NEW MANAGEMENT FORUM

Central Knowledge Society

10 ข้อผิดพลาด : ที่ทำให้การบริหารเวลาไม่ดี

สวัสดี ครับ วันนี้ได้มีโอกาสว่างพอที่จะเริ่มเขียนบทความใหม่ๆ เพื่อให้ทุกๆ ท่านได้อ่านกันอีกครั้ง  ด้วยเราเองก็อยู่ในกลุ่มของผู้อพหนี้น้ำท่วมด้วยเหมือนกัน “หวังว่าการที่ประเทศไทยเกิดสภาวะน้ำท่วม จากการบริหารงานแบบ พวกคุณ พวกผม ของหน่วยงานภาครัฐที่เกี่ยวข้อง” ในครั้งนี้ เป็นบทเรียนครั้งสุดท้ายนะครับ เราต้องสู้กันต่อครับอย่ายอมแพ้ครับ

วันนี้ เราจะคุยกันเรื่อง 10 ข้อผิดพลาดที่ทำให้คุณประสบปัญหาในการบริหารเวลานัดหมาย และโครงการที่วางแผนที่จะทำ เราอยากให้คุณนำประเด็นสิ่งต่างๆ เหล่านี้ไปใช้วางแผนในปีต้นปี 55 นี้นะครับจะได้ทำงานได้อย่างราบรื่นครับ

คุณจะต้องหาวิธีการที่ดีในการเวลานัดหมาย และโครงการต่างที่วางแผนไว้ตั้งแต่ต้นปีที่จะทำ โดยเฉพาะถ้าคุณมีโครงการที่จะต้องทำเป็นจำนวนมากด้วยแล้ว

บางครั้งมนุษย์เราก็จะเอ่ยปากบ่นทุกครั้งที่่จะทำการวางแผนกำหนดกรอบเวลาการทำงานในอนาคต ส่วนมากจะรอให้ใกล้ๆ ส่งงาน หรือ โดนหัวหน้างาน ลูกค้าเริ่มต่อว่า หรือ ไม่พอใจในการทำงานที่ล่าช้าเสียก่อน เราค่อยจะวางแผนการทำงานแบบจริงๆ จังๆ แบบว่าทำงานกัน ชั่วโมงต่อชั่วโมง ไม่มีหลับ ไม่มีพัก ประมาณนั้น

ดังนั้นวันนี้ เรามาค้นหาข้อผิดพลาด 10 ประการที่เกิดขึ้นบ่อยที่สุด และทำให้ตารางเวลานัดหมายของเราผิดพลาด ดังนี้

ความผิดพลาด # 1 ล้มเหลว ละเลย เพิกเฉย ไม่ใส่ใจ ในการเก็บข้อมูลรายการที่จะต้องทำ

คนทำงานส่วนใหญ่จะลืมวางกรอบการทำงานแบบภาพรวม และทำการแจกแจงสิ่งที่จะต้องทำในแต่ละขั้นตอนตามกรอบเวลาที่เราได้กำหนดขึ้นตามภาระงาน บางคนอาจจะบอกว่าทำแล้วแต่จำไม่ได้ หรือทำแล้วแต่ไม่สมบูรณ์ก็เลยไม่ติดตามแก้ไขอีกเลย

เคล็ดลับก็คือ การใช้ “รายการที่จะต้องทำ” TO-DO-LIST อย่างมีประสิทธิภาพครับ ด้วยการจัดลำดับความสำคัญของงานรายการของคุณ (แบบใช้ของคุณคนเดียว หรือ ให้เพื่อนๆ ในกลุ่มสามารถเข้ามาร่วมใช้ได้ด้วย) และจะต้องมีการเข้ารหัสข้อมูลบางอย่างเพื่อป้องกันการเข้าถึงจากบุคคลภายนอก และเรียงลำดับความสำคัญของข้อมูล จาก A ถึง D หรือใช้ตัวเลขเพื่อบอกความสำคัญของตารางการทำงานแต่ละขั้นตอน

ข้อผิดพลาด : เรามักจดแต่ “หัวข้อเรื่องที่จะทำ” โดยไม่ได้มีการกำหนดรายละเอียดของงานว่ามีขั้นตอนอะไรบ้าง จะต้องส่งเมื่อไร มีความสำคัญมากน้อยขนาดไหน เกี่ยวข้องกับใครบ้าง  ทำให้เราหลงลืมงานชิ้นนี้ไป จนเวลาล่วงเลยมา และมีเจ้าของงานที่เกี่ยวข้องมาทวงงานจากเรา ทำให้เราจะต้องทำงานแบบไม่ต้องหลับ ไม่ต้องนอน ผลงานไม่มีคุณภาพ

ความผิดพลาด # 2 ไม่ได้ตั้งค่าเป้าหมายส่วนบุคคล

คุณจำเป็นที่ต้องตั้งเวลาเป้าหมายส่วนบุคคลว่าคุณจะทำอะไร ในอีก 6 เดือนข้างหน้า หรือในปีถัดไป นับจากวันนี้? และคุณจำเป็นที่จะต้องพยามทำให้ได้ตามที่ได้มีการวางแผนไว้ล่วงหน้า

การกำหนดเป้าหมายส่วนบุคคล  : เป็นสิ่งที่จำเป็นเพื่อการจัดการกรอบเวลาของคุณอย่างมีประสิทธิภาพ เพื่อช่วยให้คุณมีเป้าหมายปลายทางและวิสัยทัศน์ที่จะทำงานต่อ เมื่อคุณรู้ว่าคุณจะต้องทำงานอะไรบ้าง และจำเป็นที่จะต้องจัดการลำดับความสำคัญด้านเวลาของคุณ รวมทั้งทรัพยากรที่จะได้รับ เป้าหมายยังช่วยให้คุณตัดสินใจสิ่งที่คุ้มค่าใช้จ่ายเวลาของคุณ และป้องกันการคิดฝันแบบไร้สาระ

หากคุณต้องการที่จะเป็นักบริหารเวลา และบริหารการจัดการเป้าหมายอย่างมีประสิทธิภาพ ขอให้เรียนรู้เกี่ยวกับ “Locke’s Goal Setting Theory” คุณจะได้เรียนรู้เกี่ยวกับบริหารเวลาอย่างมีประสิทธิภาพแน่นอน ครับ


ความผิดพลาด # 3 ไม่ได้จัดลำดับความสำคัญ

การที่เราไม่ได้จัดลำดับความสำคัญของงานที่เราจะต้องทำ ดังนั้นเราจำเป็นที่จะต้องประเมินกับความเสี่ยงของงาน จากภาระงานที่เร่งด่วน เหตุการณ์ฉุกเฉิน ประเภทด่วนที่สุด และ .(เติมเอง)..ด่วนที่สุด ประมาณนี้ และผลงานของคุณก็จะไม่ดีอย่างที่ต้องการ เพราะขาดการไตร่ตรอง ขอแค่ทำให้ทันก็พอ

การจัดลำดับความสำคัญของหัวข้องาน และ กระบวนการทำงานด้วยสัญญาลักษณ์ต่างๆ ที่ท่านเข้าใจ เพื่อให้คุณมีเวลาเตรียมการทำงานให้ครบถ้วน เราขอเสนอให้คุณลองศึกษาข้อมูล “Urgent/Important Matrix”

เราอยากให้คุณพิจารณาตารางข้างบนนี้ และพยามทำความเข้าใจอย่างละเอียด และนำไปใช้ในขั้นตอนการทำงานของคุณ แล้วคุณจะพบว่ามันช่วยให้เราจัดระเบียบการทำงานได้อย่างดี ครับ ลองทำกันดูนะครับ ยากตอนแรกทำบ่อยจะชำนาญครับ


ความผิดพลาด # 4 ไม่สามารถบริหารจัดการการทำงานจากภายนอกมารบ กวนได้

การที่เราไม่ได้จัดลำดับความสำคัญของงานที่เราจะต้องทำ ดังนั้นเราจำเป็นที่จะต้องประเมินกับความเสี่ยงของงาน จากภาระงานที่เร่งด่วน เหตุการณ์ฉุกเฉิน ประเภทด่วนที่สุด และ .(เติมเอง)..ด่วนที่สุด ประมาณนี้ และผลงานของคุณก็จะไม่ดี

เราเข้าใจครับว่า คนไทย “ชอบความตื่นเต้นเวลาทำงาน” เพราะเราสังเกตหน่วยงานต่างๆ ที่เราเข้าไปให้คำปรึกษาส่วนใหญ่จะชอบทำงานเวลานาทีสุดท้าย ช่วงเวลาที่นายขอดูผลงาน  จำเป็นจะต้องส่งผลงานให้หน่วยงานภายนอกตรวจสอบ เราถึงจะเริ่มคิดและเริ่มทำงานกัน  แต่เราจะไม่ทำการวางแผนล่วงหน้าก่อนการทำงานโดยการพิจารณาจากความสำคัญของงาน หรือ ระยะเวลาในการส่งมอบงานเหล่านั้น

เราก็เข้าใจเหมือนกันครับ เวลาผู้มีอำนาจในองค์กรต่างๆ สั่งให้แผนกต่างๆ “ผมขอดูรายงานวันนี้นะครับ” ทำไมตั้งนานไม่บอกว่าจะเอาวันนี้ เพิ่งสั่งงานเมื่อเช้าแล้วจะเอาตอนบ่ายของวันเดียวกัน คุณลองคิดว่าดูซิว่าผลงานจะออกมาอย่างไร? เรานะไม่อยากจะคิดเลยครับ เศร้า😦


ความผิดพลาด # 5 การผลัดวันประกันพรุ่ง

การเลื่อนงานจะเกิดขึ้นเมื่อคุณเอาใจใส่ออกจากงานที่คุณควรจะทำในขณะนี้ เมื่อคุณเลื่อนงานออกไป คุณจะรู้สึกผิดที่คุณไม่ได้เริ่มต้น (หรือไม่!) ; ถ้าคุณเดินทางมาที่สำนักงาน บริษัท หน่วยงานราชการ พอเดินมาถึงโต๊ะทำงาน ก็รู้สึกว่ากำลังใจ ความตั้งใจ ความมุ่งมั่นที่ตั้งใจมาจากบ้าน มันหายไปไหนไม่รู้ ทำให้รู้สึกกลัวการทำงานนั้นและในที่สุดงานทุกอย่างที่คุณทำก็จะล้มเหลวในการทำงานและไม่สามารถทำให้เสร็จสมบูรณ์ในเวลาที่กำหนด

เริ่มต้นด้วยการที่เราผัดวันประกันพรุ่งแบบทดสอบเพื่อดูว่าการผัดวันประกันพรุ่งเป็นปัญหาในชีวิตของคุณ ถ้าเป็นเช่นนี้แล้วเรียนรู้กลยุทธ์ที่คุณต้องเอาชนะการผัดวันประกันพรุ่ง .

ตัวอย่าง : กลยุทธ์ที่เป็นประโยชน์ คือ บอกตัวเองว่าคุณเท่านั้นที่จะเริ่มต้นในโครงการนี้ได้ภายในสิบนาที บ่อยครั้งที่ procrastinators รู้สึกว่าพวกเขามีชีวิตเพื่อให้ทำงานนี้ตั้งแต่ต้นจนจบและความคาดหวังที่สูงขึ้นนี้จะทำให้พวกเขารู้สึกอยากทำงาน แทนที่จะมุ่งเน้นไปที่การอุทิศจำนวนเล็ก ๆ ของเวลาที่จะเริ่มต้นด้วยการเล่าให้คนอื่นๆ ฟังว่า งานของคุณยาก และไม่สามารถทำได้ด้วยตนเอง

เราอยากให้คุณลองพิจารณาดูรูปการ์ตูนด้านบนให้เข้าใจ และไตร่ตรองว่าเราเป็นแบบในการ์ตูนนี้หรือไม่? ถ้าใช่ขอให้ท่านเริ่มปรับปรุงได้แล้วครับก่อนที่จะสายเกินไป


ความผิดพลาด # 6 การใช้เวลามากเกินไป

คุณเป็นคนที่มีจัดสรรเวลาที่ยากลำบากและมักจะพูดว่า “ไม่” กับคนที่ใช่หรือไม่? ถ้าเป็นเช่นนั้นคุณอาจจะมีโครงการที่มากเกินไปและภาระผูกพันในใจและงานของคุณ คุณจำเป็นที่จะต้องหยุดคิดสักครู่ และเงยหน้ามองตามเสียงที่พูดว่า “มีอะไรให้ช่วยไหมครับ” เพื่อให้งานสามารถดำเนินการไปสู่ประสิทธิภาพที่ดี, อย่าความเครียดและทำให้ขวัญกำลังใจต่ำนะครับ

หรือคุณอาจจะเป็นmicromanager : ใครบางคนที่ยืนยันในการที่จะควบคุมหรือทำทั้งหมดของการทำงานของตัวเองเพราะพวกเขาไม่สามารถไว้วางใจคนอื่นที่จะทำมันได้อย่างถูกต้อง (ซึ่งจะเป็นปัญหาสำหรับทุกคน — ไม่เพียงแต่ผู้จัดการ แต่!)

ทั้งสองวิธีการที่กล่าวมาข้างต้นนี้เป็นการทำงานที่มากเกินไปจะใช้เวลาที่ดีและเหมาะสมของคุณ เพราะคุณจะได้รับชื่อเสียงในการผลิต หรือวิ่งทำงานเลอะเทอะ และไม่สำเร็จในแผนกหรือองค์กร

หากต้องการหยุดการทำงานที่ไม่ดีนี้เรียนรู้อย่างละเอียดของการพูดว่า”ใช่”คน แต่”ไม่”กับงาน หมายความว่า ทำงานอย่างชาญฉลาดที่จะหาคนมาช่วยในเวลาที่ต้องการ และตอบรับคำเสนอตัวช่วย “ใช่” แต่จำเป็นจะต้องตอบว่า “ไม่” กับงานว่าคุณจะไม่ละทิ้งงานกลางคัน จะไม่ย่อท้อต่ออุปสรรคต่างๆ ระหว่างทำงานนี้ เป็นต้น ซึ่งทักษะนี้ช่วยให้คุณสามารถยืนยันตัวเองในขณะที่ยังคงรักษาความรู้สึกที่ดีภายในกลุ่ม ถ้าคนอื่น ๆ จะเริ่มต้นที่คุณจะพูดว่า”ใช่” คำขอของพวกเขาเรียนรู้วิธีที่จะช่วยคนอื่นๆ ในเวลาที่เขาต้องการให้คุณช่วยนะครับ


ความผิดพลาด # 7 เสพติดความตื่นเต้นเวลาทำงาน

บางคน (ขอย้ำว่าบางคน) เสพติดจากการวิ่งวุ่นจากงานที่ยุ่งๆ กำหนดเวลาอย่างหวุดหวิด – พบอีเมลที่ไม่มีที่สิ้นสุด, กองของไฟล์ที่จำเป็นต้องให้ความสนใจบนโต๊ะทำงาน, การแข่งขันที่เตรียมเอกสารอย่างคลั่งและจะมีการประชุมในอีก 1 นาทีข้างหน้า … สิ่งที่ฉวัดเฉวียนตื่นเต้น! (เพื่อให้สารอดินารีนทำงาน) สาธุ

ปัญหาก็คือว่า “เสพติด busyness” ไม่ได้หมายความว่า คุณไม่กำลังทำงานอย่างมีประสิทธิภาพและสามารถนำไปสู่ความเครียดได้บ่อย และสุดท้ายโรคของพวกสังคมเมืองจะรุมทำร้ายคุณครับ

อันนี้เราไม่มีความเห็นในการแก้ไข เพราะขึ้นอยู่กับพฤติกรรมของคุณแต่ละคนครับ


ความผิดพลาด # 8 Multitasking

กิจกรรมภาระงานของคุณลินดาเป็นงานประจำ อาทิในขณะที่เขียนอีเมลแชท ของเธอบนโทรศัพท์มือถือและส่งต่อให้กับลูกค้าของเธอ อย่างไรก็ตามในขณะที่ลินดาคิดว่านี้คือการใช้เวลาที่ดีและประหยัดของเธอ, ความจริงก็คือมันสามารถใช้เวลาร้อยละ 20-40 ใช้เวลามากขึ้นที่จะเสร็จสิ้นรายการของงานมัลติทาสก์เมื่อคุณเทียบกับการกรอกรายการเดียวกันของงานในลำดับ ผลที่ได้คือยังที่ที่เธอไม่สามารถงานทั้งสองอย่างพร้อมๆ กันได้ไม่ดี — อีเมล์ของเธอเต็มไปด้วยข้อผิดพลาดและลูกค้าของเธอจะผิดหวังโดยขาดความตรวจสอบงานเธอ และความน่าเชื่อถือของข้อมูลที่ได้จากเธอ

คุณควรจะแจ้งแค่ได้รับทราบข้อมูลแล้ว จะตอบกลับให้ลูกค้าให้เร็วที่สุดที่จะทำได้  ดิฉ้นขอโทษที่ไม่สามารถตอบได้ในเวลานี้ คุณคือลูกค้าคนสำคัญของดิฉัน

ดังนั้นสิ่งที่ดีที่สุดคือการลืมเกี่ยวกับการทำงานแบบ multitaskingและแทนที่จะมุ่งเน้นไปที่อย่างใดอย่างหนึ่งงานในเวลา วิธีการที่คุณจะผลิตงานที่มีคุณภาพสูงขึ้น

มีนักคิดที่เป็นผู้เชี่ยวชาญ Dave Crenshaw, looking at The Myth of Multitasking การทำงานแบบมัลติทาสกิ้งและจะช่วยให้คุณสำรวจวิธีที่คุณสามารถบริหารจัดการโครงการได้อย่างมีประสิทธิภาพพร้อมกัน ลองพิจารณาค้นหามาอ่านเพิ่มเติมนะครับ เพราะจะให้อธิบายสงสัยจะต้องเขียนใหม่กันอีกเรื่องหนึ่งต่างหากเลยครับ


ความผิดพลาด # 9 ไม่มีการแบ่งเวลาทำงาน

บางคนคิดว่าคุณสามารถทำงานได้โดยไม่ต้องหยุด ทำต่อเนื่อง 8-10 ชั่วโมงโดยเฉพาะอย่างยิ่งเมื่อคุณกำลังทำงานเพื่อให้ทันตามกำหนดเวลา แต่มันเป็นไปไม่ได้สำหรับทุกคนที่จะมุ่งเน้นและการผลิตจริงๆ ทำงานที่มีคุณภาพสูงโดยไม่ให้สมองของพวกเขาเวลาที่เหลือและชาร์จไฟได้บางส่วน (เรามักนิยมทำกันตอนสอบ หรือ ตอนส่งงานด่วนๆ)

ดังนั้นการที่ไม่มีการแบ่งเพราะกลัวว่าจะเป็น “เสียเวลา.” การทำงานให้มีค่าทุกเวลา และมีการแบ่งเวลาพักผ่อนบ้าง  ซึ่งจะช่วยให้คุณสามารถคิดในเชิงสร้างสรรค์และการทำงานได้อย่างมีประสิทธิภาพ

ถ้ามันยากสำหรับคุณที่จะหยุดการทำงานแล้วแบ่งเวลาสำหรับตัวเองหรือตั้งปลุกเตือน ไปเดินเล่นที่รวดเร็ว, คว้าถ้วยกาแฟหรือเพียงแค่นั่งและนั่งสมาธิอยู่ที่โต๊ะทำงานของคุณ พยายามที่จะใช้เวลาห้านาทีหรือสองทำลายทุกชั่วโมง และให้แน่ใจว่าคุณให้เวลาตัวเองที่เพียงพอสำหรับการรับประทานอาหารกลางวัน — คุณจะไม่ผลิตงานที่มีคุณภาพที่ดีพอหากคุณกำลังหิว!


ความผิดพลาด # 10 ไม่มีการจัดตารางเวลาในแต่ละวัน

คุณเป็นคนตื่นเช้าหรือไม่? คุณทำงานหรือกำลังพลังงานของคุณเพิ่มขึ้นเมื่อดวงอาทิตย์เริ่มต้นในการตั้งค่าในช่วงเย็น? ทั้งหมดของเรามีจังหวะการทำงานที่แตกต่างกัน, ที่อยู่, เวลาต่างๆ ของวันเมื่อเรารู้สึกมีประสิทธิผลมากที่สุดและมีพลัง

คุณสามารถใช้เวลาที่ดีที่สุดของเวลาของคุณโดยการตั้งเวลาการทำงานที่มีมูลค่าสูงช่วงเวลาสูงสุดของคุณและใช้พลังงานต่ำการทำงาน (เช่นกลับมาใช้โทรศัพท์และการตรวจสอบอีเมล) เราขอให้ทุกคนจัดเวลาทำงาน ตั้งแต่เช้า ยันเย็น บริหารในแต่ละวันว่าคุณต้องการผลงานอะไรบ้าง? ในแต่ละวัน เป็นต้น

ประเด็นสำคัญ

หนึ่งในวิธีที่มีประสิทธิภาพสูงสุดของการปรับปรุงการผลิตของคุณคือการรับรู้และแก้ไขข้อผิดพลาดการบริหารจัดการเวลา

เมื่อคุณใช้เวลาในการที่จะเอาชนะความผิดพลาดเหล่านี้มันจะทำให้แตกต่างกันมากในการผลิตของคุณ — และคุณยังจะมีความสุขและประสบการณ์ความเครียดน้อยลง!

เคล็ดลับ

เพื่อดำเนินการต่อการพัฒนาทักษะการบริหารจัดการเวลาของคุณใช้เวลาของเราเรื่องการบริหารเวลาที่จะช่วยให้คุณระบุตำแหน่งของจุดแข็งและจุดอ่อนของคุณอยู่ คุณยังสามารถใช้การฝึกอบรมชั้นเรียนของเรากัดขนาดตรวจสอบการบริหารเวลาเพื่อเหลาทักษะของคุณในระดับถัดไป

เราขอให้ทุกๆ ท่านมีความสุขในการทำงาน และใช้เวลาให้คุ้มค่า รวมทั้งจัดสรรภาระงานให้ชัดเจนก่อนลงมือทำทุกครั้ง

ขอให้ทุกท่านโชคดี ครับ

เอกกมล เอี่ยมศรี

ผู้เรียบเรียง

ธันวาคม 26, 2011 - Posted by | Risk Management

ยังไม่มีความเห็น

ใส่ความเห็น

Fill in your details below or click an icon to log in:

WordPress.com Logo

You are commenting using your WordPress.com account. Log Out / เปลี่ยนแปลง )

Twitter picture

You are commenting using your Twitter account. Log Out / เปลี่ยนแปลง )

Facebook photo

You are commenting using your Facebook account. Log Out / เปลี่ยนแปลง )

Google+ photo

You are commenting using your Google+ account. Log Out / เปลี่ยนแปลง )

Connecting to %s

%d bloggers like this: