NEW MANAGEMENT FORUM

Central Knowledge Society

การเขียนข้อเสนอโครงการ : Writing A Project Proposal

สวัสดี ครับ

วันนี้ เราจะคุยกันเรื่องวิธีการเขียนข้อเสนอโครงการ เพราะเราเชื่อว่าหลายๆ ท่านยังต้องการรับทราบข้อมูลเกี่ยวกับวิธีการเขียนโครงการ โดยเฉพาะนักศึกษาที่ถูกท่านอาจารย์ส้่งงานและไม่รู้ว่าจะเริ่มต้นตรงไหนก่อนดี เราเสนอให้อ่านบทความนี้เป็นส่วนแรกครับ  และบางท่านอยากได้ความเห็นว่าสิ่งที่ทำถูกต้องหรือไม่?

การเขียนข้อเสนอโครงการจะต้องมีความเข้าใจในวัตถุประสงค์ของโครงการ ว่าทำไปเพื่ออะไร?  ทำให้ใคร?  ทำแล้วใครได้หรือใครเสีย?  ทำแล้วผลประโยชน์ต่อหน่วยงาน ประเทศชาติ อย่างไร?  ทำแล้วผลสำเร็จของโครงการจะต้องเป็นอย่างไร? ฯลฯ

การเขียนข้อเสนอโครงการได้รับการยอมรับ 100% นั้นมีน้อยมาก ส่วนใหญ่แล้วข้อเสนอโครงการของผู้ประกอบการอิสระรายเล็กที่เป็น SMEs ส่วนใหญ่จะไม่ค่อยได้รับการยอมรับมากนักทำให้มีลูกค้าน้อยมาก  ดังนั้นเขียนข้อเสนอโครงการที่ดีและมีจำเป็นอย่างมากในการนำเสนอแนวคิดและวิธีการทำงานของคุณ  (แต่ความเห็นส่วนตัวผู้เขียน ถ้าคุณเป็นบริษัทขนาดเล็ก SMEs แต่คุณมีการศึกษาเกี่ยวกับวิธีการเขียนข้อเสนอโครงการที่ดี ก็จะทำให้คุณได้รับการยอมรับ และความน่าเชื่อถือเช่นกัน) ดังนั้น เรามาเริ่มต้นเขียนข้อเสนอโครงการ พร้อมๆ กันเลยนะครับ 

1. ถาม และ ถาม และ ถาม

ก่อนที่จะเริ่มต้นเขียนข้อเสนอโครงการคุณจำเป็นที่จะต้องใช้เวลาเพื่อให้แน่ใจว่าคุณรู้ทุกสิ่งที่คุณจะเสนอ  หากคุณไม่มีความชัดเจนเกี่ยวกับส่วนหนึ่ง ส่วนใดของโครงการใดๆ ขอให้คุณตั้งคำถามลูกค้าผู้ที่มีศักยภาพในการอธิบายแนวทางการทำงานของโครงการให้กับคุณได้ ขอให้ตั้งคำถามที่ฉลาด และอย่าถามคำถามที่ไม่น่าจะถามเพราะในเอกสารก็บอกชัดเจน แต่คุณอ่านเอกสารไม่ละเอียดพอ

หากสิ่งที่คุณอ่านแล้วคลุมเครือให้อ่านคำอธิบายในเอกสารของพวกเขา “สิ่งที่พวกเขาต้องการ” และให้พวกเขาเสนอตัวเลือกที่เป็นไปได้ที่เป็นสิ่งที่คุณคิดว่าเป็นทางเลือกในกรณีที่มีปัญหา  เพื่อประโยชน์ของคุณเมื่อเตรียมจะเสนอราคาค่าใช้จ่ายในการทำงานของคุณ และเพื่อประเมินปริมาณของงานที่จะต้องทำในโครงการนี้ให้ละเอียด  หมายเหตุ : หากคุณตัดสินใจที่จะรวมสิ่งที่เป็นคำถามที่คุณสอบถามนี้พร้อมกับข้อเสนอโครงการของคุณรวมถึงการคาดการณ์การศึกษาที่เป็นสิ่งที่มีคำตอบของพวกเขาจะได้ชัดเจนขึ้น  เพราะราคาที่คุณเสนอนี้ได้รวมสิ่งที่คุณได้เพิ่มเข้าไปในข้อเสนอโครงการตามที่ลูกค้าต้องการที่มีปริมาณเพิ่มขึ้นมากจากข้อตกลงครั้งแรกที่ได้มีการเจรจากัน

2. สรุปแนวทางปฎิบัติของโครงการ (Summarise the Project)

นำข้อมูลทั้งหมดที่เกี่ยวกับโครงการที่คุณได้รับจากลูกค้าและสรุปมันให้สั้นลงด้วยภาษาพูดของคุณเอง เพื่อที่จะได้ง่ายแก่การเข้าใจและอธิบายรูปแบบของโครการต่อให้กับบุคคลอื่นๆ  นอกจากนี้จะทำให้คุณได้รับแนวคิดอื่นๆ ที่มีประโยชน์จากการพูดคุยกันในทีมงาน  รวมทั้งจะช่วยให้ความเชื่อมั่นของลูกค้าที่คุณได้ทำมันให้เกิดขึ้นด้วยความคิดและความเข้าใจของคุณตามที่ลูกค้าต้องการ

3. แบ่งโครงการออกเป็นสิ่งที่ต้องทำ “To Do List”

หลังจากที่คุณสรุป “สิ่งที่จะต้องทำ” ออกเป็นรายการซึ่งจะเป็นประโยชน์มากสำหรับทั้งคุณและลูกค้า รายการที่แตกย่อยๆ ออกเป็นข้อทุกๆ อย่างที่คุณทำจะนำมาใช้ในการเขียนแนวทางปฎิบัติและขั้นตอนการปฎิบัติงานของโครงการ เพื่อให้เป็นมาตรฐานเดียวกัน รายการที่ต้องทำนี้ “สำหรับนักออกแบบ” ความหมายนี้สำหรับรายชื่อของร่างรายการเริ่มต้นและอื่นๆ จนสิ้นสุดโครงการที่จะต้องนำมา สร้างเป็น WBS และ PBS เพื่อกำหนดความสัมพันธ์ของกิจกรรมที่จะต้องทำ  “สำหรับโปรแกรมเมอร์” จะต้องนำรายการนี้ไปวางรากฐานข้อมูลของระบบ Data Based หรือ จัดทำ ER Diagram เป็นต้น  ดังนั้นการกำหนดรายการที่จะต้องทำให้ละเอียดและแยกเป็นหมวดๆ ให้ชัดเจน และสามารถโยงความสัมพันธ์ของแต่ละกิจกรรม หรือ ส่วนงานที่จะต้องทำให้ชัดเจน   มันจะช่วยให้ลูกค้ารู้สึกดีว่าคุณรู้จริงในสิ่งที่คุณทำและสิ่งที่คุณจะทำได้เป็นอย่างดี นอกจากนี้ยังจะช่วยให้คุณแน่ใจว่าไม่มีประเด็นใดที่คุณไม่ได้ลืม หรือ ข้ามไป   แต่การทำรายการที่จะต้องทำนี้จำเป็นที่จะต้องมีการปรับปรุงให้ทันสมัยอยู่เสมอ

4. การแบ่งแยกโครงการออกเป็นขั้นตอน

หลังจากที่ “แบ่งแยกโครงการ” รายการของแบ่งโครงการออกเป็นจำนวนของขั้นตอนที่กำหนดไว้อย่างชัดเจน ผมขอแนะนำให้เริ่มแบ่งขั้นตอนออกเป็น 3 ระดับ     1) ขั้นเริ่มต้นศึกษา สำรวจ สัมภาษณ์ ตรวจสอบเอกสาร จัดทำร่างของกระบวนการ เป็นเฟสแรก   ในขั้นตอนนี้ (ผมขอแนะนำให้ตั้งชื่ออนุสัญญาโครงการที่เหมาะสม กับสมาชิกในทีม)

2) ขั้นดำเนินการโครงการ ขั้นนี้จะเป็นขั้นตอนปรับแต่งข้อมูล  ในส่วนของโครงการ คือ การทดสอบและแก้ไขการดำเนินงานจนกว่าทจะทำให้ลูกค้ามีความสุขกับการทำงานของทีมงานเรา และปฎิบัติได้ตามแผนงานโครงการที่วางแผนไว้

3) ขั้นตอนสุดท้าย (Finalisation) เป็นขั้นตอนการทำงานเสร็จสิ้นและอยู่กระบวนการส่งใบแจ้งหนี้ และเก็บรวบรวมผลงานที่ส่งมอบเป็นรายการนำเสนอให้ลูกค้าทราบตามระยะเวลา นอกจากนี้ คุณอาจจะมีการแถมเพิ่มเติม (Bonus) ให้กับลูกค้าด้วยการทำในสิ่งที่ลูกค้าต้องการและอยู่นอกเหนือ TOR ที่ได้มีการตกลงกันในครั้งแรก  ซึ่งในขั้นตอนนี้ เราไม่สนับสนุนให้มีการจ่ายเงินใต้โต๊ะ ให้กับเจ้าหน้าที่ตรวจรับงาน หรือ พาเจ้าหน้าที่ตรวจรับไปเที่ยวดูงานต่างประเทศ ครับ  แต่เราอยากให้ลูกค้าตระหนักถึงงานที่เกี่ยวข้องหรือผลงานที่จะต้องทำให้เกิดประโยชน์สูงสุดตามที่ได้มีการตั้งวัตถุประสงค์ของโครงการในครั้งแรก

5. นำเสนอ Timeline ของโครงการให้กับลูกค้า

เมื่อคุณได้รับการติดต่อให้ทำงานและมีการเซ็นสัญญาการทำงานเป็นลายลักษณ์อักษรเรียบร้อยแล้ว ขอให้คุณทำการกำหนดระยะเวลาการปฎิบัติงานของโครงการตั้งแต่เริ่มต้นโครงการจนกระทั้งสิ้นสุดโครงการ ว่าคุณจะต้องทำอะไรบ้างในแต่ละขั้นตอนและใช้เวลาเท่าใด   คุณอาจจะใช้เวลาในการทำงานนี้ไม่กี่ชั่วโมง และเมื่อคุณนำไปแสดงให้ลูกค้าดูและจำไว้เสมอว่าลูกค้าจะยึด Timeline ของคุณเป็นหลักในการตรวจสอบความก้าวหน้าของโครงการ และร่วมเสนอความคิดเห็นในกระบวนการทำงานในแต่ละขั้นตอนของโครงการ  นอกจากนี้ Timeline จะช่วยให้ลูกค้าช่วยกระตุ้นเตือนเราว่าใกล้เส้นตายของโครงการแล้วนะ ทำให้เราต้องเร่งกระบวนการทำงานให้เร็วขึ้น หรือ แก้ไขให้ถูกต้องตามที่ลูกค้าต้องการ

 

คลิกลิงค์ด้านล่างนี้จะเป็น VDO อธิบายเกี่ยวกับวิธีการเขียนโครงการเบื้องต้น 

 

6. ประมาณเวลาการทำงานของคุณ 

ในขณะที่การประมาณการเวลาการทำงานจะมีประโยชน์มากที่สุด เพราะทีมงานของคุณจะเข้าใจสไตล์การทำงานของคุณ และลูกค้าจะรู้ว่าเขาควรจะเข้ามามีส่วนร่วมในการเสนอความเห็นในโครงการในขั้นตอนไหน เพราะมีการกำหนดช่วงเวลาการเข้ามามีส่วนร่วมของลูกค้าในช่วงเวลาใดๆ   นอกจากนี้ยังช่วยให้คุณรู้ว่าสิ่งที่ต้องวางแผนล่วงหน้า สำหรับการออกแบบที่มีขนาดใหญ่ / โครงการเขียนโปรแกรมที่มีมูลค่าสูง และอาจจะเป็นโอกาสที่ดีที่จะคิดกระบวนการทำงานเป็นรายชั่วโมงในงานที่จะต้องทำแต่ละขั้นตอน แต่คุณจะต้องทำด้วยความซื่อสัตย์  เป็นคนใจกว้าง แต่สิ่งสุดท้ายคือ คุณจะต้องทำคือการรับรองว่าจะใช้เวลาทำงานนอกจากโครงการนี้เพียง 15 นาทีต่อวัน เท่านั้น

7. ใช้กลยุทธ์การเสนอราคาหลายราคา 

ในขั้นตอนนี้รายละเอียดทั้งหมดของความไว้วางใจ เพราะคุณจะต้องมีการพิจารณาข้อได้เปรียบและเสียเปรียบของคู่แข่งและสถานการณ์ของการแข่งขันในช่วงนั้น  ดังนั้นการคำนวณราคาในระยะเวลาที่คาดการณ์ของคุณโดยที่สมาชิกในทีมที่สำคัญๆ มีส่วนร่วมและให้แน่ใจว่าไม่มีอะไรที่มองข้าม  นอกจากนั้นจะต้องมีการระบุจำนวนชั่วโมงการทำงานและอัตราค่าจ้างรายชั่วโมงของคุณและทีมงานตามอัตราค่าจ้างมาตรฐาน

โครงการกำหนดกิจกรรมและตั้งสมมติว่า คุณประเมินงานที่จะต้องทำประมาณ 5-8 ชั่วโมงและอัตราค่าใช้จ่ายรายชั่วโมงของคุณประมาณ $40 ต่อชั่วโมง เป็นต้น แต่ทั้งนี้คุณจะต้องเปรียบเทียบกับค่าแรงมาตรฐานของการทำงานในโครงการอื่นๆ เพื่อป้องกันการตั้งสมมติฐานของค่าจ้างในอัตราที่สูงเกินความจำเป็น  หรือคุณอาจจะต้องลดค่าใช้จ่ายในการคำนวณค่าแรงต่อชั่วโมงลดลง เพราะคู่แข่งมีการต่อสู้อย่างหนักในการนำเสนอโครงการนี้แข่งกับคุณเช่นกัน

8. มีการรับประกันความพึงพอใจ 

เมื่อคุณได้ส่งข้อเสนอโครงการขอให้มั่นใจว่าคุณได้ใส่รายละเอียดเกี่ยวกับการรับประกันความพึงพอใจของผลงานที่คุณดำเนินการ  เพื่อให้ลูกค้าทราบว่าคุณกำลังมุ่งมั่นที่จะทำงานในโครงการจนกว่าพวกเขาจะพอใจอย่างเต็มที่และเมื่อพวกเข้าได้รับการยอมรับข้อเสนอของคุณ   การที่คุณยอมทำตามที่ลูกค้าต้องการเพื่อรับประกันผลงานคุณทำให้ต้นทุนการดำเนินงานบางอย่างของคุณสูงขึ้น  แต่คุณจะต้องระลึกเสมอว่าโครงการไม่ว่าจะทำดีแค่ไหน แต่ถ้าไม่มีการรับประกันผลงาน จะทำให้ลดความน่าเชื่อถือของโครงการลงไปมากพอสมควร   เพราะลูกค้าที่พอใจมักจะจบลงด้วยการจ้างงานคุณซ้ำแล้วซ้ำอีก เพราะพวกเขารู้สึกสบายใจและคุ้มค่า คุ้มเวลาที่เสียไปในการจ้างคุณดำเนินงานนี้

9. สุดท้ายด้วยลงนามจ้างคุณทำงานนี้ 

สุดท้ายเมื่อคุณได้ดำเนินการทุกข้อตั้งแต่ข้อ 1-9 เสร็จเรียบร้อยแล้ว เราก็เชื่อได้อย่างหนึ่งว่าคุณมีความพร้อมที่จะลงมือทำงานในโครงการนี้แล้ว และพร้อมที่จะรับมือกับสิ่งต่างๆ ที่จะเกิดขึ้นในระหว่างที่มีการดำเนินงานโครงการนี้  หากคุณจำเป็นจะต้องมีการวางเงินมัดจำประกันความเสียหายล่วงหน้ากับพวกเขา ขอให้คุณทำมันอย่างมั่นใจและตรงไปตรงมา เพราะลูกค้าอยากเห็นโครงการที่พวกเขาเลือกหรือพิจารณาให้มีชีวิตชีวาขึ้นมาจริงๆ และคุณจะต้องแสดงความพร้อมด้านจิตใจและทีมงานให้ลูกค้าสบายใจในการติดต่อคุณทำงานโครงการนี้

10. การเขียนและจัดรูปแบบของเอกสารข้อเสนอโครงการอย่างมืออาชีพ 

เรามีประสบการณ์อยู่มากมายเกี่ยวกับ บริษัทคู่แข่งหลายรายที่ตกม้าตายด้วยการจัดทำเอกสารข้อเสนอโครงการที่จะเข้าไป Bid งานต่างๆ แล้วเกิดปัญหาเอกสารไม่ครบ เรียงหน้าเอกสารสลับหมวด  ขาดการแบ่งหมวดที่ชัดเจน  รูปเล่มของข้อเสนอโครงการไม่เรียบร้อย  ใช้กระดาษคุณภาพต่ำในการพิมพ์เอกสาร รูปภาพ หรือ รูปกราฟต่างๆ ไม่ชัดเจน (บรอๆ) ฯลฯ

การจัดหน้าในเอกสารข้อเสนอโครงการ มีการแบ่งย่อหน้าไม่เท่ากัน และมีทั้งตัวเลขไทย และตัวเลขอาราบิค สลับปนกัน ทำให้สับสน และมีการจัดลำดับหมายเลขหมวด และหมวดย่อยสับสน  ไม่มีการอ้างอิงเอกสารภาคผนวกท้ายเล่ม ไม่มีสารบัญตาราง ทำให้หาตารางตัวเลขที่อ้างอิงไม่เจอ  ไม่มีหมายเหตุประกอบตารางว่านำข้อมูลมาจากไหน  ภาษาที่ใช้เขียนเป็นศัพท์เทคนิคเยอะ  ใช้ภาษาพูดในเอกสารมากจนทำให้เกิดความสงสัยขาดความเป็นมาตรฐาน

คุณควรจะต้องมีเอกสารผลงานอ้างอิงในอดีต หรือ สำเนาเอกสารสัญญาจากหน่วยงานอื่นๆ ยืนยันผลงาน หรือ จดหมายยืนยันการส่งมอบผลงานที่บรรลุตามวัตถุประสงค์ จากหน่วยงานลูกค้า เพื่อให้ผู้ว่าจ้างสบายใจว่าคุณเป็นมืออาชีพจริงๆ

การตอบสนอง การติดต่อสื่อสารกับลูกค้ามีความจำเป็นที่จะต้องจัดทำอย่างรวดเร็ว และทำอย่างมืออาชีพจริงๆ ทั้งรูปแบบเอกสาร และวิธีการติดต่อสื่อสารต่างๆ

สุดท้ายนี้ขอให้ทุกๆ ท่านโชคดีในวันสงกรานต์นี้ครับ

เอกกมล เอี่ยมศรี

ผู้เรียบเรียง

www.interfinn.com

http://eiamsri.wordpress.com

http://www.oknation.net/blog/ProjectManagement/

http://www.oknation.net/blog/newmanagement/

About these ads

เมษายน 10, 2012 - Posted by | Project Risk Management

ยังไม่มีความเห็น

ใส่ความเห็น

Fill in your details below or click an icon to log in:

WordPress.com Logo

You are commenting using your WordPress.com account. Log Out / เปลี่ยนแปลง )

Twitter picture

You are commenting using your Twitter account. Log Out / เปลี่ยนแปลง )

Facebook photo

You are commenting using your Facebook account. Log Out / เปลี่ยนแปลง )

Google+ photo

You are commenting using your Google+ account. Log Out / เปลี่ยนแปลง )

Connecting to %s

ติดตาม

Get every new post delivered to your Inbox.

Join 628 other followers

%d bloggers like this: