NEW MANAGEMENT FORUM

Central Knowledge Society

3 ประโยชน์หลักของการทำ Baselining สำหรับโครงการ

สวัสดี ครับ

วันนี้เป็นวันที่อากาศร้อนปนเหงาอีกวันของเรา และเมื่อมองไปด้านนอกนึกหน้านักศึกษารุ่นใหม่ๆ ที่ยังทำหน้า “งง” เวลาพูดถึงการเขียนงานโครงการ   การวางแผนงานโครงการ   การคำนวณค่าใช้จ่ายแยกตามแผนงานกิจกรรมของโครงการ  และการทำ Baselining ของโครงการ  นักศึกษาทุกคนต่างมองหน้ากันและกัน  คิดว่าสิ่งที่เราพูดเหมือนสิ่งนี้ยังไม่เกิดขึ้นในโลกนี้   เราขอเตือนทุกๆ คนว่าหลังปี 2558 ทุกอย่างจะเปลี่ยนแปลงครั้งยิ่งใหญ่ แบบที่จะไม่มีวันย้อนกลับ ขอให้ทุกคนเตรียมพร้อมกับสิ่งที่เปลี่ยนแปลงนี้ ด้วยการศึกษาข้อมูลให้เยอะและต้องลงทำอย่างเดียว ทำให้มากๆ ทำให้เกิดความชำนาญ ครับ

เราขออย่างเดียวสำหรับผู้ที่อ่านบทความของเรา ขอให้นำไปใช้ในโครงการที่จริง ขอให้นำไปฝึกฝนจนเกิดความชำนาญอย่างที่เราคาดหวังนะครับ (ขอแค่นี้ก่อนจะหายไปจากโลกนี้) 

เรามาเริ่มกันเลยนะครับ เมื่อคุณทำการวางแผนโครงการเสร็จสิ้น  ซึ่งคุณจำเป็นที่จะต้องมีการกำหนดชั่วโมงการทำงานและค่าใช้จ่าย (ถ้ามี) ในกรณีที่คุณจ้างหน่วยงานอื่นทำแทนคุณ

Baselining คือ อะไร

เป็นข้อมูลพื้นฐานหลักของโครงการที่มีการกำหนดไว้ล่วงหน้า

  • เริ่มกำหนดวันเริ่มต้นและวันสิ้นสุดของโครงการที่ชัดเจน
  • แบ่งการทำงานออกเป็นรายเดือน / รายวัน / รายชั่วโมง
  • กำหนดค่าใช้จ่ายตามแผนของกิจกรรมและงบประมาณค่าใช้จ่าย
  • รายได้ตามแผนงานหรือช่วงระยะเวลาของโครงการ

ทำไมต้อง Baselining?

ประโยชน์หลักของการมีพื้นฐานของโครงการ ดังนี้

  • ทำให้ผู้จัดการโครงการสามารถประเมินประสิทธิภาพของกรอบการทำงานโครงการได้
  • คำนวณรายได้และรายจ่ายเพื่อพิจารณาความคุ้มค่าของกิจกรรมหลักของโครงการ
  • ปรับปรุงความถูกต้องของประมาณการในอนาคต

การประเมินผลการปฎิบัติงานของกิจกรรมในแต่ละช่วงเวลา

สิ่งที่คุณจะต้องทำก็ คือ คุณจำเป็นที่จะต้องเปรียบเทียบ Plan กับ Actual ในแต่ละกิจกรรมที่คุณกำลังจะทำสำหรับโครงการ และตัดสินใจว่าคุณจะอยู่บนแทร็ก (อยู่ในBaseline) หรือไม่?  และท่านที่มีความสามารถก็ใช้โปรแกรมซอฟต์แวร์ ที่ระบุสัญญาณ “ไฟจราจร ” เขียว – เหลือง – แดง หรือระบบที่คล้ายๆ กันนี้  ซึ่งเครื่องมือเหล่านี้จะเป็นตัวบ่งชี้ความแปรปรวนที่เกิดขึ้นของโครงการในแต่ละช่วงเวลา และเป็นประโยชน์สำหรับการประเมินในอนาคต

ตัวอย่าง : การวางแผนที่จะเริ่มต้นสัปดาห์ที่แล้วและพยายามวางแผนต่อไปอีก 10 วันล่วงหน้า ดังนั้นควรจะเสร็จสิ้นในตอนท้ายของสัปดาห์นี้   คือ ตอนนี้วันจันทร์ของสัปดาห์ที่ 2  งานจริงเริ่มต้นในวันพุธและต้องดูงานตอนนี้  คุณประมาณการว่าใช้เวลาอีก 8 วันที่จะทำให้เสร็จ

ตามแผนสัปดาห์เริ่มวันจันทร์ที่ 1                       สัปดาห์ที่เกิดขึ้นจริงเริ่มวันพุธที่ 1

ตามแผนสัปดาห์เสร็จสิ้นวันศุกร์ที่ 2                   กำหนดการสัปดาห์ที่สิ้นสุดวันพุธที่ 3

ตามแผนระยะเวลา 10 วัน                                   ฉบับปรับปรุงระยะเวลา 11 วัน

ดังนั้น เมื่อการประมาณการล่วงหน้า  แต่ในปัจจุบันงานใช้เวลาเพิ่มพิเศษจึงจะเสร็จสมบูรณ์โดยที่เป็นช่วงเวลาปลายเดือนอีก 3 วัน  การประเมินโครงการในลักษณะนี้ ถือเป็นการประเมินที่ค่อนข้างหยาบ  แต่ถ้าคุณใช้เครื่องมือที่เป็นโปรแกรมซอฟต์แวร์จะติดตามได้อย่างละเอียดและน่าสนใจมาก

เทคนิคการใช้ Baselining : คุณจำเป็นที่จะต้องมีการกำหนดช่วงเวลาการเริ่มต้น และสิ้นสุดของโครงการที่ชัดเจน  คุณจำเป็นที่จะต้องมีเครื่องมือในการตรวจสอบ และตรวจับข้อผิดพลาดในการทำงานของกิจกรรมหลักในแต่ละช่วงเวลา เพื่อใช้ประเมินความเสี่ยงที่อาจจะเกิดขึ้นล่วงหน้า หรือ ประมาณการความเสียหายที่จะเกิดขึ้น (เครื่องมือนี้ เคยเสนอในบทความเก่าๆ ของ Project Management แล้ว)

ความคุ้มค่าที่ได้รับ

การคุ้มค่าเราใช้วิธีการเปรียบเทียบชั่วโมงการทำงานจริง กับ ชั่วโมงการทำงานที่กำหนดตามแผน  ค่าใช้จ่ายที่เกิดขึ้นจริงกับค่าใช้จ่ายตามแผนงานโครงการ  และพิจารณาความก้าวหน้าของโครงการในภาพรวม  มันมักจะมีการคำนวณตัวบ่งชี้ด้านประสิทธิภาพที่ช่วยให้คุณมองเห็นแนวโน้มในการปฎิบัติงานและทำการคาดการณ์สิ่งที่ผิดพลาดได้ (overruns) ในระดับงานของแต่ละบุคคล ซึ่งเป็นตัวบ่งชี้ที่ดีในการประมาณความคุ้มค่าการทำงานรายบุคคล หรือ ภาพรวมการทำงานของโครงการที่มีความก้าวหน้ากับทีมงานที่บริหารอยู่ในปัจจุบัน

แต่การใช้ Baseline ก็ไม่ใช่ทางเลือกที่ดีที่สุดที่จะสร้างความเชื่อมั่นให้กับคุณในด้านการคาดการณ์ของโครงการ  โดยเฉพาะอย่างยิ่งโครงการที่อยู่ในขั้นเริ่มต้นของวงจรชีวิตของโครงการที่เป็นงานพื้นฐานหลัก ซึ่งอาจจะมีความคลาดเคลื่อนจากการเริ่มต้นและเวลาที่เสร็จสิ้นไปบ้าง  แต่ถ้าได้มีการตรวจจับด้วยเครื่องมือต่างๆ ตามระยะเวลาของ Baselining แล้วควรจะมีความผิดพลาดด้านเวลาและค่าใช้จ่ายที่ต่ำมากๆ

เทคนิคการใช้ Baselining : จะเป็นการกำหนดระยะเวลาของผลลัพธ์ที่เป็นรายได้ และ ค่าใช้จ่าย ของโครงการ ที่มีการกำหนดไว้ล่วงหน้าในแต่ละช่วงเวลา และการใช้ Baselining จะเป็นตัวกำหนดว่าเราควรจะวัดอะไร?   ช่วงเวลาใด?  วัดที่กิจกรรมไหน?  และทำโครงการมาถึงตรงนี้แล้วคุ้มค่าหรือยัง?

การประมาณการปรับปรุง

เมื่อคุณสร้างแผนของคุณด้วยการประมาณการระยะเวลาที่จะต้องใช้ บวกกับ ความพยายามที่จะต้องเสร็จสมบูรณ์แล้ว   นอกจากนี้คุณยังอาจไม่ทำงานที่จำเป็นจะต้องเสียค่าใช้จ่ายไปก่อน แต่คุณใช้วิธีการเรียกเก็บเงินจากลูกค้าบางส่วนมาใช้ในการบริหารจัดการโครงการ ถ้าคุณใช้เทคนิคนี้คุณจะดำเนินการอย่างไร? อันนี้เป็นเทคนิคและประสบการณ์ในการบริหารโครงการเฉพาะบุคคลเท่านั้น เพราะเครื่องมือที่ใช้มากที่สุดจะเป็นประสบการส่วนตัวในอดีตของคุณมากำหนดทิศทางการทำงาน บวกกับอุปกรณ์ เช่น ลูกบอลคริสตัล

ในทางปฎิบัติสากล คุณสามารถปรับปรุงความถูกต้องของการประเมินของคุณถ้าคุณมีการบันทึกรายการของกิจกรรมและงบประมาณก่อนหน้านี้ เพื่อเทียบกับผลที่เกิดขึ้นจริง และเปรียบเทียบกับรายได้ของอัตรากำไรขั้นต้นและข้อผิดพลาดต่างๆ (อาจจะเทียบเป็นเปอร์เซ็นต์)  ซึ่งคุณจะสามารถสร้างเป็นข้อมูลประมาณการในอนาคตทั้งหมด

ถ้าคุณมีโปรแกรมซอฟต์แวร์ด้านการติดตามประเมินผลโครงการ ก็จะช่วยให้คุณสามารถติดตามสถานการณ์โครงการได้อย่างถูกต้องแม่นยำ ในแต่ละช่วงเวลามากขึ้น

ในกรณีที่องค์กร / บริษัทของคุณ มีความประสงค์จะต้องการใช้เครื่องมือ Software ที่เกี่ยวข้องกับ การเขียนแผนงานโครงการ  การติดตามโครงการ  ประเมินผลผลโครงการ เรามีทีมงานระดับมืออาชีพที่จะเข้าไปช่วยคุณให้เกิดความเข้าใจในการใช้งานเครื่องมือ  รู้ความหมาย ระดับมาตรฐานสากล

สุดท้ายนี้ ขอให้ทุกๆ ท่านลองอ่านทบทวนบทความต่างๆ ที่เกี่ยวกับการวิเคราะห์โครงการ การติดตามโครงการ การบริหารความเสี่ยงโครงการ ที่ทีมงานได้นำเสนอใน Blog นี้ และนำไปใช้เพื่อเกิดประโยชน์สูงสุดกับองค์กรของท่านต่อไป

ขอให้ทุกๆ ท่านโชคดี

เอกกมล  เอี่ยมศรี

ผู้เรียบเรียง

https://eiamsri.wordpress.com

http://www.oknation.net/blog/ProjectManagement/

http://www.oknation.net/blog/newmanagement

พฤษภาคม 7, 2012 - Posted by | Project Risk Management

ยังไม่มีความเห็น

ใส่ความเห็น

Fill in your details below or click an icon to log in:

WordPress.com Logo

You are commenting using your WordPress.com account. Log Out / เปลี่ยนแปลง )

Twitter picture

You are commenting using your Twitter account. Log Out / เปลี่ยนแปลง )

Facebook photo

You are commenting using your Facebook account. Log Out / เปลี่ยนแปลง )

Google+ photo

You are commenting using your Google+ account. Log Out / เปลี่ยนแปลง )

Connecting to %s

%d bloggers like this: