NEW MANAGEMENT FORUM

Central Knowledge Society

ขั้นตอนการวิเคราะห์โครงการ : วิธีการเขียนแผนโครงการที่ประสบความสำเร็จ

สวัสดี ครับ

วันนี้เราจะขอคุยกันเกี่ยวกับวิธีการเขียนแผนโครงการที่ประสบความสำเร็จ เพื่อให้ทุกๆ ท่านมีแนวคิดในการเขียนแผนโครงการ หรือ ใช้เป็นข้อเปรียบเทียบสิ่งที่ท่านได้ทำไว้เดิม เรามาเริ่มต้นกันเลยนะครับ

การเขียนแผนโครงการเป็นหนึ่งเอกสารที่สำคัญที่สุดและมีประโยชน์อย่างมากในการใช้ปรับปรุงกระบวนการทำงานตลอดอายุวงจรชีวิตของโครงการ ซึ่งวัตถุประสงค์เริ่มแรกของแผนโครงการ คือ เริ่มต้นโครงการด้วยการนำเสนอแนวทางการดำเนินงานของโครงการและผลลัพธ์ที่คาดว่าจะได้รับจากโครงการเมื่อเสร็จสิ้นโครงการ ให้กับผู้มีอำนาจตัดสินใจ (ปกติแล้วจะเป็นผู้ที่ควบคุมเงินทุน เช่น คณะกรรมการโครงการหรือคณะกรรมการ) โครงการที่มีศักยภาพและจะตอบสนองความต้องการและกรอบเวลาของพวกเขาและใช้งบประมาณตามที่คาดการณ์ไว้

ถ้าการเขียนแผนโครงการไม่ดีหรือมีรายละเอียดไม่เพียงพอตามความจำเป็น ซึ่งจะส่งผลให้โครงการอาจจะไม่ได้รับการอนุมัติจากคณะกรรมการ และกลายเป็นโครงการบนกระดาษตลอดไป แต่ถ้าคุณสามารถส่งมอบผลงาน แผนโครงการที่ดี และสร้างความน่าเชื่อถือด้วยคุณและทีมงานที่สามารถบริหารจัดการโครงการเริ่มต้นต้นโครงการด้วยทิศทางที่ชัดเจนจนสามารถปฎิบัติได้จริง

ข้อควรระวัง

อย่าสับสนระหว่างการวางแผนโครงการ กับตารางแสดงขั้นตอนการปฎิบัติงานที่กำหนดเวลาที่แน่นอนทุกขั้นตอน เพราะตารางแสดงขั้นตอนการปฎิบัติงาน เป็นส่วนหนึ่่งของ “การวางแผนโครงการ” ในขณะที่ตารางแสดงขั้นตอนการปฎิบัติงาน หรือ (Gantt Chart) จะมีการวาดเส้นแสดงระยะเวลาการทำงานในแต่ละขั้นตอน และเป็นเครื่องมือที่สำคัญและจำเป็นที่จะต้องมีการนำมาพิจารณาเป็นระยะๆ ตลอดเวลาพร้อมกับปรับปรุงให้ทันสมัยและตรวจสอบข้อผิดพลาดการทำงานที่ล่าช้าในแต่ละขั้นตอนของการทำงานอย่างสม่ำเสมอ

ส่วนที่ 1 : สิ่งที่ควรจะอยู่ในแผนงานโครงการหรือไม่?

แผนงานโครงการ ทำหน้าที่เป็นแนวทางสำหรับทีมงานโครงการทั้งหมดที่ให้คำแนะนำเกี่ยวกับลำดับความสำคัญของกิจกรรม ขอบเขตของการทำงาน วิธีการและการกำกับดูแลที่จะใช้ผู้ที่มีส่วนได้ส่วนเสีย การกำหนดค่าใช้จ่ายต่างๆ การจัดการมาตรฐานคุณภาพในโครงการว่าจะมีการสื่อสารกับผู้มีส่วนได้ส่วนเสีย ด้วยวิธีการปฎิบัติงานและผลประโยชน์ที่สามารถวัดได้เป็นรูปธรรม ฯลฯ

องค์ประกอบการของการเขียนแผนโครงการ ประกอบด้วย

  • ประวัติความเป็นมาของโครงการ
  • วัตถุประสงค์
  • ขอบเขต
  • ข้อจำกัด
  • สมมติฐาน
  • การอ้างอิงและผลกระทบที่เกิดขึ้น
  • ปัญหาและความเสี่ยง
  • วิธีการและกลยุทธ์
  • การควบคุม : ขอบเขต, เวลา, ต้นทุน, คุณภาพและมาตรฐาน, ทรัพยากรที่ใช้
  • การติดต่อสื่อสาร
  • ตารางระยะเวลาในการส่งมอบโครงการ
  • การวัดประสิทธิภาพการทำงาน
  • Realisation ผลประโยชน์

คุณจะพบว่ามีหลายองค์ประกอบในการวางแผนโครงการและบางส่วนของและถ้าเป็นโครงการขนาดใหญ่จะมีแผนงานโครงการหนากว่าร้อยหน้าครับ ดังนั้นคุณจำเป็นที่จะต้องมีการลำดับความสำคัญของสิ่งที่คุณจะนำเสนอในแผนงานโครงการในส่วนของสารบัญอย่างชัดเจน เพื่อให้ง่ายแก่การค้นค้า

ตัวอย่าง :

ถ้าคุณมีการจัดทำแผนงานโครงการที่มีคุณภาพมากพอ หรือ เก็บรายละเอียดความต้องการของผู้ตรวจรับงานได้ไม่ชัดเจน และไม่พยามติดต่อขอข้อมูลส่วนที่ขาด หรือ ไม่แก้ไขข้อมูลพื้นที่งานส่วนที่ไม่เข้าใจและดำเนินการโดยตามลำพัง ซึ่งคุณอาจจะพบว่าโครงการที่จะส่งมอบ หรือ ผลิตภัณฑ์ที่ดำเนินการอยู่เสร็จสมบูรณ์และคุณมีความพึงพอใจ แต่อาจจะล้มเหลวในการตอบสนองความต้องการของผู้ตรวจรับผลงาน หรือ ลูกค้า เช่น ผู้ตรวจรับงานมีเกณฑ์คุณภาพที่แตกต่างจากมาตรฐานของคุณ สิ่งเหล่านี้ไม่ใช่สถานการณ์ที่คุณต้องการจะพบเจอในตอนส่งมอบงานและสามารถหลีกเลี่ยงได้อย่างง่ายดายด้วยการเขียนแผนงานโครงการอย่างละเอียด โดยมีขั้นตอนและมาตรฐานคุณภาพการตรวจรับงานของทางลูกค้าเข้าไปในแผนงานโครงการทุกขั้นตอน

นอกจากนี้ผู้จัดการโครงการแต่ละคนจำเป็นจะต้องมีแผนงานโครงการที่เป็นสไตล์ของตนเองที่ทำการย่อส่วนมาจากแผนงานโครงการจริงทั้งฉบับ เพื่อให้เกิดความง่ายในการตรวจสอบคุณภาพส่วนงานที่อยู่ในความดูแลของคุณ และตรวจอย่างละเอียดแต่ละขั้นตอนของงานตามมาตรฐานของลูกค้าที่ได้มีการตั้งเกณฑ์ไว้ล่วงหน้า

จัดทำแผนงานโครงการชุดย่อเผยแพร่ให้กับกลุ่มผู้มีส่วนได้ส่วนเสีย

แผนงานโครงการมักจะเป็นจุดแรกของการอ้างอิงสำหรับผู้มีส่วนได้ส่วนเสียไม่ว่าจะเป็นพนักงานใหม่ หรือ ผู้บริหารโครงการ ลูกค้า หรือ ซัพพลายเออร์ ดังนั้นเมื่อจะทำแผนงานโครงการคุณจะต้องมั่นใจว่ามีความเห็นจากกลุ่มบุคคลภายนอกที่เกี่ยวข้องกับโครงการเข้ามาเสนอความเห็นและมีส่วนร่วมในการจัดทำแผนงานโครงการครั้งนี้ด้วย และจะต้องใช้ข้อความที่อ่านแล้วเข้าใจง่าย ไม่ต้องใช้ศัพท์เทคนิคเยอะ หรือ อ้างอิงเอกสารหลายฉบับกลับไปกลับมา

นอกจากนี้ขอให้คุณนำบริบทของโครงการและจัดให้มีพื้นที่บางส่วนสำหรับการเล่าประวัติศาสตร์ที่อยู่เบื้องหลังของโครงการนี้ หรือสิ่งที่คุณทำ รวบรวมคำศัพท์ หรือข้อตกลงของการอ้างอิงในการอธิบายคำย่อและชื่อย่อใดๆ เมื่อกล่าวถึงเอกสารอื่นๆ ที่อาจจะเป็นประโยชน์ในการรวมรายละเอียดในภาคผนวกเพื่อประโยชน์ของคนที่ยังอ่านเอกสารเหล่านี้ก่อน

ส่วนที่ 2 : การขายแผนโครงการ

การเขียนแผนโครงการของคุณเป็นเพียงส่วนแรกของงาน ขั้นตอนต่อไปที่สำคัญเท่าเทียมกันคือ การขายโครงการที่คุณเขียนให้ประสบความสำเร็จ เพราะโครงการส่วนใหญ่จำเป็นจะต้องมีการแข่งขันกับโครงการอื่นๆ เพื่อให้ได้แหล่งเงินทุนเพียงพอสำหรับการดำเนินโครงการในระยะแรก นอกจากนี้ผู้เป็นเจ้าของเงินทุนจะมีการจัดลำดับความสำคัญของแผนงานโครงการที่นำเสนอ

ดังนั้นจำเป็นอย่างมากที่คุณจะต้องมีการศึกษาโครงการอย่างละเอียด และสร้างความเชื่อมั่นให้กับกลุ่มนักลงทุนได้ว่าแผนงานโครงการของคุณจะต้องประสบความสำเร็จตามที่คุณคาดหวัง (ขั้นตอนนี้จำเป็นที่จะต้องอาศัยประสบการณ์ส่วนตัวสูง ในการนำเสนอขายแผนงานโครงการของคุณกับผู้บริหาร)

การทำงานกับผู้มีส่วนได้ส่วนเสียของคุณ

การทำงานกับผู้มีอำนาจในการตัดสินใจที่จะอนุมัติหรือไม่อนุมัติโครงการของของคุณ จำเป็นที่จะต้องมีการเตรียมความพร้อมอย่างดี ทั้งเอกสารนำเสนอ สภาพจิตใจ การเตรียมลำดับการนำเสนอ เป็นต้น

มันจะง่ายมากขึ้นถ้ากลุ่มผู้ลงทุนยอมเดินทางไปกลับคุณเพื่อดูสถานการณ์จริง หรือ ดูข้อมูลเอกสารหรือสิ่งที่คุณได้เริ่มทำไปบ้างแล้ว ดีกว่าการที่คุณจะมีเวลาอธิบายให้กลุ่มนักลงทุนฟังเพียง 10 นาที และให้ฝากเอกสารไว้กับเลขาผู้บริหาร นอกจากนี้คุณจะต้องมั่นใจว่าคุณได้นำเสนอแนวคิดที่ดี เกี่ยวกับความเป็นไปได้ของโครงการอย่างถูกต้อง และมีเอกสารหลักฐานรองรับสิ่งที่คุณพูดในแผนงานโครงการ

อนุมัติ! แผนงานโครงการ

เมื่อแผนงานโครงการได้รับการอนุมัติให้แน่ใจว่าคุณมีพื้นฐานของเอกสารที่จะใช้งานได้จริงๆ มีกระบวนการทำงานที่ชัดเจน โปร่งใส และสามารถปรับเปลี่ยนบางอย่างในแผนได้โดยที่เป้าประสงค์หลักของโครงการไม่ถูกกระทบ กระเทือน เพราะเอกสารหลักฐานทั้งหมดจะต้องถูกแนบท้ายในสัญญาอนุมัติเงินต่างๆ ให้กลับแผนงานโครงการของคุณ โดยนักกฎหมายของกลุ่มผู้ลงทุน

ส่วนนี้เป็นเพียงส่วนแรกของการบริหารจัดการโครงการที่ดี และจะต้องมีการวิเคราะห์และศึกษาปัญหาที่คาดว่าจะเกิดขึ้นจากกระบวนการปฎิบัติงานจริงตามแผนงานของโครงการนี้

สุดท้ายนี้ เราหวังเป็นอย่างสูงว่าทุกๆ ท่านจะได้รับประโยชน์จากการจัดทำแผนงานโครงการ ก่อนการลงมือปฎิบัติจริงๆ (เรื่องนี้ คุยกันยาวเลยครับคงมีอีกหลายตอนจบ)

เอกกมล เอี่ยมศรี

ผู้เรียบเรียง

www.interfinn.com

https://eiamsri.wordpress.com

http://www.oknation.net/blog/ProjectManagement/

http://www.oknation.net/blog/newmanagement/

เมษายน 4, 2012 - Posted by | Project Risk Management

ยังไม่มีความเห็น

ใส่ความเห็น

Fill in your details below or click an icon to log in:

WordPress.com Logo

You are commenting using your WordPress.com account. Log Out / เปลี่ยนแปลง )

Twitter picture

You are commenting using your Twitter account. Log Out / เปลี่ยนแปลง )

Facebook photo

You are commenting using your Facebook account. Log Out / เปลี่ยนแปลง )

Google+ photo

You are commenting using your Google+ account. Log Out / เปลี่ยนแปลง )

Connecting to %s

%d bloggers like this: