NEW MANAGEMENT FORUM

Central Knowledge Society

วิธีการเตรียมความพร้อมสำหรับการเปลี่ยนแปลงที่ไม่แน่นอน

สวัสดี ครับ

วันนี้เรายังอยากคุยเรื่องการวิเคราะห์โครงการ เพราะยังเชื่อว่าหลายๆ ท่านยังไม่เข้าใจการวิเคราะห์โครงการอย่างลึกซึ้ง  และอยากทราบวิธีการทำงานที่ถูกต้อง อยากได้ตัวอย่างหรือคำอธิบายต่างๆ เพื่อประกอบการวิเคราะห์โครงการ  ดังนั้นเราจะขอนำเสนอเรื่องนี้ไปสักระยะครับ  เราเริ่มกันเลยครับ

การเปลี่ยนแปลงที่ไม่แน่นอนของโครงการ ก็เป็นเช่นเดียวกับการเปลี่ยนแปลงของสิ่งในชีวิต บางครั้งคุณก็รู้เกี่ยวกับการเปลี่ยนแปลงและบางครั้งคุณก็ไม่รู้ล่วงหน้าและทำการแก้ไขไม่ได้   ในฐานะที่คุณเป็นผู้จัดการโครงการคุณจำเป็นจะต้องมีการเตรียมความพร้อมสำหรับการเปลี่ยนแปลงที่มองเห็นล่วงหน้าและการเปลี่ยนแปลงที่คุณยังมองไม่เห็น  และคุณจำเป็นจะต้องเตรียมความพร้อมกับทีมงานของคุณสำหรับการเปลี่ยนแปลงที่ไม่รู้จะเกิดขึ้นเมื่อใด ในขณะที่การเตรียมความพร้อมรักษาความสมบูรณ์ของโครงการ

คุณเคยได้ยินคำกล่าวที่ว่า “การเปลี่ยนแปลงเป็นสิ่งที่หลีกเลี่ยงได้?” ดีแม้ว่าคุณจะไม่ได้เคยได้ยินคำเหล่านี้ หรือนำไปใช้ในชีวิตประจำวันโดยไม่คำนึงถึงวิธีการล่วงหน้า  คุณจำเป็นที่จะต้องพยายามอย่างหนักที่จะต้องสอดคล้องกับการเปลี่ยนแปลงที่จะเกิดขึ้นและเดินทางไปเคียงข้าง  แม้ในความเปลี่ยนแปลงโลกจะหมุนอย่างรวดเร็ว  ซึ่งการบริหารโครงการเพื่อพร้อมรับเปลี่ยนแปลงเหล่านี้อาทิ  งบประมาณหรือ   อายุของโครงการเกินกำหนด   การขาดกำลังคนเพื่อดำเนินการโครงการ   ดังนั้นสิ่งที่คุณควรทำและสามารถทำได้ คือ สิ่งที่สำคัญมากในฐานะผู้จัดการโครงการ เมื่อคุณไม่ได้มีข้อมูลทั้งหมดที่เกี่ยวกับการเมื่อมีการเปลี่ยนแปลงที่จะกลายเป็นสิ่งที่มีประสิทธิภาพและการเปลี่ยนแปลงจะนำมา แต่ในยังที่คุณจะต้องพร้อมและสามารถระบุตัวเลือกของคุณสำหรับการสื่อสารการเปลี่ยนแปลงให้เห็นว่าแม้คุณไม่แน่ใจ

ลองมาดูที่สถานการณ์ที่จะช่วยคุณเตรียมความพร้อมสำหรับการสื่อสารและการเปลี่ยนแปลงก่อนที่มันจะเกิดขึ้นกันครับ

สถานการณ์สมมติ:

คุณได้เสร็จสิ้นการดำเนินงานของเหตุการณ์เปิดลานแสดงสินค้าแห่งใหม่ ” Civic Center”  ซึ่งคุณอยู่ในฐานะเป็นผู้จัดการโครงการ  คุณได้ตรวจสอบค่าใช้จ่ายทุกแง่มุมของเหตุการณ์ต่างๆ รวมทั้งมีการประสานงานการจัดงานกับเจ้าหน้าที่ท้องถิ่นและ หัวหน้าทีมงานแต่ละจุด  คุณมีทีมงานที่พอมีประสบการณ์บ้างและได้รับการมอบหมายงานตามที่คุณกำหนดและมีความใจหน้าที่ของตนดีพอควร

ต่อมาวันหนึ่งคุณถูกเรียกตัวให้ไปประชุมด่วนด้วยปัญหาที่เกิดจากการก่อสร้างศูนย์แสดงสินค้าไม่เสร็จตามเวลาที่กำหนดและเกิดความล่าช้าพอสมควร  และวันที่มีการกำหนดเสร็จแน่นอนคือความไม่แน่นอน คุณรู้ไหมว่าวันก่อสร้างวันสุดท้ายที่เป็นสิ่งจำเป็นสำหรับการเปิดตัวศูนย์แสดงสินค้าจะเป็นข่าวที่กว้าง และไปได้เร็วมากเพราะทุกคนต่างเฝ้ารอชมงาน   แม้จะมีความไม่แน่นอนของการก่อสร้างศูนย์แสดงสินค้าที่คุณได้ดำเนินการวางแผนมาอย่างยาวนานและการสรุปรายละเอียดของเหตุการณ์สำหรับแนวทางแก้ไขปัญหา ขณะที่คุณกำลังสับสน คุณจำเป็นที่จะต้องควบคุมสติ และบริหารจัดการความเปลี่ยนแปลงทั้งหลายให้ได้

ก่อนที่คุณจะสื่อสารกับทีมงาน:

ในฐานะที่คุณเป็นผู้จัดการโครงการก่อนอื่นคุณจะต้องวิเคราะห์ข้อมูลที่ได้รับเพื่อตรวจสอบว่ามีทางเลือกใดบ้างที่เหมาะสมกับสถานะการณ์  ทางเลือกจากการประมวลผลจะช่วยให้คุณเข้าใจวิธีการเพื่อบรรเทาความเสียหายหรือความสูญเสียจากการเปลี่ยนแปลงที่ไม่รู้จัก  คุณสามารถสร้างแผนของสถานการณ์ทางเลือกขึ้น Scenario Analysis (โปรดอ่านรายละเอียดบทความเก่าใน Blog นี้)  เพื่อที่คุณจะได้เลือกเส้นทางของแนวทางแก้ไขสิ่งที่เลวร้ายที่สุดของสถานการณ์นี้ สำหรับบุคคลหรือกลุ่มบุคคลเกี่ยวกับการเปลี่ยนแปลงที่ไม่แน่นอนนี้

คุณจำเป็นจะต้องตั้งคำถามเพื่อตรวจสอบความละเอียด ในสถานการณ์ข้างต้นของคุณเกี่ยวกับเหตุการณ์ความล่าช้าของการก่อสร้างศูนย์แสดงสินค้า  คุณจะต้องนำข้อมูลที่ได้มีการทำ Scenario Analysis มาเล่าให้ทีมงานและผู้ที่เกี่ยวข้องเข้าใจสถานการณ์และแนวทางแก้ไข  นอกจากนี้คุณจำเป็นจะต้องพิจารณาเลือกการสร้างกลยุทธ์สำหรับใช้ในการสื่อสารใหม่ หรือ ที่เหมาะสมกับทีมงานและสถานที่

ขั้นตอนการสื่อสารกับทีมงานและผู้ที่เกี่ยวข้อง:

คุณมีทีมงานผู้ช่วยเพื่อจัดเตรียมงานประชุมทีมงานทั้งหมดกับพวกเขา และร่วมกันหารือเกี่ยวกับประเด็นที่มีการเปลี่ยนแปลงใดๆ เกี่ยวกับการก่อสร้าง ศูนย์แสดงสินค้า ดังนั้นคุณจำเป็นที่จะต้อง เตรียมความพร้อมด้านจิตใจกับคำถามที่มาจากแผนกต่าง หน่วยงานต่างๆ และความสับสนวุ่นวายที่จะเกิดขึ้นระหว่างการประชุมทีมงานทั้งหมด  คุณจำเป็นจะต้องมีการประชุมร่วมกันกับ Keyman สำคัญๆ ของงานก่อสร้าง และผู้ที่ประสานงานกับเจ้าหน้าที่ท้องถิ่น  ผู้ประสานงานกับสื่อโฆษณาประชาสัมพันธ์ในลักษณะ “การระดมสมอง” และได้ข้อสรุปของแนวทางแล้ว จึงจะมาประชุมรวมทีมงานทั้งหมด

เมื่อคุณได้กระบวนการแนวทางบริหารการจัดการความเปลี่ยนแปลงที่เกิดขึ้นของงานก่อสร้าง และแผนงานโครงการที่ได้มีการจัดทำไว้แล้วจะต้องเปลี่ยนแปลงใหม่ รวมทั้งแผนงานการโฆษณาสื่อสารและการกำหนดระยะเวลาที่จะต้องเผยแพร่ข้อมูลให้กับกลุ่มและบุคคลต่างๆ  ในขณะที่คุณเตรียมความพร้อมสำหรับการเปลี่ยนแปลงในโครงการของคุณอยู่นั้น  คุณจำเป็นที่จะต้องไม่เปิดเผยข้อมูลที่คุณไม่รู้จริง หรืออาจจะทำให้เกิดการเข้าใจผิดด้านการสื่อสาร  ดังนั้นกฎง่าย ” ถ้ามันเป็นสิ่งที่มาจากความคิดของคุณ และไม่ได้ผ่านความเห็นชอบจากทีมงาน Key Man ก่อนในสถานการณ์ที่มีการเปลี่ยนแปลงแบบปลายเปิด คุณจำเป็นที่จะต้องเจรจาหารือเฉพาะเรื่องที่คุณรู้มากกว่าเรื่องที่คุณคิด”  การวางแผนการสื่อสารรูปแบบใหม่ที่ใช้เทคโนโลยี Social Media มาช่วยสนับสนุนเป็นสิ่งสำคัญที่จะทำให้คุณเข้าใจวิธีการและการโต้ตอบของกลุ่มทีมงานและผู้ที่เกี่ยวข้องผ่านทางสื่อ Social Media  ดั้งนั้นคุณจำเป็นจะต้องมีการเตรียมความพร้อมของการสื่อสารข้อมูลที่เกิดขึ้นแก่ท้องถิ่นและบุคคลที่เกี่ยวข้องเฉพาะข้อเท็จจริงและเตรียมความพร้อมของตัวเองและทีมงานของคุณให้มีประสิทธิภาพสูงสุด

ขั้นตอนการสื่อสารออกไปภายนอกในแบบวงกว้าง (Public News):

หลังจากนั้นคุณจะต้องให้ทีมงานช่วยคุณ ในการจัดเตรียมข้อมูลและเวทีสำหรับแถลงข่าวอย่างเป็นทางการเกี่ยวกับความล่าช้าในการก่อสร้างศูนย์แสดงสินค้าที่เกิดขึ้น ซึ่งคุณจำเป็นจะต้องมีรายละเอียดโครงการที่เปลี่ยนแปลงและระยะเวลาโดยประมาณของคุณสำหรับการดำเนินงานอีกครั้ง

ผมเชื่อว่าบทความนี้มีประโยชน์มากสำหรับผู้รับจ้างจัดงาน Event  Organizer  ผู้รับเหมาก่อสร้างงานใหญ่ๆ เพราะคุณจะต้องเจอเรื่องที่ไม่คาดฝันบ่อยมาก และการที่เรามีการเตรียมความพร้อมตั้งแต่เริ่มต้นว่าจะต้องเตรียมตัวอย่างไร ? แก้ไขปัญหาอย่างเป็นระบบอย่างไร?   ควบคุมสถานการณ์ให้อยู่ในความสงบ และมีสติจะต้องทำอย่างไร?  การจัดเตรียมข้อมูลสำหรับแถลงข่าวต่างๆ จะต้องทำอย่างไร? สิ่งเหล่านี้มีความจำเป็นมากและต้องเตรียมความพร้อมเสมอๆ

สุดท้ายนี้ ขอให้ทุกๆท่าน อย่าได้ใช้ชีวิตโดยประมาทขอให้เชื่อว่าเวลาชีวิตของทุกๆ ท่านกำลังนับถอยหลังไปสู่จุดสิ้นสุดของชีวิต ซึ่งเราไม่ทราบว่าจะเกิดขึ้นเมื่อใด?  เวลาใด?  สถานที่ใด?  กับใคร?

ให้ทุกๆ ท่านโชคดีมีความสุขครับ

เอกกมล เอี่ยมศรี

ผู้เรียบเรียง

www.interfinn.com

eiamsri.wordpress.com

http://www.oknation.net/blog/ProjectManagement/

พฤษภาคม 19, 2012 - Posted by | Project Risk Management

ยังไม่มีความเห็น

ใส่ความเห็น

Fill in your details below or click an icon to log in:

WordPress.com Logo

You are commenting using your WordPress.com account. Log Out / เปลี่ยนแปลง )

Twitter picture

You are commenting using your Twitter account. Log Out / เปลี่ยนแปลง )

Facebook photo

You are commenting using your Facebook account. Log Out / เปลี่ยนแปลง )

Google+ photo

You are commenting using your Google+ account. Log Out / เปลี่ยนแปลง )

Connecting to %s

%d bloggers like this: