WordPress.com Logo

You are commenting using your WordPress.com account. Log Out / เปลี่ยนแปลง )

Twitter picture

You are commenting using your Twitter account. Log Out / เปลี่ยนแปลง )

Facebook photo

You are commenting using your Facebook account. Log Out / เปลี่ยนแปลง )

Google+ photo

You are commenting using your Google+ account. Log Out / เปลี่ยนแปลง )

Connecting to %s

%d bloggers like this: